Справка с места работы: образец — 2023

Справку с места работы оформляют, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя, а также условия, на которых он трудится.
В зависимости от места представления справки объем содержащихся в ней сведений может отличаться. Как правило, сведения, которые необходимо отразить в справке, сотрудник указывает в заявлении.

Учтите, что работодатель обязан выдать по письменному заявлению сотрудника справки, связанные с его трудовой деятельностью (ст. 62 ТК). Оплату за справку работодатель взимать не вправе (ст. 62, абз. 3 ст. 89 ТК, письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).

Перечень справок открытый, главное, что справка должна подтверждать сведения, связанные с работой сотрудника у данного работодателя. Например, сведения о зарплате, должности, удержанных алиментах, условиях труда.

Справку с места работы вправе запросить как действующий сотрудник, так и бывший работник, а также физлица, которые работали по гражданско-правовому договору. В таблице ниже – какие справки, кому и в какой срок вы должны выдавать.

Кто просит справку	Какие справки выдать	Срок
Сотрудник, который работает по трудовому договору	Любые справки, связанные с его трудовой деятельностью. Например, справки, подтверждающие факт работы у данного работодателя, суммы доходов, условия работы и т. д.	Три рабочих дня с даты получения заявления от работника (ст. 62 ТК). В указанный срок включают день, когда сотрудник подал заявление (информация Роструда). В отношении бывших сотрудников никакие исключения не предусмотрены. Если поступил запрос от бывшего сотрудника, работодатель обязан выдать ему справку в аналогичный срок
Бывший сотрудник
Сотрудник при увольнении		В последний день работы, если сотрудник написал заявление о выдаче справок (ч. 4 ст. 84.1 ТК)
Физлицо, получившее доход в рамках ГПД	Обязаны выдать справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ). Остальные справки выдавать не обязаны, но можете это сделать по согласованию	Десять рабочих дней с даты получения заявления от физлица. Срок отсчитывается со следующего дня после дня подачи заявления (ст. 191 ГК). Срок можно продлить не более чем на пять рабочих дней, если вы направите в адрес физлица мотивированное уведомление, в котором укажете причины продления срока выдачи справки (п. 1 ст. 230 НК, п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ)

При этом, если сотрудник запрашивает информацию, которая не связана с его трудовой деятельностью, работодатель не обязан оформлять справки, подтверждающие такие сведения.
Работодатель несет ответственность за отказ в выдаче справки и за недостоверные сведения в выданной справке. За отказ от выдачи справки или несвоевременную выдачу справки сотруднику трудовая инспекция может оштрафовать работодателя (ч. 1 ст. 5.27, ст. 23.12 КоАП). Сумма штрафа составит:
• для организации – от 30 до 50 тыс. рублей;
• для руководителя (предпринимателя) – от 1 до 5 тыс. рублей.

Штраф грозит также за взимание платы за выдачу справки. Ведь согласно статье 62 ТК работодатель обязан выдать справку бесплатно, а значит, при взимании платы работодатель нарушил трудовое законодательство (Постановление Московского городского суда от 29.08.2011 № 4а-1743/11).

Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, необходимую по месту требования. Справка с ложными сведениями признается подделкой официального документа. За такое нарушение грозит уголовная ответственность по части 1 статьи 327 УК (Определение Верховного Суда РФ от 27.10.2006 № 44-о06-111).

Чтобы получить справку, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме (ст. 62, абз. 3 ст. 89, ч. 4 ст. 84.1 ТК, письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).

Типовой формы с места работы нет, поэтому ее можно составить в произвольной форме. В то же время требования к содержанию справки для представления в то или иное ведомство могут быть установлены отдельными нормативно-правовыми актами.

Например, особые требования к содержанию справки для представления ее в суд в связи с подачей заявления об усыновлении установлены в п. 5 ч. 1 ст. 271 ГПК. Там сказано, что справка с места работы должна содержать не только сведения о занимаемой должности, но и зарплате сотрудника.

Справка иностранному сотруднику для представления ее в территориальное отделение МВД в связи с получением вида на жительство также в обязательном порядке должна содержать сведения о его заработке (п. 26.10 регламента, утвержденного Приказом МВД РФ от 11.06.2020 № 417).

Как правило, бланк справки содержит следующие реквизиты:

• сведения о работодателе. Здесь укажите наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса. Помимо этого, добавьте адрес электронной почты, даже если направляете курьерской доставкой, «Почтой России» или другим способом. Если направляете письмо по имейлу или факсу, можете указать лишь номер факса или электронную почту получателя. Указывать полный адрес получателя не нужно. Например: «Иванову А.Н. Е-mail: ivanovu@mail.ru». Если адресат — должностное лицо, перед фамилией укажите «г-ну» или «г-же» (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016);

• дата справки. Ее запишите в такой в последовательности: день месяца, месяц, год. Если в документе месяц прописан словом, то можете его число от 1 до 9 указать без нуля (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Например: «3 декабря 2019 г.»;

• регистрационный номер справки. Номер документа — это его идентификатор, который может быть цифровым или буквенно-цифровым. Организация на свое усмотрение может дополнять его иными кодами или индексами, например, индексом дела по номенклатуре дел, кодами корреспондента, должностного лица и др.;

