В Минтруде РФ (письмо от 7 ноября 2019 г. N 14-2/В-913) рассказали, как вести кадровые документы, когда в компании трудятся только дистанционные сотрудники.
Трудовой кодекс РФ разрешает дистанционное оформление трудового договора в электронном виде только с удаленными работниками (Гл. 49.1 ТК РФ).
В данном случае в договоре с сотрудником надо прописать условие об использовании в работе и при взаимодействии с нанимателем сети интернет.
При этом в случаях, когда трудовой договор об удаленной работе заключается через обмен электронными документами, не позже трех дней сотруднику надо выслать по почте копию договора на бумаге.
Это значит, что трудовой договор с дистанционными сотрудниками оформляется в письменном виде.
Помимо этого, удаленно работодатель также вправе ознакомить работников с локальными актами компании, своими приказами, уведомлениями или требованиями. А сотрудники, в свою очередь, могут дистанционно давать объяснения или другую информацию (ст. 312 ТК РФ).
Но есть обязательное условие для обмена электронной документацией – наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Если первичные учетные документы работодатель заверил КЭП, то он также может хранить их в электронном виде.