Содержание:
- Как подать документы на бумаге
- Как подать документы в электронном виде
- Как подать документы при налоговом мониторинге
- Как подтвердить подачу документов
Как подать документы на бумаге
По общему правилу документы на бумаге можно:
• подать в налоговую инспекцию лично или через представителя;
• направить по почте заказным письмом.
Документы предоставляют в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Копии необходимо прошить и пронумеровать с учетом следующих правил (пп. 2–4 приложения № 18 к Приказу ФНС РФ от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@):
• копии разных документов объединяются в одну прошивку. Если копий много, их делят на тома и прошивают каждый отдельно. В один том подшивают не больше 150 листов;
• копию одного многостраничного документа объемом больше 150 листов делить на тома не нужно. Ее подают в виде одного прошитого тома;
• прошивка тома должна позволять свободно читать текст, реквизиты, иные надписи, а также изучать и копировать каждый лист без разрушения прошивки;
• листы тома нужно пронумеровать арабскими цифрами сплошным способом. На первом листе каждого тома нумерация начинается заново с цифры 1;
• прошивая том, нужно вывести концы нити на оборотную сторону последнего листа и связать. На место скрепления (узла) наклеивается бумажная наклейка для заверительной надписи.
Копии документов заверяются личной подписью руководителя компании или лица, которое действует по доверенности, например? главного бухгалтера. Заверять их у нотариуса не нужно (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29, п. 2 ст. 93 НК РФ).
На бумажной наклейке с заверительной надписью указывают (п. 5 приложения № 18 к приказу № ММВ-7-2/628@):
• должность лица, которое заверяет копии;
• фамилию и инициалы этого лица, его личную подпись, которая должна частично зайти на бумажную наклейку и на лист, к которому она приклеена;
• количество листов в томе арабскими цифрами и прописью;
• дату заверки.
К томам документов прикладывается сопроводительное письмо с описью представленных документов (п. 6 приложения № 18 к приказу № ММВ-7-2/628@).
Нужно учитывать, что инспектор вправе ознакомиться с подлинниками документов. Об этом он уведомит компанию отдельно (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Как подать документы в электронном виде
В общем случае документы в электронной форме можно направить по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Для этого используется формат, утвержденный Приказом ФНС РФ от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@. В электронном виде можно передать XML-файлы, PDF-файлы (стандарт PDF/A-3), документы в виде файла, созданного в формате PDF (таблицы 4.8, 4.9, 4.11 приложения к приказу № ММВ-7-6/16@).
Если документ составлен на бумаге, можно представить его электронный скан-образ в формате tif, jpg, pdf, png. Документ сканируют в черно-белом изображении с разрешением не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета (таблица 4.10 приложения к приказу № ММВ-7-6/16@). При сканировании нужно сохранить реквизиты документа по утвержденному ФНС формату (п. 12 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@).
Документы можно подать в электронном виде, если они ведутся по форматам, утвержденным ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ). Такие документы представляются в исходном виде без преобразования в скан-образы. Инспекция не вправе их истребовать в виде скан-образов или визуализированных на бумаге. Перечень таких документов приведен в письмах ФНС РФ от 08.11.2023 № ЕА-4-26/14162@, от 29.09.2023 № Д-5-26/56@.
Если документы ведут по собственному электронному формату компании, то они подаются (письма Минфина РФ от 01.10.2018 № 03-02-07/1/70444, ФНС РФ от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861, от 12.04.2021 № ЕА-4-26/4872@, от 06.12.2019 № ЕД-4-15/25049, от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048):
• на бумаге в виде заверенных копий с отметкой о подписании документа электронной подписью;
• электронно в виде отсканированных копий.
По ТКС документы передаются в виде файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Это должна быть подпись руководителя компании или лица, которое действует по доверенности, например, главного бухгалтера (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29, п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 13 порядка № ЕД-7-2/448@). Содержащиеся в таком файле документы могут быть не подписаны, например, если подаются пояснения или подписаны лицами, ответственными за их составление. Полномочия этих лиц в данном случае подтверждать не нужно (письмо ФНС РФ от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885@).
