Заявление на отгул: образец

В повседневной жизни мы часто слышим выражение «взять отгул». Однако в российском трудовом законодательстве это понятие не раскрывается. Как правило, под отгулами понимают дополнительное время отдыха. Иногда работодатель обязан предоставить его своему сотруднику в силу закона. Это касается переработки, когда сотрудник выполнял сверхурочную работу или трудился в выходные и нерабочие праздничные дни, а от повышенной оплаты отказался (ст. 152, ст. 153 ТК РФ). Также обязанность предоставить дополнительные дни отдыха возникает у работодателя перед донорами крови (ст. 186 ТК РФ). Но если в первом случае – при переработке отгул оплачиваться не будет, то во втором – при сдаче сотрудником крови дополнительный день отдыха подлежит оплате.

Также ситуации, когда работодатель должен предоставить работнику отгул, могут быть предусмотрены трудовым или коллективным договором и закреплены в локальных актах компании. Кроме этого, дополнительный день отдыха сотрудник может получить по согласованию с работодателем. Причем оформить его можно как отпуск за свой счет или взять день в счет ежегодного оплачиваемого отпуска.  

Закон не предъявляет специальных требований к оформлению заявления на отгул, нормативно установленной формы такого заявления нет. Поэтому оно пишется в произвольной форме.

Вместе с тем особые требования по оформлению внутренних документов могут быть установлены локальными актами компании. Так, в организации могут использоваться специальные бланки или быть особые требования к реквизитам, которые нужно учитывать сотруднику при написании документа.

В заявлении должны быть указаны:

• фамилия, имя, отчество сотрудника;
• его должность;
• просьба предоставить день отдыха с указанием причины;
• дата отгула;
• дата подачи заявления;
• личная подпись работника.

Отметим, что срок, в который работник должен проинформировать работодателя о своем желании взять отгул, напрямую законом не установлен, хотя компания может установить его самостоятельно в своем локальном акте.

Но в некоторых ситуациях срок подачи заявления будет вытекать из норм российского трудового законодательства. Так, свое желание использовать положенный отгул, связанный с переработкой, работник должен донести до работодателя перед выплатой ему заработной платы за месяц, в котором он привлекался к работе в выходной или нерабочий праздничный день. Это позволит своевременно и правильно рассчитать и выплатить ему зарплату за тот месяц.

В этом случае работник может выразить свое желание использовать отгул при оформлении согласия на работу в выходной или праздничный день. Если же работник на тот момент еще не определился, в какой именно день он хочет взять отгул, можно зафиксировать лишь желание взять другой день отдыха. О конкретной дате отгула сотрудник оповестит работодателя позднее, написав отдельное заявление.

Имеются также ограничения сроков подачи заявления, если отгул предоставляется в счет ежегодного оплачиваемого отпуска. В этом случае сотрудник должен написать заявление на предоставление дополнительного дня отдыха не позднее чем за три дня до его наступления. Это связано с тем, что в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ отпускные выдаются работнику в полном размере не позднее трех дней до начала отпуска.

Содержание заявление о предоставлении дополнительного времени отдыха будет отличаться в зависимости от основания предоставления отгула. 

Если работник отказался от повышенной оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день, он должен написать заявление на отгул. На основании этого документа работодатель оформит приказ и отметит этот день в табеле. Особый порядок компания может закрепить в своем локальном акте.

Написать заявление на отгул за ранее отработанное время сотрудник может в произвольной форме. Приведем образец заполнения такого документа о предоставлении отгула на один день за работу в праздник.

Генеральному директору ООО «Строй-Тех» Белоусову Ю. К.

от слесаря аварийно-восстановительных работ 2-го разряда Коровина П. П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с работой в нерабочий праздничный день 23 февраля 2022 года прошу предоставить мне день отдыха 1 марта 2022 года в соответствии с ч. 4 ст. 153 ТК РФ.

Коровин /Коровин П. П./

25.02.2022

При этом нужно учитывать, что работнику, с которым заключен трудовой договор сроком до двух месяцев, отгул за работу в выходной или праздник не полагается — только повышенная оплата.

Почти всегда вид компенсации за работу в выходной или нерабочий праздничный день, то есть оплату не менее чем в двойном размере или оплату в одинарном размере и отгул, выбирает работник. Работодатель не вправе по своему усмотрению как заменить повышенную оплату отгулом, так и отказать работнику в предоставлении такого дня отдыха, настаивая на денежной компенсации. Принимая решение о виде компенсации за работу в выходной или праздник вместо работника, компания нарушает ч. 4 ст. 153 ТК РФ.

Только если отгул хочет взять работник, с которым заключен трудовой договор на срок до двух месяцев, работодатель должен ему отказать. Такому работнику за работу в выходной или нерабочий праздничный день полагается только оплата не менее чем в двойном размере (ч. 2 ст. 290 ТК РФ, раздел 5 рекомендаций Роструда от 02.06.2014).

