Содержание:
- Хранение приказов на отпуск
- Срок хранения приказов на отпуск
- Срок хранения приказов на ежегодный отпуск
- Срок хранения приказов на отпуск без сохранения зарплаты
Хранение приказов на отпуск
Каждое предприятие должно обеспечить сохранность архивных документов, в том числе и документов личного состава. Такие бумаги должны находиться в компании на протяжении сроков их хранения, определенных федеральными законами, другими отечественными нормативными правовыми актами, а также утвержденными в соответствии с законодательством перечнями типовых архивных документов. Это следует из ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
К документам по личному составу относят архивные бумаги, которые отражают трудовые взаимоотношения между сотрудником и работодателем (п. 3 ст. 3 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
При этом архивные документы компаний, действующих на территории нашей страны и не относящихся к государственным или муниципальным, признаются частной собственностью (ст. 9 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Поэтому именно работодатель должен обеспечить сохранность документов и информации, в том числе по личному составу.
К распорядительным документам по личному составу относят следующие приказы (п. 434 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) по приему, перемещению, ротации, совмещению, совместительству, переводу, увольнению работников;
- об аттестации, о повышении квалификации, присвоении званий, классных чинов, разрядов;
- в связи с изменением анкетно-биографических данных;
- о поощрении и награждении;
- об оплате труда;
- о предоставлении отпусков по уходу за ребенком, без сохранения содержания (заработной платы);
- ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением;
- дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;
- служебных проверках;
- направлении в командировки;
- дисциплинарных взысканиях.
При этом виды документов, которые должны входить в состав личных дел, определяют компании, закрепляя это в своих внутренних нормативных актах.
Хотя приказы о предоставлении работникам фирмы различных отпусков и относятся к распорядительным бумагам по личному составу, время для их хранения установлено разное. Оно напрямую зависит от того, для каких целей и на каком основании сотрудник был освобожден от работы.
Срок хранения приказов на отпуск
Сроки хранения приказов по личному составу различны. Наибольший срок хранения приказов составляет 75 лет, наименьший — 3 года (п. 434 перечня от 20.12.2019 № 236).
При этом приказы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет, приказы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, должны храниться 50 лет (ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Рассмотрим время хранения конкретных распорядительных документов о предоставлении сотрудникам отпусков. Согласно пункту 434 перечня от 20.12.2019 № 236 срок, в течение которого приказы должны находиться на предприятии, следующие:
- на отпуск по уходу за ребенком — 50/75 лет;
- отпуск без сохранения заработной платы — 50/75 лет;
- ежегодный оплачиваемый отпуск — 5 лет. Для приказов на ежегодный отпуск, предоставленный сотрудникам с вредными или опасными условиями труда, действует другой срок — 50/75 лет;
- учебный отпуск — 5 лет. Для приказов на учебный отпуск, предоставленный сотрудникам с вредными или опасными условиями труда, действует другой срок — 50/75 лет;
- отпуск по беременности и родам — 5 лет. В перечне от 20.12.2019 № 236 не приведен срок хранения приказов о предоставлении отпусков по беременности и родам. Однако с учетом того, что документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности должны храниться в течение 5 лет, аналогичный срок обычно используют и для приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам (п. 298 указанного перечня).
При этом приказы по личному составу, в отношении которых установлен срок хранения 50/75 лет, после его истечения могут быть переведены на постоянное хранение (п. 434 перечня от 20.12.2019 № 236, п. 1 примечания к этому документу).
Срок хранения приказов на ежегодный отпуск
Приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска по общему правилу должны храниться в компании на протяжении пяти лет. Причем не предусмотрены особые правила в отношении распорядительных документов о дополнительном и основном отпуске.
Однако для ежегодных отпусков работников с вредными или опасными условиями труда, а также при включении такого приказа в состав личного дела сотрудника установлен другой срок. В этом случае бумаги должны находиться на предприятии 50 лет, если дело было оформлено после 01.01.2003, и 75 лет, если дело оформлено до 01.01.2003. Срок исчисляют с первого января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, пп. «б», примечание (1) ст. 434, 445 перечня от 20.12.2019 № 236, п. 4.8 инструкции по применению указанного перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Подобная ситуация обстоит с хранением в компании и заявлений работников на ежегодный отпуск. В общем порядке такое заявление хранится на предприятии в течение 5 лет. Если же этот документ представлен работником с вредными или опасными условиями труда, а также если компания включила такое заявление в состав личного дела сотрудника, действует другой срок. В этом случае заявление должно находиться на предприятии на протяжении 50 лет, если дело было оформлено после 01.01.2003. Если же дело оформлено до 01.01.2003, время хранения должно составлять 75 лет. Срок рассчитывают с первого января, следующего за годом, в котором заявление было закончено делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, пп. «б», примечание (1) ст. 434, 445 перечня от 20.12.2019 № 236, п. 4.8 инструкции по применению указанного перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Включать заявления работников на ежегодный отпуск в их личное дело или нет, компания вправе определить самостоятельно, закрепив это в своих внутренних нормативных актах с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.
Срок хранения приказов на отпуск без сохранения зарплаты
Для приказов об отпусках за свой счет пунктом 434 перечня от 20.12.2019 № 236 установлен срок 50/75 лет. Это означает, что документ должен находиться в компании на протяжении 50 лет, если дело было оформлено после 01.01.2003. Если же дело оформлено до 01.01.2003, то время хранения будет составлять 75 лет. Срок рассчитывают с первого января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, пп. «б», примечание (1) ст. 434, 445 перечня от 20.12.2019 № 236, п. 4.8 инструкции по применению указанного перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Идентичные сроки применяют и для хранения заявлений сотрудников о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.