Пора отпусков в самом разгаре, и перед многими работодателями стоит вопрос: как заменить сотрудника, уходящего отдыхать? Один вариантов – совмещение должностей. В этом случае сотруднику с его письменного согласия поручается дополнительная работа по другой должности, которую он будет выполнять наряду со своей основной работой. О том, как оформить совмещение, рассказывается в нашей статье.
Совмещение заключается в том, что работнику с его письменного согласия поручается дополнительная работа по другой должности (профессии), которую он будет выполнять наряду с работой, определенной его трудовым договором (ТД).
ТК РФ не содержит ограничений по количеству совмещаемых одним сотрудником должностей. Не локализовано и количество работников, между которыми может быть распределена допработа по одной профессии (должности).
Необходимо, чтобы профессии (должности), по которым поручается выполнение допработы, были предусмотрены штатным расписанием работодателя, например, по форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В противном случае доплаты за добавочную работу и их учет при определении размера государственных гарантий (в том числе госпособий в связи с материнством) могут быть признаны проверяющими органами необоснованными (постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.02.2012 № 15АП-15046/2011 по делу № А53-17177/2011, ФАС Поволжского округа от 12.04.2011 по делу № А12-11725/2010).
При поручении сотруднику наряду с основной работой дополнительной необходимо учитывать следующее (ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ):
• данная работа допускается только с письменного согласия сотрудника;
• этот труд подлежит допоплате;
• сотрудник не освобождается от основной занятости, предусмотренной ТД;
• и работник, и работодатель вправе досрочно прекратить рассматриваемые правоотношения, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня до предполагаемого прекращения.
По мнению Роструда, согласие сторон на совмещение может быть оформлено допсоглашением (ч. 1, 2 ст. 60.2 ТК РФ, письмо Роструда от 27.06.2023 № ПГ/13034-6-1).
Поэтому для оформления совмещения на период ежегодного отпуска следует заключить с работником соглашение о возложении на него обязанностей отсутствующего сотрудника и издать соответствующий приказ.
В трудовую книжку (если она ведется в бумажной форме), а также в сведения о трудовой деятельности работника запись о совмещении вносить не нужно — нормативно это не предусмотрено.
По поводу документального оформления совмещения среди специалистов существуют две разные точки зрения. Одни считают, что соглашение о совмещении должностей является самостоятельным документом, другие — дополнительным соглашением к трудовому договору. Приведем аргументы каждой из сторон.
Первая точка зрения заключается в том, что соглашение о совмещении должностей является самостоятельным соглашением между сторонами, а не частью трудового договора. В статье 60.2 ТК РФ указано: «С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату…»
Из формулировки понятно, что в трудовом договоре прописывается работа по основной должности, а допработа (в нашем случае совмещение) производится помимо занятости, определенной трудовым договором, наряду с ней. Если бы законодатель хотел, чтобы эта работа была отражена в трудовом договоре, то написал бы это прямо, как в ст. 72 ТК РФ – о необходимости внести изменения в трудовой договор. Но такого указания в законе нет.
Вторая точка зрения заключается в том, что соглашение о совмещении должностей является частью трудового договора. Статья 57 Трудового кодекса РФ гласит, что обязательным условием трудового договора является трудовая функция. При совмещении должностей работнику поручается дополнительная трудовая функция. А любая трудовая функция должна быть прописана в ТД. Поэтому соглашение о совмещении становится дополнительным к ТД даже в случае, если совмещение является временным. Такое мнение нередко встречается в судебной практике. Например, «…условие о совмещении профессий (должностей) является существенным условием трудового договора, поэтому оно требует соответствующего документального оформления. Условие о совмещении профессий (должностей) с указанием совмещаемой профессии (должности), объема дополнительно выполняемых трудовых функций или работ, размера доплаты фиксируется в трудовом договоре при его составлении или путем внесения в него соответствующих изменений, а также в приказе работодателя…» (апелляционное определение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 31.05.2018 по делу № 33-1312/2018).
Отметим, что работодатель вправе придерживаться любой из приведенных точек зрения. В пользу такого вывода можно привести следующий аргумент. Костромской областной суд в Кассационном определении от 13.02.2012 по делу № 33-36 указал, что использование в порядке ст. 60.2 ТК РФ той или иной формы соглашения о выполнении дополнительной работы не свидетельствует о недействительности или незаключенности этого соглашения.
Если в данном соглашении будут предусмотрены все необходимые условия выполнения дополнительной работы, оснований для привлечения работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ не будет.
В любом случае в соглашении о совмещении должностей нужно прописать:
• работу (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем;
• срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа;
• размер доплаты.
Соглашение целесообразно составить в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан сторонами. Один экземпляр передается сотруднику, другой (с подписью сотрудника, свидетельствующей о получении документа) остается у работодателя.
Унифицированная форма приказа о возложении обязанностей отсутствующего работника законом не предусмотрена, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно. В документе следует указать (ч. 1–3 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ):
• работу (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем;
• срок выполнения;
• размер доплаты за ее выполнение.
В качестве основания для издания приказа следует сослаться на соглашение о совмещении должностей. Работника необходимо ознакомить с приказом под подпись.
В приказе может быть, например, такая формулировка: «Возложить на Иванову А.А. (с ее согласия) исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей с 21 августа 2023 года на период ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Петровой Б.Б. Установить доплату за совмещение 15 тыс. рублей».
В части 1 статьи 60.2 ТК РФ, предусматривающей письменное согласие работника, не установлен способ его получения. Сотруднику можно предложить оформить согласие, подав письменное заявление на имя руководителя организации или уполномоченного им лица. В нем следует указать:
• согласие на совмещение должностей;
• работу (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем;
• срок выполнения;
• размер доплаты, за которую сотрудник согласен на совмещение должностей.
Законодательством не установлены ни минимальный, ни максимальный размеры доплаты за совмещение на время отпуска, ни особенности установления доплаты в зависимости от вида допработы, ни правила, по которым назначается оплата.
Размер доплаты определяется по соглашению работодателя с сотрудником с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). Доплата за совмещение должностей может быть установлена как в твердой денежной сумме, так и в процентах к тарифной ставке (окладу) или заработной плате. Ее размер учитывается при расчете среднего заработка сотрудника, например, для оплаты отпуска или больничного (ч. 1 ст. 60.2, ст. 114, ч. 2 ст. 139, ст. 151 ТК РФ, пп. «к» п. 2 положения о средней заработной плате, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Для отдельных категорий работников исполнение обязанностей другого сотрудника со схожей трудовой функцией в период его отсутствия на рабочем месте может быть предусмотрено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора. В таких случаях осуществлять доплату за их исполнение не требуется (письмо Минтруда РФ от 06.04.2018 № 14-2/ООГ-2682).
Если работодатель не оспаривает увеличение объема работы и его выполнение работниками, но фактически уклоняется от заключения соглашений о размере доплаты, несмотря на неоднократные письменные обращения сотрудников по данному вопросу, отсутствие указанного соглашения не является основанием к отказу в оплате фактически выполненной работы (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 16.11.2021 по делу № 88-27622/2021).