График документооборота поможет компании хранить и обрабатывать входящую и исходящую документацию. Польза этого внутреннего акта предприятия будет особенно заметна в бухгалтерии, секретариате и других отделах юридического лица, через которые проходят большие объемы бумаг. Поговорим о порядке составления графика документооборота организации. Рассмотрим, как разработать и утвердить данный акт, а также приведем его образец, актуальный в 2023 году.
Рассматриваемый график обычно является приложением к учетной политике компании. Его разрабатывают для повышения эффективности документооборота. При этом для всех первичных документов обеспечивается максимально быстрое прохождение инстанций, необходимых, чтобы их создать, проверить, согласовать, утвердить, отразить с помощью бухгалтерского учета, оплатить и передать в архив.
График включает в себя правила документооборота компании, а также технологию обработки учетных данных. Обычно он содержит указание на виды документов, сроки их оформления, лиц, имеющих право подписи, а также ответственных за оформление, сроки хранения и другие данные.
График документооборота в компании необязателен. Однако если такой документ составлен и утвержден руководителем фирмы, то весь документооборот будет осуществляться в соответствии с ним. Подготовить его можно в виде схемы, перечня, таблицы.
Разработкой этого документа, как и учетной политикой в целом, на предприятии обычно занимается главный бухгалтер. Выписки из графика передаются ответственным подразделениям для использования в работе.
При разработке рассматриваемого внутреннего акта компании должны учитываться особенности ее хозяйственной деятельности, структура и размер юридического лица, а также осуществляемые технологические процессы.
Утвержденной формы рассматриваемого графика нет. Каждая компания может разработать его самостоятельно. Оформляют этот документ в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке бумаг, выполняемых каждым отделом фирмы, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
График документооборота призван помочь сотрудникам компании организованно, грамотно, слаженно и без задержек работать с первичными документами, сопровождающими финансово-хозяйственную деятельность фирмы. Сотрудникам бухгалтерии этот документ должен дать уверенность в том, что все бумаги будут корректно составлены и своевременно переданы для их отражения в бухгалтерском учете, что в дальнейшем позволит составить достоверную бухотчетность.
Поэтому график документооборота следует составлять в понятной для пользователей и наглядной форме. В связи с этим в качестве способа представления графика целесообразно выбирать именно таблицу.
В графике фиксируют:
- перечень документов, которые использует компания в бухучете для отражения фактов хозяйственной жизни;
- этапы прохождения документа: его создание, подписание, проверку, обработку, передачу в архив;
- ответственных за каждый этап прохождения документа лиц;
- сроки составления и прохождения документа на каждом этапе;
- порядок заверки копий электронных документов на бумаге;
- другую информацию. Это может быть указание на количество экземпляров документа, на то, кто его подписывает и утверждает, в каких регистрах учета он фиксируется.
При работе над составлением графика главному бухгалтеру или другому ответственному лицу потребуется учесть множество аспектов, определяющих особенности деятельности фирмы:
- специфику работы компании с документами. В частности, как осуществляется деятельность — на основании бумажных документов или их электронных копий;
- структуру организации — количество структурных подразделений, их территориальную удаленность друг от друга, наличие в компании выделенной кадровой, архивной и экономической службы;
- количество лиц, ответственных за оформление первичных документов и их передачу в бухгалтерию;
- количество лиц, ответственных за прием от сторонних юридических лиц первичных документов и их передачу в бухгалтерию;
- численность сотрудников бухгалтерии;
- количество и объем обрабатываемых бухгалтерией первичных документов;
- другие факторы, влияющие на документооборот фирмы.
После составления и оформления графика документооборота с ним нужно ознакомить всех работников компании, которые участвуют в этапах прохождения документа. Также можно сделать выписку из графика по каждому исполнителю или ответственному лицу для их ознакомления.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота, как правило, осуществляет главный бухгалтер. Такое положение можно закрепить в учетной политике или определить другое контролирующее лицо.
Порядок документооборота компании утверждается приказом, который составляется в произвольной форме, поскольку его нормативно установленной формы нет. В приказе указывают должности и фамилии лиц, ответственных за его соблюдение. Подписывает приказ руководитель фирмы. Далее приведен пример составления подобного документа.
Общество с ограниченной ответственностью «Полдень»
(ООО «Полдень»)
ПРИКАЗ № 34
об утверждении и введении в действие графика
документооборота
28 мая 2023 года г. Москва
В целях организации надлежащего документооборота
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить прилагаемый график документооборота в ООО «Полдень» и ввести его в действие с 01 июня 2023 года.
- Всем структурным подразделениям и работникам ООО «Полдень» в работе с документами руководствоваться требованиями, установленными в графике документооборота, с момента введения его в действие.
- Секретарю Ивановой Л.М. обеспечить тиражирование графика документооборота и его передачу в структурные подразделения ООО «Полдень» до 30 мая 2023 года.
- Контроль за исполнением требований графика документооборота в ООО «Полдень» возложить на главного бухгалтера Сидорову Г.С..
- Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Приложение:
- График документооборота.
Генеральный директор ООО «Полдень» Петров Петров В.С.
Согласовано:
28 мая 2023 года
Заместитель генерального директора Васильев Васильев Н.К.
28 мая 2023 года
Начальник юридического отдела Воробьев Воробьев А.М.
С приказом ознакомлены:
28 мая 2023 года
Секретарь Иванова Иванова Л.М.
29 мая 2023 года
Главный бухгалтер Сидорова Сидорова Г.С.
29 мая 2023 года
Начальник отдела продаж Ворошилов Ворошилов Г.З.
29 мая 2023 года
Начальник отдела закупок Северов Северов И.К.