Обычно отгул работнику предоставляют в том же месяце, в котором он работал в выходной или нерабочий праздничный день. Но допускается, чтобы работник взял его и в любом из последующих месяцев или присоединил такой отгул к ежегодному отпуску. Ограничений в законе относительно таких ситуаций нет.

Дата отгула согласовывается между работником и работодателем. Самовольное использование сотрудником отгула без предупреждения может стать прогулом. Такой подход сложился на практике с учетом ч. 4 ст. 153 ТК РФ, пп. «д» п. 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 (Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 18.07.2017 по делу № 33-8303/2017).

Работодатель не имеет права ограничить срок, в течение которого работник может использовать такой отгул, в том числе закрепив такое правило в локальном нормативном акте. Прописать там, что отгул пропадает, если работник не использует его в течение шести месяцев, будет незаконным. Такое ограничение не предусмотрено законом, а положения локальных нормативных актов, которые ухудшают положение работника по сравнению с законом, учитывая ч. 4 ст. 8 ТК РФ, применять нельзя.

Отгул за работу в выходной или нерабочий праздничный день не рекомендуется делить на части, предоставив работнику по несколько часов отдыха в различные дни. Для компании это может повлечь претензии контролирующих органов о нарушении ч. 4 ст. 153 ТК РФ.

Причем работнику нужно предоставить полный день отдыха, а не количество часов пропорционально отработанному в выходной или праздник времени. Так, если человек отработал в выходной два часа, отгул ему полагается на целый день (письма Роструда от 31.10.2008 № 5917-ТЗ, от 03.07.2009 № 1936-6-1, от 17.03.2010 № 731-6-1).

Случается так, что работник сначала выбрал отгул, а потом передумал и хочет повышенную оплату или наоборот. Закон не запрещает такое изменение планов.

Однако если работник выбрал повышенную оплату, подал такое заявление работодателю и ему уже произвели выплату, а он после этого передумал и просит отгул, работодатель, скорее всего, ему откажет и будет прав. Дело в том, что пожелание работника работодателем было учтено, а возможность удержания выплаченных сотруднику сумм законом не предусмотрена. Если же оплату еще не произвели, то работник вправе ожидать удовлетворения своей просьбы. Иначе будет нарушена часть 4 ст. 153 ТК РФ.

В ситуации когда работник сначала выбрал отгул, а потом передумал, работодателю рекомендуется его просьбу удовлетворить. Иначе это может быть расценено как нарушение ч. 4 ст. 153 ТК РФ, поскольку отгул предоставлен против желания работника. 

Заявление на отгул за свой счет оформляется как отпуск без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 128 ТК РФ. Работник составляет этот документ в произвольной форме, поскольку нормативно установленной формы нет.

Чтобы получить такой отгул, сотрудник должен согласовать этот вопрос с работодателем. Руководство может и не поддержать желание работника уйти в отпуск за свой счет. Основанием для получения такого отпуска должна быть уважительная причина, которую работник может указать в заявлении, хотя и не обязан это делать.

Компания вправе предоставить отпуск без сохранения заработной платы любому работнику и на любой срок, а не только на один день. Максимальная продолжительность для неоплачиваемого отпуска не установлена. Правда, есть сроки для отпусков, которые работодатель предоставить обязан, мы рассмотрим их в разделе «Заявление на отгул по семейным обстоятельствам».

Стоит иметь в виду, что праздничные дни входят в число дней отпуска за свой счет и не продлевают его.

Приведем образец заполненного заявления о предоставлении одного дня отпуска за свой счет.

Генеральному директору ООО «Строй-Тех» Белоусову Ю.К.

от электрика 6-го разряда Владимирова Н.Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на один день, 30 ноября 2022 года.

Владимиров /Владимиров Н. Н./

25.11.2022

Отгул в счет отпуска оформляется как основной или дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск на день. Его работник может получить по согласованию с работодателем или без него, если имеет право на отпуск в удобное время. Такое право трудовое законодательство предусматривает, к примеру, для тех, у кого трое или более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых не исполнилось 14 лет.

Сотрудник может попросить в заявлении любое количество дней в счет ежегодного оплачиваемого отпуска, в пределах его продолжительности. Поскольку при этом происходит разделение ежегодного отпуска на части, важно, чтобы одна из его частей оставалась не менее 14 календарных дней. Чрезмерно дробить отпуск не рекомендуется, иначе работник не сможет полноценно отдохнуть (письма Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1, Минтруда РФ от 24.09.2019 № 14-2/ООГ-6958).

Для работодателя очень рискованно предоставлять сотруднику дни в счет ежегодного отпуска авансом за будущий рабочий год. Если человек уволится раньше, так и не заработав свой отпуск, выданные авансом отпускные не всегда возможно удержать у него из зарплаты, к примеру, из-за недостаточности суммы.

Поскольку речь идет об отпуске, то нужно учитывать правила, касающиеся его оплаты. Отпускные сотруднику должны быть выплачены компанией не позднее чем за три дня до отгула (ст. 136 ТК РФ, письма Минтруда РФ от 16.11.20 № 14-2/ООГ-16941 и от 26.08.15 № 14-2/В-644). Поэтому и подать заявление на такой отгул работник должен не позднее чем за три дня до намеченной даты отдыха.

