Содержание
- Что значит замещение должности
- Замещение должности временно отсутствующего работника
- Замещение работником должности
- Оплата за замещение должности
Что значит замещение должности
Сотрудник компании может заболеть, взять в отпуск, уехать в командировку. В это время он не будет трудиться на благо фирмы и руководству потребуется решить, кто станет выполнять его обязанности. Оформить такую временную замену можно по-разному. Так, работодатель вправе предусмотреть замещение должности временно отсутствующего сотрудника с помощью перевода, привлечь совместителя, провести совмещение должностей, подписать срочный трудовой договор с новым временным работником.
Понятие «замещение должности» обычно используют для обозначения временного исполнения обязанностей сотрудника с освобождением замещающего работника от основной работы. Это главное, что отличает замещение в значении временного перевода от других возможных вариантов оформления.
Замещение должности временно отсутствующего работника
Оформить замещение должности сотрудника, который временно отсутствует, можно с помощью временного перевода. Тогда его обязанности будет выполнять другой работник фирмы, трудовая функция которого изменится. Для этого с замещающим специалистом заключают дополнительное соглашение к трудовому договору.
На практике обычно еще оформляют приказ о переводе. Информацию о таком переводе в трудовую книжку, если она ведется в бумажной форме, а также в сведения о трудовой деятельности сотрудника вносить потребуется.
Также можно провести прием на работу человека для замещения должности работника, который временно отсутствует. Для этого с замещающим сотрудником заключают срочный трудовой договор на основании абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ. Действовать при этом работодателю нужно как обычно: запросить у работника обязательные при приеме документы, ознакомить его до подписания трудового договора с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, оформить срочный трудовой договор. Также можно издать приказ о приеме на работу, к примеру, по унифицированной форме № Т-1. Запись о приеме вносят в трудовую книжку, если она ведется в бумажной форме, и в сведения о трудовой деятельности работника.
Срочный трудовой договор на период выполнения функций временно отсутствующего специалиста оформляют, как и любой другой срочный трудовой договор. Обязательно прописывают, что договор совершен на определенный срок. В трудовом договоре, ссылаясь на абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ фиксируют, что он заключен на время выполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы. Если не указать конкретный срок трудового договора, его могут признать бессрочным.
Если же сотруднику поручается дополнительная работа, связанная с выполнением обязанностей временно отсутствующего специалиста, то нужно заключить допсоглашение к трудовому договору (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16940, п. 5 Приложения № 3 Письма Роструда от 14.12.2016 № 1313-ПР). В нем прописывают содержание и объем работ, условие о том, что она выполняется на протяжении рабочего дня (смены) работника совместно с работой, предусмотренной его трудовым договором, срок выполнения, величину доплаты. Также допускается обозначить порядок отмены такой работы до истечения срока. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего работника человеку можно поручить дополнительную работу как по другой, так и по такой же профессии (должности) (ст. ст. 60.2, 151 ТК РФ).
На практике в этом случае также часто издают приказ. Он не обязателен по закону, но может быть полезен, чтобы поручить бухгалтеру произвести доплату работнику за дополнительную работу.
Замещение работником должности
Поручая работнику замещение должности временно отсутствующего сотрудника, руководству нужно разобраться, нет ли у него ограничений на это. Таких ограничений законом предусмотрено не много.
Нельзя поручить обязанности работника, который временно сам не может их выполнять из-за ухода в отпуск или по другим причинам, следующим людям:
• несовершеннолетнему, если предстоящая работа выполняется вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ);
• женщине, если предстоящая работа связана с подъемом и перемещением вручную тяжестей, превышающих предельно допустимые для женщин нормы, в том числе в период беременности (ч. 2 ст. 253 ТК РФ);
• иностранному гражданину, который временно пребывает в России, если это обязанности по должности главного бухгалтера или другой должности, по которой на работника возлагается ведение бухгалтерского учета (п. 3 ст. 14 Закона об иностранцах от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
• совместителю, если и предстоящая работа, и работа по основному месту связана с вредными или опасными условиями труда. В этом случае работодатель может попросить работника представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ч. 5 ст. 282, ст. 283 ТК РФ).
Также могут быть специальные ограничения, связанные с обязанностями замещаемого работника, к примеру, руководителя компании. Так, если работа того, кого нужно временно заменить, предполагает осуществление предпринимательской деятельности по управлению юрлицом, нужно проверить кандидата на отсутствие у него дисквалификации. На дисквалифицированное лицо нельзя возложить выполнение указанных обязанностей. Это следует из ч. 1 ст. 3.11, ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.
Оплата за замещение должности
Если для временного замещения должности руководство освободит человека от его основной работы, то оплата ему будет производиться по временно замещаемой должности. Это ситуация, когда работодатель оформил временный перевод сотрудника на место отсутствующего работника. Тогда за выполнение его обязанностей человек будет получать заработную плату. Условия оплаты труда прописываются в дополнительном соглашении к трудовому договору о временном переводе (ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Отдельно оформлять доплату за выполнение обязанностей отсутствующего работника в этом случае не придется.
Также есть разъяснения о том, что, если в трудовом договоре сотрудника или должностной инструкции, которая является неотъемлемой частью трудового договора изначально предусмотрено условие о временном исполнении обязанностей другого работника в случае его отсутствия, устанавливать доплату за их выполнение не нужно. Это входит в обычные должностные обязанности работника в рамках заключенного трудового договора. Такой вывод содержится в письмах Минтруда России от 06.04.2018 № 14-2/ООГ-2682, Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897, Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1.
Однако нередко исполнение обязанностей отдыхающего или болеющего работника поручается как дополнительная работа, без освобождения от функций, определенных трудовым договором. В этом случае работодатель должен оформить доплату.
Законом не установлен ни минимальный, ни максимальный размер доплаты за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Работодателю придется установить размер доплаты по соглашению с сотрудником. При этом обязательно нужно учесть содержание и объем дополнительной работы. Порядок определения размера доплаты работникам стоит предусмотреть в положении об оплате труда или другом внутреннем документе компании (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22, ч. 2 ст. 135, ч. 2 ст. 151 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16940).
На практике величину доплаты определяют в фиксированной сумме или в виде процента от оклада (тарифной ставки) по замещаемой должности. Но в последнем случае, чтобы избежать вероятных споров с работником, лучше прописывать в бумагах не только процент от оклада (тарифной ставки), но и конкретную сумму доплаты, которую он составит.
Если работа выполняется в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к ним, то на доплату придется начислять районный коэффициент, а также процентную надбавку (ст. 315 ТК РФ, Письмо Роструда от 19.02.2021 № ПГ/01549-6-1). По мнению Роструда, отдельно на надбавку за выполнение дополнительной работы в виде совмещения профессий (должностей) районный коэффициент и процентная надбавка к заработку за труд в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, не начисляются. Их начисляют на заработную плату, в состав которой уже входит такая надбавка за выполнение дополнительной работы в качестве совмещения.