Работодатели обязаны не только контролировать сроки и полноту уплаты НДФЛ своих работников, но и своевременно информировать о выплаченных доходах. Когда необходимо выдать справку о доходах, а также по какой форме ее заполнить – читайте в статье.
Когда нужно выдать справку о доходах в 2025 году
Справка выдается работодателем по заявлению работника.
Для физических лиц документ, подтверждающий полученные доходы, может понадобиться в нескольких случаях. Она необходима для получения стандартных налоговых вычетов на детей при трудоустройстве на новое место работы. Этот вычет предоставляется гражданам до месяца, в котором доходы, облагаемые по ставке 13 процентов, не превысили 450 тыс. рублей (до 2025 года — 350 тыс. рублей, пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Другая причина запроса справки – заполнение физлицом декларации 3-НДФЛ. Независимо от цели представления налоговой отчетности в ИФНС, справка подтвердит суммы выплаченной зарплаты, премий, отпускных и прочих поступлений от работодателя.
Справка о доходах по форме, регламентированной ФНС, может использоваться для подтверждения платежеспособности физлица в банках, консульствах, прочих учреждениях.
Форма справки о доходах в 2025 году
Форма этого документа утверждена приказом ФНС от 19 сентября 2023 года № ЕД-7-11/649@.
Если сотрудник обратился за информацией о своих доходах за прошлые периоды, то необходимо предоставить ему справку по форме, которая действовала в то время.
Если в течение года не удалось удержать НДФЛ с доходов работника, то нужно сообщить об этом, предоставив справку, которая входит в состав расчёта 6-НДФЛ (ст. 216, п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ, п. 18 Порядка заполнения расчёта 6-НДФЛ).
Что изменилось в новой справке о доходах в 2025 году
На момент публикации, в 2025 годы внесение изменений не планировалось, однако годом ранее, ФНС внесла корректировки в форму справки.
Ключевое изменение – теперь в документ не нужно включать перечисленный налог. Достаточно показать только исчисленный и удержанный НДФЛ. Поправка связана с новыми правилами уплаты НДФЛ, которые действуют с 1 января 2023 года. Другие поля справки не изменились, порядок их заполнения соответствует прошлогодним правилам.
Заполнение справки о доходах в 2025 году
Показатели в справке заполняют на основании сведений, отраженных в регистрах налогового учета по НДФЛ. Оформляет справку налоговый агент, от которого физическое лицо в течение соответствующего календарного года получило доход, подлежащий налогообложению НДФЛ. В документе заполняют:
1) виды выплачиваемых доходов с указанием кода и суммы;
2) виды и суммы вычетов, которые предоставил налоговый агент;
3) совокупную сумму перечисленных доходов всех типов;
4) сведения о налогообложении доходов: налоговую базу, исчисленный и удержанный налог, а также сумму НДФЛ, которую налоговый агент не удержал.
В разделе 1 заполняют Сведения о физическом лице — получателе дохода: его ФИО, ИНН, дата рождения и т.д..
В поле «Статус налогоплательщика» указывается код из Приложения N 5 к Порядку заполнения расчета 6-НДФЛ.
В разделе 2 указывают общую сумму дохода и сумма налогу по итогам налогового периода: КБК, сумма налога, сумма дохода и т.д.. в полях «Ставка налога» и «Код бюджетной классификации» указывается ставка и КБК из Приложения к справке, на основании которого заполняется разд. 2
В разделе 3 отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты (данный раздел содержит также информацию об уведомлениях, выданных налоговым органом). В графе «Код вычета» — код предоставленного вычета из Приложения N 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, а в поле «Код вида уведомления» указывается числовой код из п. 42 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ
В разделе 4 указывают Сумму дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налог. Этот раздел заполняют, чтобы уведомить налоговый орган о налоге, который было невозможно удержать
Есть также приложение «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». Приложение к справке заполняется отдельно для каждой комбинации налоговой ставки и КБК. В нем по месяцам налогового периода указываются фактически полученные физлицом доходы в денежной и натуральной форме, в виде материальной выгоды, а также соответствующие вычеты, кроме стандартных, социальных и имущественных (п. 47 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). Напомним, что с 01.01.2025 изменится прогрессивная шкала НДФЛ — повышенные ставки будут применять с дохода свыше 2,4 млн руб.
Суммы доходов и вычетов отражают в справке в рублях и копейках. Налог показывают в полных рублях – суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы 50 коп. и более округляются в большую сторону (п. 6 ст. 52 НК РФ).
Образец заполнения справки о доходах в 2025 году
Рассмотрим алгоритм заполнения справки на примере. Работник в 2025 году запросил в бухгалтерии подтверждения доходов за 2024 год.
В 2024 г. Сергеев Александр Александрович работал в ООО «Альфа» и получил следующие доходы (условно):
• январь — 11 000 руб. (зарплата);
• февраль — 22 000 руб. (зарплата (19 000 руб.) + оплата больничного листа за три дня болезни (3 000 руб.));
• март — 22 000 руб. (зарплата);
• апрель — 22 000 руб. (зарплата);
• май — 22 000 руб. (зарплата);
• июнь — 52 000 руб. (зарплата 22 000 руб. + премия 10 000 руб. + отпускные 20 000 руб.);
• июль — 2 000 руб. (зарплата);
• август — 22 000 руб. (зарплата);
• сентябрь — 22 000 руб. (зарплата);
• октябрь — 22 000 руб. (зарплата);
• ноябрь — 22 000 руб. (зарплата);
• декабрь — 33 000 руб. (зарплата).
За каждый месяц 2024 г. общество предоставило Сергееву А.А. стандартный вычет на первого ребенка (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Сроки выдачи справки о доходах работнику
Период подготовки информации о выплаченных доходах зависит от условий запроса документа.
Если физлицо работает или ранее было трудоустроено, компания обязана подготовить справку о доходах в течение трех рабочих дней – (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, письмо Минфина РФ от 21.06.2016 № 03-04-05/36096).
Если работник расторгает трудовой договор, то работодатель обязан предоставить информацию о доходах в последний день работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Если работник получал в 2024 году иные доходы, срок подготовки увеличивается до 10 рабочих дней. Этот период может быть продлен, но не более чем на 5 рабочих дней.
Справка, предоставленная работодателем, не имеет срока действия. Она может подтверждать полученные доходы независимо от даты составления.
Способы выдачи справки о доходах
Способы выдачи налоговыми агентами справок о доходах и суммах налога физлица законодательно не установлены.
В общем случае документ с информацией о доходах работника выдается в бумажном виде по письменному заявлению. Бумажный документ подписывает представитель работодателя. Его могут передать лично заявителю или доверенному лицу, также документ может быть отправлен почтой.
Если в организации внедрен электронный документооборот, то справка может быть предоставлена в форме электронного документа. Порядок подписания этого документа, а также передача его физлицу должны быть регламентированы внутренним локальным актом организации.
Ответственность за несвоевременную выдачу справки о доходах
За отказ предоставить справку или нарушение сроков выдачи этого документа компанию-работодателя и должностных лиц могут привлечь к административной ответственности.
Если нарушение будет квалифицировано по пункту 1 статьи 5.27 КоАП РФ, компании грозит административное предупреждение или штрафы в размере:
● от 1 до 5 тыс. рублей на должностное лицо и ИП;
● от 30 до 50 тыс. рублей на организацию.
Если применяется статья 5.39 КоАП РФ, нарушителю грозит штраф в размере от 5 до 10 тыс. рублей на должностное лицо организации.