Иногда компании нужен дополнительный транспорт, но денег на его покупку нет. В этом случае можно использовать автомобили сотрудников — конечно, с их согласия. Из нашей статьи вы узнаете, как оформить компенсацию за использование личного транспорта работников и какие проводки необходимо сделать в учете.

Норма компенсации 

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в 2023 году закреплена в Трудовом кодексе РФ как обязанность работодателя. Претендовать на выплату могут сотрудники, которые используют свои машины в интересах работодателя вследствие служебной необходимости. Например, при разъездной работе или в командировках.

На данный момент нормы компенсации расходов за использование личного автотранспорта в служебных целях следующие:
• для владельцев легкового автомобиля мощностью до 2 тыс. куб. см. – 1 200 рублей;
• собственников авто с мощностью двигателя свыше 2 тыс. куб. см. – 1 500 рублей;
• обладателей мотоциклов – 600 рублей.
Такие правила установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92.

Разговоры об изменении норм компенсации расходов за эксплуатацию личного авто сотрудникам компании ведутся на уровне государственных чиновников на протяжении последних трех лет.

Еще в 2020 году в письме Минфина РФ 02.10.20 № 03-03-06/3/86372 чиновники сообщили, что изменения показателей компенсационных норм не предвидится, так как их увеличение приведет к снижению поступления налога на прибыль в региональный бюджет.

Однако уже в 2022 году в очередном письме Министерство финансов РФ заявило, что оценка необходимости пересмотра норм будет включена в проект рассмотрения бюджета на 2024–2025 годы (письмо Минфина РФ от 03.08.22 № 03-03-07/74968).

Несмотря на это, предприниматель или компания вправе использовать свои показатели для расчета компенсации. Главное – обосновать сумму расходов. Например, можно сравнить расходы со стоимостью такси или обосновать данными о потреблении бензина и ГСМ.

Важно установить сумму компенсации в разумных пределах. В противном случае налоговики могут прировнять компенсацию к заработной плате с дальнейшим доначислением налогов и взносов.

Информацию об установленной компенсации нужно прописать в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Обычно для этого в договоре указывают фиксированную сумму выплаты или расчетные показатели, которые влияют на размер компенсации (ст. 188 ТК РФ).

 

Компенсация ГСМ 

Компания возмещает работнику все затраты, которые могут возникнуть при использовании его личного транспорта в служебных целях. В частности, это касается и горюче-смазочных материалов.

Возможны два варианта расчета выплат: в виде фиксированной суммы, которая уже включает в себя все расходы на бензин, горюче-смазочные материалы и ремонт или в виде компенсации отдельных расходов, в которые входит и ГСМ.

 

Налогообложение компенсации 

Компенсационная выплата работнику за использование личного транспорта в служебных целях не облагается страховыми взносами и НДФЛ в размере, который согласовали работодатель и сотрудник (п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 422 НК РФ).

По разъяснениям Минфина, чтобы применить освобождение от НДФЛ, работодателю потребуются документы, подтверждающие:
• право собственности работника на имущество, используемое в служебных целях;
• эксплуатацию автотранспорта в интересах предприятия;
• понесенные расходы.
Также во время проверки может понадобиться расчет компенсации, если не применяются нормы, утвержденные правительством.

Что касается налога на прибыль и УСН, то компенсацию можно отнести к прочим производственным расходам, снизив базу для расчета. Но учесть в расходах можно только часть компенсации в пределах лимитов (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Расходы можно доказать путевым листом, который подтвердит использование автомобиля в служебных целях и обоснованность расходов. В нем указаны реквизиты организации, данные на автомобиль, расход топлива и производственные маршруты.

Однако в налоговом кодексе нет обязательных требований к применению путевых листов, поэтому некоторые организации отказываются от их ведения. В этом случае расходы подтвердит копия техпаспорта, приказ руководителя и должностные инструкции сотрудников.

 

Проводки 

В бухгалтерском учете начисление компенсации за использование личного транспорта отражается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Для учета расходов используются счета 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) в зависимости от подразделения, в котором числится сотрудник.

Если компания выплачивает сотруднику компенсацию больше предусмотренной в законе, то в бухучете сумма компенсации будет учтена полностью, а в налоговом – в пределах установленных лимитов. В связи с этим в учете на сумму превышения образуется постоянная разница и соответствующий постоянный налоговый расход (ПНР).

Также в бухгалтерском учете компенсация в полном объеме признается на дату начисления, а в налоговом – на дату выплаты. При выплате компенсации в следующем месяце в учете возникнет вычитаемая временная разница (ВВР) и соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА). Временная разница и отложенный актив погасятся в дату выплаты.

Пример. Выплата компенсации в размере большем, чем предусмотрено в законе.

Организация пользуется автомобилем сотрудника. Мощность двигателя авто не превышает 2 тыс. куб. см. На предприятии приняты нормы компенсации – 9 тыс. рублей.
В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 73 – начислена компенсация в сумме 9 тыс. рублей.
Дебет 99 Кредит 68 – отражен ПНР в размере 1 560 рублей (9 000 — 1 200) x 20 %).
Дебет 09 Кредит 68 – отражен ОНА в сумме 240 рублей (1 200 x 20 %).
Дебет 73 Кредит 51 (50) – выплачена компенсация в размере 9 тыс. рублей.
Дебет 68 Кредит 09 – погашен ОНА в размере 240 рублей (1 200 x 20 %).

 

Выплата компенсации 

В каждой компании установлен собственный алгоритм выплат компенсаций сотруднику за использование личного автомобиля. Но можно выделить два основных способа рассчитаться с сотрудником за использование его имущества.

Первый способ наиболее простой. Один раз прописать в трудовом договоре, соглашении или приказе фиксированную сумму и дату выплаты. Далее ежемесячно, в прописанную в договоре дату производить выплату на расчетный счет сотрудника.

Второй способ подразумевает подачу заявления со стороны работника. В заявлении работник указывает сумму понесенных расходов, период использования автотранспорта, данные ПТС, дату выплаты, банковские реквизиты. Второй вариант чаще используется при периодических выплатах, когда нет потребности в постоянной эксплуатации автомобиля сотрудника.

 

 

Компенсация за использование личного автомобиля

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *