Право работать с ККТ появляется только после завершения процедуры ее постановки на учет в ИФНС. Есть несколько способов зарегистрировать ККТ. Бизнесмен может выбрать, какой из них лучше подходит для него.
По общему правилу процесс регистрации ККТ занимает 10 рабочих дней. В этот срок входит время от даты подачи заявления на регистрацию кассового аппарата до получения карточки регистрации ККТ (п. 7 ст. 4.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»).
Проще всего поставить кассу на учет, подав онлайн-заявление. В таком случае направление сведений в налоговую инспекцию займет всего 5 минут. Лично приходить в ИФНС при этом не нужно. Но воспользоваться этим способом могут только фирмы, имеющие УКЭП.
При подаче регистрационного заявления на бумаге постановка ККТ на учет может несколько затянуться, особенно если пользователь ККТ захочет получить регистрационную карточку в бумажном виде. Тогда на ее оформление налоговикам потребуется дополнительное время.
Постановка кассовой техники на регистрационный учет начинается с подачи заявления. В процессе совершения регистрационных действий заявителю потребуется прислать в ИФНС еще отчет о регистрации аппарата.
Если регистрация проходит при личном посещении ИФНС, дополнительно к заявлению нужно представить паспорта регистрируемых касс. А если заявление на бумаге сдает представитель фирмы, то нужна доверенность, подтверждающая его полномочия.
Зарегистрировать ККТ можно и без ЭЦП. Для этого нужно заполнить заявление на регистрацию на бумаге и подать его в ИФНС лично либо направить по почте.
Бумажную форму заявления заполняют на бланке, утвержденном Приказом ФНС РФ от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@.
Заполнять бланк заявления следует отдельно на каждую модель ККТ.
Заявление о постановке ККТ на регистрационный учет включает титульный лист и 4 раздела:
– раздел 1 «Сведения о контрольно-кассовой технике, заявленной на регистрацию (перерегистрацию) в налоговом органе»;
– раздел 2 «Сведения об использовании контрольно-кассовой техники, заявленной на регистрацию (перерегистрацию) в налоговом органе»;
– раздел 2.1 «Сведения об автоматических устройствах для расчетов»;
– раздел 3 «Сведения об операторе фискальных данных»;
– раздел 4 «Сведения о сформированных фискальных документах»;
– раздел 4.1 «Сведения из отчета о регистрации или отчета об изменении параметров регистрации».
В поле «Вид документа» на титульной странице нужно проставить код 1. Он означает, что фирма обращается за постановкой ККТ на учет. При регистрации ККТ поле «Код причины перерегистрации» заполнять не надо.
В поле «Полное наименование организации-пользователя или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя-пользователя» указывают сведения о пользователе, на которого регистрируют ККТ:
– полное название фирмы. Оно должно полностью соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах. При регистрации ККТ на подразделение также нужно указать полное наименование компании, соответствующее учредительным документам;
– Ф.И.О. предпринимателя полностью.
Далее нужно указать количество страниц заявления, прилагаемых к нему документов, Ф.И.О. руководителя, ИП или представителя, которые подписывают заявление, дату его заполнения.
Представитель, который подает заявление на регистрацию ККТ, в поле «Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя» указывает данные доверенности на регистрацию ККТ в налоговой.
Поле «Сведения о регистрации контрольно-кассовой техники в налоговом органе» заполнять не надо, это сделает инспектор.
Раздел 1 заявления предназначен для отражения сведений о регистрируемой ККТ. Здесь нужно указать ее название, которое должно присутствовать в реестре ККТ, заводской номер, полное или краткое название модели фискального накопителя, включенной в реестр ФН, адрес и место установки кассы, отметку об использовании ККТ в автономном режиме.
С первого марта 2022 года форму для постановки ККТ на учет скорректировали, добавив в раздел 2 новую строку – 120. В ней требуется проставлять отметку о том, будет ли использована ККТ при торговле маркированными товарами.
В разделе 1 отражают и иные особенности использования ККТ в некоторых видах деятельности. Например, если ККТ планируют применять только в сфере услуг, в строке 150 нужно проставить «1», а сведения об использовании ККТ при продажах подакцизной продукции отражают в строке 155.
Раздел 2.1 заполняют, если одна ККТ входит в состав нескольких автоматических устройств для расчетов. Этот раздел заполнять не требуется, если ККТ не используется в составе автоматических устройств.
В разделе 3 отражают данные об операторе фискальных данных – его полное наименование и ИНН. Раздел 3 заполнять не нужно, если заявитель применяет ККТ в режиме, не предусматривающем передачу фискальных данных в электронной форме через ОФД. В таком случае строку 160 можно оставить пустой, а в строке 170 проставить нули.
При обращении за постановкой кассового аппарата на учет требуется заполнить только три раздела. Четвертый раздел заполняют лишь при перерегистрации ККТ.
Перед подачей заявления на регистрацию онлайн-ККТ нужно оформить договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных – это компания, которая занимается приемом, обработкой и передачей в ИФНС фискальных данных, полученных с онлайн-кассы.
ОФД обязательно должен быть внесен в реестр налоговой службы. Перечень операторов, которые имеют разрешение на обработку фискальных данных, представлен на сайте ФНС. Оформлять договор с ОФД не требуется, если кассовый аппарат будет работать без передачи данных в местности, где нет связи.
На следующий рабочий день после подачи заявления в ИФНС налоговики должны сообщить компании регистрационный номер онлайн-ККТ.
Когда заявление о постановке кассовой техники на учет подают через личный кабинет, регистрационный номер кассы отобразится в личном кабинете.
