Делегирование позволяет руководителю повысить личную эффективность, а сотрудникам — получить управленческий опыт и проявить свои навыки. Расскажем, как передать полномочия управленца иным должностным лицам компании и какие проблемы возникают при передаче компетенций.
Делегирование полномочий — это передача задач от руководителя к подчиненному. При этом к исполнителю вместе с обязанностями по выполнению определенного объема работ переходят также связанные с этим права и ответственность.
Принцип делегирования заключается в постепенном освобождении начальника от работы, которую способны выполнить другие сотрудники. С организационной точки зрения процесс делегирования состоит из следующих этапов:
1. Ранжирование задач по приоритетам. Суть в том, чтобы из общего списка задач выбрать те, которые можно и нужно передать на исполнение.
2. Подбор исполнителя. Прежде всего надо убедиться, что у выбранного работника есть все необходимое, чтобы справиться с заданием: способность взять на себя ответственность, нужные компетенции, время и силы на исполнение.
3. Непосредственно поручение. На этом этапе нужна тесная коммуникация между руководителем и сотрудником, ведь необходимо передать всю важную информацию.
4. Контроль исполнения. Важно найти баланс, чтобы, с одной стороны, не пустить задачу на самотек, а с другой – не передавить инициативу сотрудника излишним контролем.
Задачи, которые необходимо делегировать при первой возможности:
• мелкие дела;
• сбор информации;
• будущие обязанности;
• постоянные поручения;
• замещения.
Учтите, что далеко не все компетенции можно поручить сотрудникам. Существуют и такие задачи, выполнять которые руководитель обязан самостоятельно:
• награждения и наказания;
• оценка деятельности;
• стратегическое планирование развития;
• дела, не оставляющие времени на делегирование и контроль (неотложные дела).
Чтобы делегирование было эффективным:
• у ответственного должно быть достаточно обязанностей;
• процесс должен быть контролируемым;
• всех участников задачи надо проинформировать о полномочиях исполнителя;
• у ответственного должны быть развиты все необходимые компетенции.
При передаче полномочий руководителя компании важно грамотно оформить документы. Иначе заинтересованные лица могут оспорить действия, которые примет во время управления заместитель.
Наделение полномочиями происходит путем издания акта (распоряжения, приказа) за подписью директора и выдачей доверенности от имени общества ответственному лицу. В уставе передачу таких обязанностей закреплять не нужно.
При этом алгоритм передачи части компетенций руководителя организации другому работнику не отличается в зависимости от того, передаются такие полномочия на постоянной основе или временно (на определенный срок).
Необходимо помнить, что если на период отсутствия руководителя назначают исполняющего его обязанности, то следует также учитывать нормы ТК РФ. Это означает, что если работнику поручается дополнительная работа в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, то работодатель должен получить письменное согласие работника на выполнение дополнительной работы, определить сроки ее выполнения, содержание и объем, оплатить такую работу.
Следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору в случае совмещения или временного перевода или заключить самостоятельный трудовой договор на условиях совместительства.
В зависимости от объемов передаваемой работы делегирование может быть полным или частичным. Есть также категории, связанные с периодом времени.
Генеральное. Такое делегирование полномочий предполагает, что работник будет самостоятельно и в полной мере отвечать за конкретный фронт работ. Лучше оформить это документально – издать распоряжение по предприятию, дополнить должностную инструкцию или даже утвердить новую.
Разовое делегирование полномочий. По этому пути идут, когда та или иная задача в целом остается в зоне ответственности руководителя, но ее разовое выполнение он решает поручить другому сотруднику. В этом случае можно не менять должностную инструкцию, а ограничиться служебной.
Как правило, временное исполнение обязанностей директора возлагают на его заместителя. Если у директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входит временное замещение директора, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. Для этого нужно издать приказ о временном возложении обязанностей на этого сотрудника (п. 1 порядка, утвержденного разъяснением от 29.12.1965 Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39).
