Спецодежда в бухгалтерском и налоговом учете в 2023 году

Правила учета спецодежды изменились с 2021 года. Раньше нюансы учета спецодежды на счете 10 и правила упрощения учета таких активов были прописаны в специальных методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина РФ от 26.12.2002 № 135н.

Однако с 2021 года эти указания утратили силу. Теперь к бухгалтерскому учету принимайте такие активы по правилам ФСБУ 5/2019 «Запасы». Стандарт обязателен для всех компаний, кроме бюджетных организаций. Микроорганизации с правом упрощенного ведения бухучета также вправе прописать в учетной политике, что не применяют ФСБУ 5/2019.

До 2021 года компании сами выбирали, как учитывать одежду: в составе материалов или основных средств. Выбор зависел от стоимости приобретения одежды и срока ее носки. Если она принималась как МПЗ, то ее стоимость списывалась в расходы единовременно или постепенно, в течение срока носки. А если в составе основных средств, то стоимость погашалась через амортизацию на протяжении всего срока эффективного использования.

Теперь такого выбора нет — есть только два варианта регламентированных ФСБУ 5/2019. Важным фактором для учета спецодежды является срок службы спецодежды: до 12 месяцев включительно и свыше 12 месяцев. Стоимость спецовки по новым правилам неважна.

Как учитывать спецодежду со сроком эффективного использования более 12 месяцев

Если срок эффективного использования превышает 12 месяцев или длительность операционного цикла, то спецодежду в бухгалтерском учете отражают как основные средства. Такие активы учитывайте по ФСБУ 6/2020 «Основные средства». С 2022 года этот стандарт стал обязательным.

ФСБУ 6/2020 позволяет организациям устанавливать для основных средств стоимостной лимит. Но он ничем не ограничен, можно установить любой лимит стоимости. Учет одежды длительной носки учитывается следующим образом:
• стоимость не более лимита – отнесите ее к МПЗ, затраты сразу спишите в момент выдачи работнику;
• стоимость выше лимита – включите спецовку в состав основных средств и амортизируйте.

При оприходовании спецодежды отразите ее на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 08-4 «Приобретение отдельных объектов основных средств». Сформированную первоначальную стоимость спецодежды спишите в дебет счета 01 «Основные средства», субсчет «Основные средства на складе».

Как учитывать спецодежду со сроком использования до 12 месяцев

В бухгалтерском учете спецодежду учитывайте как запасы, если срок ее полезного использования не превышает 12 месяцев или она потребляется в рамках обычного операционного цикла. Стоимость спецодежды может быть любой (пп. «б» п. 3 ФСБУ 5/2019).

Исключение – спецодежда управленческого персонала, ее стоимость можно сразу списать на расходы по желанию организации. Такое решение закрепите в учетной политике (пп. «б» п. 3, абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019).

Спецодежду отразите на счете 10 «Материалы», субсчет 10-10 «Специальная одежда и оснастка на складе» (пп. «б» п. 3 ФСБУ 5/2019, инструкция к плану счетов).

Как учитывать спецодежду со сроком службы более 12 месяцев, но стоимостью меньше лимита

Спецодежду, которая не удовлетворяет критериям признания ее запасами или основным средством, можно признать в составе расходов в периоде приобретения.

Так, если срок полезного использования спецодежды превышает 12 месяцев или она используется более чем в рамках обычного операционного цикла, она не относится к запасам (абз. 1 п. 3 ФСБУ 5/2019). А если ее стоимость несущественна, то есть меньше лимита, то учетная политика позволяет не учитывать ее на счете 01.

При этом важно, чтобы общая сумма списываемых однотипных малоценных основных средств за год не превышала уровень существенности, установленный в организации.

Передача спецодежды в эксплуатацию: проводки

Передачу работникам спецодежды отражайте в зависимости от способа учета: в составе запасов, основных средств или на забалансовом счете, если стоимость списали в расходы. Записи делайте на основании первичных документов, которые подтверждают выдачу спецодежды работникам.

Используйте собственные или унифицированные формы. Унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата от 30.12.1997 № 71а, это:
• требование-накладная по форме № М-11;
• лимитно-заборная карта по форме № М-8;
• накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15;
• ведомость учета выдачи спецодежды по форме № МБ-7.

В учетной политике закрепите, что используете унифицированные формы или собственные для учета движения спецодежды вне зависимости от того, как ее стоимость отражена в бухучете. Далее подробнее расскажем о способах учета передачи спецодежды сотрудникам в эксплуатацию.

Списание стоимости спецодежды в состав запасов

При передаче спецодежды сотрудникам спишите ее расходы на счета учета затрат, например, счет 20 «Основное производство», счет 44 «Расходы на продажу» и аналогичные (п. 18 ПБУ 10/99). Передачу спецодежды в пользование сотрудникам отразите проводкой:
Дт 20 (44…) Кт 10-10 – выдана спецодежда в пользование сотрудникам.

При необходимости после списания можно контролировать дальнейшее использование спецодежды. Кроме того, такой контроль позволит не пропустить истечение срока эксплуатации спецодежды, выданной работникам. Можно вести ведомость учета спецодежды в эксплуатации.