При подаче бумажного заявления лично или по почте регистрационный номер ККТ должны передать непосредственно представителю фирмы или направить по почте.
Получив регистрационный номер ККТ, заявитель формирует отчет о регистрации кассы и представляет его в ИФНС. Срок – не позднее одного рабочего дня, следующего за днем получения регистрационного номера кассы из ИФНС.
Не позднее следующегодня после получения регистрационного номера нужно сформировать и отправить в ИФНС отчет о регистрации.
Для того чтобы сформировать отчет о регистрации, в ФН нужно записать:
– регистрационный номер онлайн-ККТ;
– полное название компании или Ф.И.О. предпринимателя;
– сведения о кассовом аппарате, в том числе о фискальном накопителе, и иные данные, необходимые для формирования отчета о регистрации.
Отчет можно представить в ИФНС на бумаге, в электронном виде через кабинет ККТ или своего ОФД.
Если в отчете о регистрации была допущена ошибка, то нужно сформировать отчет об изменении параметров регистрации и передать их в ИФНС. Сведения, содержащиеся в таком отчете, нужно сообщить не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи отчета о регистрации с ошибкой.
Получив отчет о регистрации, ИФНС проверит достоверность содержащихся в нем данных. Если все указанные сведения корректны, завершить регистрацию ККТ налоговая сможет, направив заявителю электронную карточку регистрации ККТ. По общему правилу карточку, заверенную усиленной электронной подписью, передадут через личный кабинет или оператора ФД.
Но карточку могут выдать и на бумаге. Для этого бизнесмену нужно подать в инспекцию отдельное заявление с просьбой оформить документ в бумажном виде. Утвержденной формы бланка такого заявления нет, его оформляют произвольно. Бумажную карточку можно получить лично в ИФНС либо на почте.
Срок направления карточки – 10 рабочих дней с даты представления заявления на регистрацию кассы. Но если пользователь хочет получить ее на бумаге, то карточку пользователю ККТ выдадут в течение 5 рабочих дней со дня получения ИФНС от него заявления на оформление документа на бумаге.
Поставить ККТ на учет можно через личный кабинет оператора фискальных данных.
Требования к регистрации ККТ через ОФД такие же, как и при регистрации ККТ через личный кабинет налогоплательщика. После их выполнения у пользователя есть возможность зарегистрировать ККТ через личный кабинет ОФД.
Процесс постановки на учет ККТ через личный кабинет ОФД аналогичен процессу регистрации ККТ через личный кабинет налогоплательщика. Он включает в себя последовательность шагов, как то:
– выбор кнопки регистрации ККТ в личном кабинете ОФД;
– заполнение всех появившихся полей заявления, следуя инструкциям в окне регистрации;
– подписание заявление с помощью УКЭП после того, как все поля заполнены;
– отправление заявления в ФНС после подписания заявления.
После отправки заявления в ФНС нужно ждать уведомление о присвоении онлайн-кассе регистрационного номера. Отслеживать статус заявления можно в личном кабинете ОФД.
Получив уведомление о присвоении регистрационного номера, нужно сформировать на ККТ отчет о регистрации и направить в ФНС через личный кабинет ОФД сведения из него.
После этого ИФНС также пришлет карточку о регистрации ККТ. Она свидетельствует, что касса готова к использованию и может формировать фискальные документы.
Убедиться, что ККТ зарегистрирована, можно, проверив этот факт на сайте ФНС.
Проверка проводится по реестру ККТ или реестру фискальных накопителей.
Для проверки наличия ККТ в реестре нужно выбрать модель из предложенного списка и ввести заводской номер ККТ.
Порядок проверки ФН в реестре такой же. Достаточно выбрать модель накопителя и ввести его заводской номер, указанный на задней стороне кассового аппарата.
ККТ можно снять с учета одним из способов:
– по заявлению бизнесмена. Например, если он прекращает ведение деятельности, связанной с приемом наличных платежей от населения. В таком случае компания или ИП обращаются в инспекцию с заявлением о снятии с учета ККТ. Налоговикам нужно представить также отчет о закрытии фискального накопителя;
– в одностороннем порядке по решению инспекции.
Налоговики вправе снять ККТ с регистрационного учета, не получая от пользователя заявления, если:
– ККТ не соответствует установленным законодательным требованиям;
– прекратилось действие ключа фискального признака в ФН;
– в ЕГРЮЛ внесена запись о ликвидации фирмы либо в ЕГРИП появились сведения от предпринимателя о прекращении деятельности.
Сроков представления обращения о снятии ККТ с учета при ликвидации бизнеса в законодательстве нет. Но в ФНС требуют сделать это обязательно до момента внесения записи о ликвидации в ЕГРЮЛ или о прекращении деятельности в ЕГРИП.
Учет ККТ прекращается при выдаче пользователю карточки о снятии аппарата с регистрационного учета. Дата снятия ККТ с учета различается в зависимости от сроков получения карточки:
– если учет ККТ прекращен по заявлению пользователя, карточку о снятии ККТ с учета направят ему в течение 10 рабочих дней с даты обращения;
– если учет ККТ прекращен по решению ИФНС, карточку о снятии с учета направят пользователю в течение 5 рабочих дней с даты снятия ККТ в одностороннем порядке.
Если ККТ снимают с учета по решению инспекции вследствие истечения срока действия ключа фискального признака в ФН, налоговики пришлют компании уведомление о необходимости предоставить фискальные данные. В таком случае у нее есть 60 календарных дней, чтобы направить в инспекцию все данные, которые хранятся в фискальном накопителе ККТ на момент ее снятия с регистрационного учета и не были переданы в инспекцию.