Форма заявления на отгул в счет отпуска произвольная, поскольку нормативной формы нет. Приведем образец заполнения такого документа.

 

Генеральному директору ООО «Метр квадратный» Илюхину С. В.

от специалиста по недвижимости Золотковой Е. А.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разделить ежегодный основной оплачиваемый отпуск на части, предоставив один день отдыха в счет ежегодного основного оплачиваемого отпуска 2 декабря 2022 года.

Золоткова /Золоткова Е.А./

28.11.2022

 

Отгул по семейным обстоятельствам, так же как и дни за свой счет, оформляется путем предоставления отпуска без сохранения заработной платы. Руководствоваться при этом нужно той же ст. 128 ТК РФ. Данной правовой нормой определены случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы определенной продолжительностью. Работодатель не может отказать сотруднику в дополнительных днях неоплачиваемого отдыха в следующих ситуациях:

• в связи со свадьбой или рождением ребенка (5 календарных дней);
• в связи со смертью близкого родственника (5 календарных дней);
• пенсионеру (14 календарных дней в году);
• инвалиду (60 календарных дней в году).

Работник при этом должен приложить к заявлению документы, подтверждающие его право на отпуск без сохранения заработной платы.

Приведем образец заполнения заявления на отгул в связи со свадьбой на один календарный день. Отметим, что в такой ситуации сотрудник вправе претендовать максимум на 5 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Генеральному директору ООО «Метр квадратный» Илюхину С. В.

от бухгалтера Елисеевой М. В.

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

Прошу на основании статьи 128 ТК РФ предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на один день, 8 декабря 2023 года в связи с бракосочетанием.

 

Елисеева /Елисеева М. В./

29.11.2022

 

На основании заявления на предоставление сотруднику отгула работодатель издает приказ, который может быть составлен в произвольной форме, поскольку нормативно установленной формы нет. При этом каждая компания должна руководствоваться своими локальными актами по оформлению внутренних документов.

Также при составлении приказа должны соблюдаться общие требования к оформлению распорядительных документов. Такие требования содержатся в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и методических рекомендациях по его применению. Отметим, что использование указанных документов носит добровольный характер, поэтому решение о том, как оформлять приказ, организация принимает самостоятельно, выбирая более удобный для нее вариант.

Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 и методических рекомендаций распространяются на состав реквизитов документа, а также порядок расположения реквизитов документа на бланках установленного вида:

• в приказах организации текст излагается от первого лица единственного числа («Приказываю») (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• заголовок к тексту формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «О чем?». Он может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрироваться относительно самой длинной строки либо под реквизитами бланка слева, от границы левого поля (п. 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.17 методических рекомендаций);
• приказы издаются на бланке организации, среди которых выделяются общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (п. 6.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 6.3 методических рекомендаций). Стандарт также приводит образцы бланков (приложение В к ГОСТ Р 7.0.97-2016, приложения № 4 и 12 к методическим рекомендациям).

В приказе о предоставлении отгула рекомендуется указать, в частности:

• фамилию, имя отчество сотрудника;
• его должность и при наличии структурное подразделение;
• дату отгула;
• поручения ответственным работникам. Они могут касаться табельщика, которому поручают отразить отгул в табеле учета рабочего времени, или бухгалтера для выплаты причитающейся работнику суммы;
• документы, которые являются основанием для издания приказа. Кроме заявления на отгул это в зависимости от ситуации могут быть реквизиты приказа о привлечении к работе в выходной или нерабочий праздничный день, справка о смерти близкого родственника и так далее.

Приведем образец заполнения приказа о предоставлении работнику отгула за переработку без его оплаты.

Общество с ограниченной ответственностью «Строй-Тех»

(ООО «Строй-Тех»)

ПРИКАЗ

25.02.2022                                                    № 12-к

г. Москва

О предоставлении дня отдыха

В связи с привлечением к работе в нерабочий праздничный день 23.02.2022 и в соответствии с ч. 4 ст. 153 ТК РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Предоставить день отдыха, который не подлежит оплате, 01.03.2022 следующим работникам:

— слесарю аварийно-восстановительных работ 2-го разряда Коровину П. П.;

— слесарю аварийно-восстановительных работ 2-го разряда Феоктистову Е. Б.

Основание: приказ о привлечении к работе в нерабочий праздничный день от 22.02.2022 № 19-пр, заявление Коровина П. П. от 25.02.2022, заявление Феоктистова Е. Б. от 25.02.2022.

Генеральный директор                      Белоусов                         Белоусов Ю. К.

С приказом ознакомлены:

слесарь аварийно-восстановительных

работ 2-го разряда                               Коровин                          Коровин П. П.

25.02.2022

слесарь аварийно-восстановительных

работ 2-го разряда                              Феоктистов                     Феоктистов Е. Б.

25.02.2022