Есть особенности при истребовании инспекцией коносамента, морской накладной или другого документа, подтверждающего факт:
• приема к перевозке товара при оказании услуг (выполнении работ) по международной перевозке товаров;
• перевозки товара при оказании услуг (выполнении работ) по перевалке и хранению в морских и речных портах товаров, перемещаемых через границу РФ.
Если такой документ создан в электронном виде не по формату ФНС РФ, но соответствует положениям ст. 165 НК РФ, его нужно представить (письмо Минфина РФ от 15.11.2019 № 03-07-08/88349):
• в первом случае – на бумаге в виде заверенной копии с отметкой о его подписании электронной подписью;
• во втором случае – на бумаге в виде заверенной копии с отметкой о его подписании электронной подписью и с отметкой таможенного органа, действующего в пункте пропуска.
Как подать документы при налоговом мониторинге
Если компания перешла на налоговый мониторинг, инспекция может запросить у нее документы на основании п. 3 ст. 105.29 НК РФ. Способ их подачи зависит от того, в каком виде составлены документы: в электронной форме или на бумажном носителе.
Электронные документы, составленные по установленным форматам, представляются в инспекцию в цифровом виде. Они должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью организации (представителя организации). Для передачи документов можно использовать ТКС или информационные системы организации, к которым предоставлен доступ налоговому органу (п. 4 ст. 105.29 НК РФ).
Бумажные документы передают (п. 4 ст. 105.29 НК РФ):
• в бумажном виде – путем сдачи в инспекцию лично или через представителя заверенных копий документов;
• в электронной форме (в виде электронных образов документов) – путем направления по ТКС или через информационные системы компании, к которым предоставлен доступ налоговому органу. Для этого нужно преобразовать бумажные документы в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов. Электронные образы документов подаются по установленным форматам и должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью организации (ее представителя).
У компании, которая перешла на налоговый мониторинг, инспекция может также запрашивать документы, которые касаются:
• другого лица. Их истребование возможно в рамках встречной проверки в порядке п. 1 ст. 93.1 НК РФ;
• конкретной сделки. Основанием для их истребования выступает п. 2 ст. 93.1 НК РФ.
Запрошенные в таком порядке документы надо заверить усиленной квалифицированной электронной подписью и представить в налоговый орган через информационные системы компании или по ТКС по установленному формату (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Налоговый орган может запрашивать документы как у организации, которая перешла на налоговый мониторинг, так и у контрагентов или иных лиц, располагающих сведениями о ее деятельности (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Полагаем, что во втором случае документы представляют на бумажном носителе или в электронном виде в обычном порядке. Способы их подачи определяются по правилам п. 2 ст. 93 НК РФ (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Как подтвердить подачу документов
Рекомендуем иметь подтверждение факта передачи документов в инспекцию. Это позволит избежать штрафа за то, что ответ на требование не был отправлен или отправлен не вовремя. Подтверждение также понадобится, если документы будут истребованы повторно.
Подтвердить передачу можно:
• отметкой инспекции на копии сопроводительного письма или двусторонним актом приема-передачи с подписью работника инспекции, принявшего документы;
• квитанцией об отправке ценного письма, описью вложения (с отметкой почты) и уведомлением о вручении;
• квитанцией о приеме документов в электронном виде по ТКС.
При подаче документов на бумаге в сопроводительном письме нужно указать дату и номер требования, по которому представляют документы, а также опись передаваемых документов и общее количество их листов. Опись можно привести в письме или оформить отдельным документом и приложить к письму. В последнем случае на наличие приложения нужно указать в тексте письма (п. 6 приложения № 18 к № ММВ-7-2/628@).
При подаче документов в электронном виде нужно дождаться поступления квитанции о приеме документов, которую инспекция направит через оператора электронного документооборота. Если вместо нее будет прислано уведомление об отказе в приеме, то необходимо устранить указанные в нем ошибки и направить документы повторно (пп. 16, 18, 19 порядка № ЕД-7-2/448@).
Если компания не получила квитанцию, ей нужно представить документы в бумажной форме (п. 20 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@). Предварительно рекомендуем уточнить в инспекции, поступили ли документы.