При разработке проекта приказа определите конкретные обязанности сотрудника, который будет замещать руководителя, например, подписывать кадровые приказы, уведомления о сокращении. Также укажите период, в течение которого сотрудник будет исполнять возложенные обязанности.
Данный приказ может понадобиться при проведении различных проверок, а также в ходе судебного спора или претензий работников – когда возникнет вопрос о том, по какому праву и на основании какого документа те или иные полномочия руководителя организации осуществлял другой работник.
Учтите, что приказ можно оформить, только если устав организации позволяет передавать полномочия без доверенности (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14‑ФЗ, ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
Если устав организации не предусматривает возможности разделить обязанности руководителя организации на нескольких сотрудников и передать полномочия в отсутствие директора, то необходимо оформить доверенность (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14‑ФЗ, ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
В доверенности перечислите делегируемые полномочия. Также укажите дату совершения доверенности, иначе она будет ничтожна и сотрудник не сможет подписывать документы вместо директора. Пропишите в доверенности срок ее действия. При этом срок может быть любым. Если срок не укажете, доверенность будет действовать в течение одного года со дня ее совершения. Удостоверьте доверенность подписью руководителя организации и при наличии — печатью компании (ст. 186 ГК).
Важно при этом помнить, что юридическую ответственность за принятые решения на основании доверенности тем не менее несет директор организации. Доверенность в большинстве случаев составляют в простой письменной форме и удостоверяют подписью руководителя или иного ответственного лица. Но для некоторых видов сделок может потребоваться и нотариальная доверенность – лучше всегда проконсультироваться с юристом в таких случаях.
Зафиксируйте в уставе, что в определенных случаях директор вправе передавать часть своих полномочий по доверенности иному лицу. Тогда выдача доверенности сотруднику, который по условиям договора должен действовать от имени юрлица, не вызовет претензий у судов.
Приказ об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов можно скачать по ссылке.
Руководители компаний возлагают отдельные полномочия на подчиненных, чтобы распределить нагрузку, а также чтобы при нарушениях именно они несли административную или уголовную ответственность за свою часть работы. Но забывают правильно оформить документы или передают те функции, которые обязаны по закону выполнять сами. В результате отвечать за ошибки сотрудников приходится руководителю компании.
Кроме этого, при делегировании полномочий часто возникают трудности, связанные как с психологическими барьерами, так и с незнанием, кому и как следует поручить работу.
Недоверие к сотрудникам, предположение, что у них нет достаточной квалификации, нежелание делиться опытом, знаниями и информацией, уверенность, что никто лучше начальника с задачей не справится, страх потерять авторитет — все это тоже становится препятствием для успешного делегирования.
Поручив сотруднику решить задачу, приготовьтесь отвечать на многочисленные вопросы, особенно на начальном этапе. Делать это надо обязательно, так же, как и находить возможности для контроля работы подчиненного.
Нередко руководители не хотят делегировать задачи подчиненным, и из-за этого падает результативность. К наиболее распространенным причинам такого нежелания относят:
• увлеченность сотрудника задачей, которому нравится это делать самому;
• отсутствие доверия;
• боязнь риска;
• опасения потерять контроль;
• страх конкуренции.
Кроме этого, иногда делегирование невозможно из-за сопротивления подчиненных, основные причины которого:
• боязнь критики, наказания, неудачи;
• отсутствие мотивации;
• большой объем работ;
• отсутствие уверенности;
• боязнь ответственности;
• недостаточная информированность;
• конфликт с руководителем.
Обнаружить факторы, которые мешают делегированию руководителю и подчиненным, можно с помощью прямых вопросов, например: «C какими проблемами вы чаще всего сталкиваетесь при делегировании?» или «Почему вы не делегировали выполнение данной задачи своему подчиненному?», или проективных: «Что препятствует начальнику распределять задания между своим подчиненными?», «Почему одни руководители легко делегируют задачи, а другие предпочитают все делать самостоятельно?» Ответы на данные вопросы позволят выявить факторы, которые мешают руководителям или сотрудникам грамотно распределить задачи в коллективе.