• место представления справки или адресат. Реквизит «адресат» проставляйте в верхней правой части документа, если используете бланк с угловым расположением реквизитов. На бланке с продольным расположением реквизитов указывайте адресата под ними справа. Строки реквизита «адресат» выравнивайте по левому краю или центрируйте относительно самой длинной строки;

• должность, подпись и расшифровка подписи. Справку может подписать руководитель организации или уполномоченный сотрудник. Если в справке отражаете сведения о зарплате, то дополнительную подпись на ней ставит главный бухгалтер организации или иной уполномоченный сотрудник бухгалтерии;

• печать организации. Печать проставляйте так, чтобы она не захватывала подписи лица, которое подписало документ. Можете также ставить печать в месте, обозначенном «МП» («Место печати»);

• отметка об исполнителе. В отметку об исполнителе включайте фамилию, имя, отчество полностью, номер телефона (п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В качестве дополнительной информации: наименование должности, структурного подразделения, электронную почту. Например: «Дмитрова Анастасия Ивановна, юрисконсульт, +7 (499) 751-85-69, dmitrova@mail.ru».

Такой порядок установлен разделом 5 ГОСТа Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Разработанный бланк справки можно утвердить в качестве приложения к инструкции по кадровому делопроизводству.

При заполнении готового бланка справки отразите в нем следующую информацию:
• сведения о сотруднике (его фамилию, имя, отчество, должность, структурное подразделение, а также дату начала его работы в организации);
• иную информацию, запрошенную сотрудником, например, сведения о его трудовом стаже, времени отпуска и т.п. (ст. 62 ТК).

Оформленную справку зарегистрируйте в журнале регистрации справок с места работы.

Справки могут потребоваться в банке, суде, в органах соцзащиты и опеки, в службе занятости, по новому месту работы или по месту работу супруга сотрудника, в иных организациях и ведомствах. Ниже смотрите правила оформления и образцы справок от работодателя.

По прежним правилам сотрудники запрашивали с предыдущего места работы справку по форме № 182н. Такая справка нужна работнику для представления новому работодателю для того, чтобы тот, в свою очередь, мог впоследствии правильно рассчитать размер больничного пособия.

В 2023 году бухгалтерам больше не потребуется справка о доходах сотрудника по форме № 182н с предыдущего места работы. Все сведения для расчета пособия можно получить от налоговой и СФР.

Ранее обязанность работодателя выдавать справку о заработке для расчета больничного пособия и иных социальных выплат была установлена п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 14.07.2022 № 255-ФЗ. Эту обязанность отменили с 2023 года (п. 7 ст. 9 Закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ). Переходных положений в нормативных документах нет. Кроме того, Приказ Минтруда РФ от 19.10.2022 № 677н отменил с 1 января 2023 года:
• форму справки № 182н о заработке для расчета пособий и порядок ее выдачи;
• форму и порядок запроса для проверки сведений о страхователе, который выдал справку № 182н;
• форму заявления застрахованного лица, чтобы запросить сведения о заработной плате.

Несмотря на отмену обязанности выдавать справку № 182н о заработке, Роструд считает, что выдавать ее за периоды до 2023 года нужно. Специалистов этого ведомства спросили о выдаче справки бывшим работникам, которые обратились за ней в 2023 году. Ответ Роструда можно распространить на увольняющихся в 2023 году работников в связи с необходимостью информации о заработке за 2022 и 2021 годы.

Если работник просит выдать справку, отказать нельзя. У сотрудника есть право запросить ее на основании статьи 62 ТК. В ней указано, что по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать справки о зарплате, начисленных и уплаченных страховых взносах, периоде работы у данного работодателя.

На практике письменное заявление не всегда требуют, чтобы выдать справку. Например, справку о доходах (замена 2-НДФЛ) часто выдают без письменного заявления.

Если сотрудник устраивается на работу по совместительству на тяжелую работу, с вредными условиями труда, работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК).
Справку оформите в произвольной форме, которая должна содержать общие обязательные реквизиты. В содержательной части справки укажите:
• Ф. И. О. сотрудника, которому выдана справка;
• сведения о том, что условия труда по основному месту работы не признаны вредными или опасными;
• дату приема на работу и реквизиты приказа о приеме.

Типовую форму справки с места работы для получения визы закон не устанавливает. Поэтому работодатель может составить ее в произвольной форме.

По общему правилу справку с места работы оформляют на официальном бланке организации. Она должна подтверждать факт работы сотрудника, а также его платежеспособность. Поэтому в справке, как правило, указывают должность, ежемесячный доход сотрудника, а также период его работы в организации.

Иногда нелишним будет подтвердить причину выезда за границу, например, в отпуск или в командировку. В частности, указание о запланированном отпуске следует сделать в справке для оформления визы в Великобританию и Канаду. Конкретные требования к оформлению справки можно уточнить в посольстве той страны, в которую выезжает сотрудник. Это может сделать как работник, если виза нужна для поездки за рубеж в личных целях, так и специалист службы персонала, если визу оформляют для рабочей поездки.