C 2023 года действует новый Соцфонд, созданный на базе ПФР и ФСС. В связи с этим изменились обязанности работодателей по представлению отчетности. От сдачи некоторых форм страхователей освободили, объединив их в составе единой формы расчета по страховым взносам. Но сведений о застрахованных лицах это не коснулось. Компании по-прежнему должны представлять отдельно такие данные о сотрудниках. В каком порядке, расскажем далее.
В связи с тем, что соцпособия стали назначать проактивно, обмен документами для выплаты пособий между медучреждениями, страхователями и ФСС стал полностью электронным.
С 2023 года СФР не только продолжит назначать пособия в беззаявительном порядке, но и получать недостающие данные из внешних источников.
В проактивном режиме СФР выплачивает больничное пособие, по БиР, единовременную выплату при рождении ребенка, ежемесячное по уходу за ребенком. Работодатель напрямую оплачивает персоналу 3 дня по больничному листу, дополнительные дни по уходу за ребенком-инвалидом, пособие на погребение и гарантированный перечень услуг по погребению.
В то же время для перечисления пособия Фонду требуются данные, например, о том, каким способом их перевести получателю — на карту Мир, на счет в банке, переводом. На карту Мир обязательно нужно перечислять пособия, за некоторыми исключениями. Например, больничное пособие и выплаты на погребение можно получать на зарплатную карту.
Чтобы данные о получателях выплат и способе их перечисления лицам появились в Соцфонде, страхователи должны сдавать в него сведения о застрахованных.
Отчет со сведениями о работающем лице оформляется:
- при приеме сотрудника в компанию;
- либо в ходе работы;
- либо при изменении сведений. Например, сотрудник достиг 45-летнего возраста и поменял паспорт. В этом случае он подает новые данные о себе в бухгалтерию, а страхователь должен подать измененные данные в СФР.
По общему правилу, направлять Сведения о застрахованных работодатель должен не позднее 3-х рабочих дней со дня их получения от сотрудника.
Если у работающего изменились данные, форму нужно заполнять заново. При этом компании также следует сдать ее в Фонд в течение 3-х рабочих дней.
За неподачу в установленный срок данных о работающем страхователю грозит ответственность. Подобное нарушение влечет взыскание штрафа в размере 5 тыс. рублей.
Форму сдают в Фонд единожды. При наступлении каждого страхового случая ее представлять не нужно.
Если страховой случай наступил, но сведения о себе работающий раньше не подавал, он подает их при наступлении страхового случая.
В 2022 году ФСС рекомендовал представлять бланк и при увольнении персонала, объясняя такую необходимость возможным наступлением страхового случая в течение 30-ти дней после расторжения трудового договора.
Напомним, что форму «Сведения о застрахованных лицах» несколько раз корректировали. Вначале отчет заполняли по форме, утвержденной приказом ФСС от 04.02.2021 № 26.
Но с 31 мая его требуется оформлять согласно приказу ФСС от 08.04.2022 № 119.
Однако, если сведения о кадрах, направленные компаниями до 31.05.2022 г., по форме согласно приказу ФСС от 04.02.21 № 26 не изменились, повторного представления работником соответствующих сведений по обновленной форме, не требовалось.
Отметим, что в связи с реформированием ФСС в 2023 году, состав отчетности во внебюджетные фонды изменился. Введена единая форма ЕФС-1. В связи с этим Сведения о застрахованных по приказу Фонда от 08.04.2022 № 119 нельзя путать с отдельным подразделом 3 формы ЕФС-1 – «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».
Также обратим внимание, что с 2023 года у компаний появляются вопросы, надо ли сдавать Сведения на лиц, привлеченных к выполнению работ или оказанию услуг по ГПД.
Они возникают в связи с тем, что с 2023 года у лиц, работающих по договорам гражданского характера, появились новые соцгарантии. Поскольку с этого времени компании обязаны платить лицам по ГПД страховые взносы на случай ВНиМ в составе единого тарифа.
Помимо больничного пособия, исполнители получили право на выплаты по БиР, на единовременную выплату в связи с появлением ребенка и ежемесячное пособие по уходу за ним.
В то же время в 2023 году у таких лиц появятся некоторые проблемы с назначением выплат. В связи с переходом на новый порядок пособие исполнителю по ГПД положено, только если сумма перечисленных за него в предыдущий календарный год страховых взносов равна или превышает стоимость страхового года. В 2022 году эта стоимость была установлена в размере 4 833,72 рублей. Однако, поскольку в 2022 году за исполнителей по ГПД страховые взносы не уплачивались, то в 2023 году право на пособие в общем случае у них не появляется. Исключение – если в 2022 году исполнитель работал по трудовому договору, по которому за него перечисляли страховые взносы (письмо Минтруда от 05.08.2022 № 17-1/В-103).
На наш взгляд, с 2023 года подавать сведения о застрахованном лице на исполнителей по ГПД в СФР нужно. Это надо сделать в отношении лиц, которые имеют право на пособия. Поскольку с этого момента такие лица стали относиться к застрахованным.
В то же время по этому вопросу пока нет никаких разъяснений компетентных ведомств. За разъяснением данного вопроса можно обратиться с письменным запросом в СФР.
Сотрудник заполняет бланк со своими данными на бумаге. Если в бухгалтерской программе компании уже содержатся все необходимые данные, в ней можно сформировать заполненный документ, распечатать и дать сотруднику на подпись.
Однако, подать данные работодатель должен в электронном формате. Этот способ сдачи не зависит от численности персонала страхователя.
Для подачи данных запустили специальную систему обмена электронными документами – СЭДО. При этом в случае, если в бухгалтерской программе пользователя уже используется электронный обмен с Фондом, то устанавливать дополнительные сертификаты с сайта ФСС не нужно.
С 2021 года ФСС перечисляет пособия непосредственно работнику. Но для этого работодатель подает сведения в СФР (до 2023 года — в ФСС).
Сведения для Соцстраха – индивидуальные сведения застрахованных лиц, которые включают, в том числе, информацию о:
- паспорте работающего;
- о месте регистрации лица;
- о фактическом месте проживания лица (для выплат почтовым переводом);
- способе перечисления денег, полагающихся сотруднику. В этом случае лицо может указать способ – поступление денег на банковский счет, перечисление средств на карту Мир.