Также стоимость спецодежды можно учесть на забалансовом счете, например, 012 «Активы, цена которых списана на затраты» или в отдельном регистре. Учитывайте на забалансовом счете спецодежду по условной цене, цене приобретения или в иной оценке в зависимости от порядка, установленного в учетной политике.

Пример отражения в бухучете выдачи спецодежды, учтенной в составе запасов.
В составе запасов ООО «Производственная фирма «Мастер»» числятся 10 брезентовых костюмов сварщиков со сроком носки 12 месяцев. Фактическая себестоимость единицы равна 1 тыс. рублей. В феврале организация выдала 8 костюмов сотрудникам.

В учете бухгалтер сделал следующие записи:
Дт 20 Кт 10-10 – 8 000 рублей (1 000 руб. × 8 шт.) – списана стоимость брезентовых костюмов, выданных работникам.
Дт 012 – 8 000 рублей (1 000 руб. × 8 шт.) – отражена на забалансовом счете стоимость брезентовых костюмов, выданных работникам.

Списание стоимости спецодежды в составе основных средств

Выдачу спецодежды сотрудникам отразите в аналитическом учете по счету 01: Дт 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кт 01 субсчет «Основные средства на складе»

Стоимость спецодежды, которую организация отразила в составе основных средств, погашается через амортизацию. Исключение составляет та спецодежда, стоимость приобретения которой признана несущественной в учетной политике и признается в расходах сразу после принятия к учету.

Начинайте начислять амортизацию по спецодежде с даты ее признания в бухгалтерском учете в качестве объекта ОС либо с 1-го числа месяца, следующего за месяцем признания — так, как закреплено в учетной политике (пп. «а» п. 33 ФСБУ 6/2020). Это значит, что начислять амортизацию следует не только по спецодежде, выданной работникам и используемой ими, но и по предметам, находящимся на складе и готовым к эксплуатации.

Учитывайте амортизацию в составе расходов по обычным видам деятельности (абз. 5 п. 8 ПБУ 10/99).

Списание стоимости спецодежды через амортизацию отразите проводкой: Дт 20 (23, 25, 29, 44…) Кт 02 – начислена амортизация на спецодежду.

По новому ФСБУ 6/2020 для начисления амортизации, помимо срока использования и способа амортизации, бухгалтер должен определить ликвидационную стоимость. Это новое понятие, но для спецодежды его можно принять равным нулю. В отличие от оборудования, транспорта, зданий и других основных средств специальная одежда обычно полностью изнашивается. В конце срока полезного использования от ее реализации вряд ли можно выручить какую-то сумму. В таком случае ликвидационную стоимость можно считать нулевой (п. 30 ФСБУ 6/2020).

Вне зависимости от того, какими документами вы оформите передачу работнику спецодежды, учтенной в составе основных средств, отразите это в инвентарной карточке учета основного средства. Для таких целей можно использовать унифицированную форму № ОС-6 или разработанную собственными силами форму.

Пример отражения в бухучете выдачи спецодежды, учтенной в составе основных средств.

В январе ООО «Производственная фирма «Мастер»» в соответствии с отраслевыми нормами закупило для сотрудников два костюма (срок носки 24 месяца) стоимостью за единицу 122 400 рублей (в том числе НДС – 20 400 рублей).

Согласно учетной политике в бухучете имущество такой стоимостью учитывается в составе основных средств. Компания перешла на новый стандарт ФСБУ 6/2020 «Основные средства» досрочно. В учетной политике ООО «Производственная фирма «Мастер»» согласно новому стандарту установило лимит для признания основных средств — 100 тыс. рублей.

В учете бухгалтер сделал следующие записи:
Дт 08-4 Кт 60 – 204 000 рублей (122 400 руб. – 20 400 руб.) × 2 шт.) – приобретена спецодежда.
Дт 19 Кт 60 – 40 800 рублей (20 400 руб. × 2 шт.) – отражен НДС со стоимости спецодежды.
Дт 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кт 19 – 40 800 рублей – принят к вычету НДС со стоимости спецодежды.
Дт 01 субсчет «Основные средства на складе» Кт 08-4 – 204 000 рублей – костюмы приняты к учету и выданы сотрудникам.
Дт 20 Кт 02 – 8 500 рублей – ежемесячное начисление амортизации линейным способом.

Списание стоимости спецодежды в состав расходов

Стоимость спецодежды, которая не удовлетворяет критериям признания ее запасами или основным средством, спишите на счета учета расходов, например, счет 20 «Основное производство», счет 44 «Расходы на продажу» и так далее.

Кроме этого, в составе запасов можно не учитывать спецодежду управленческого персонала. Такое решение принимает организация и закрепляет его в учетной политике. Тогда в периоде, в котором приобрели спецодежду, ее стоимость списывают на счет 26 «Общехозяйственные расходы» (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019).

Выдачу работникам такой спецодежды отразите в аналитическом учете по забалансовому счету, например, 012 «ТМЦ, стоимость которых списана на затраты». Учитывайте на забалансовом счете спецодежду по условной цене, цене приобретения или в иной оценке в зависимости от порядка, установленного в учетной политике.

Расходы отразите на основании первичных документов, это накладная, универсальный передаточный документ и другие. При необходимости, а также согласно правилам внутреннего документооборота, можно оформить бухгалтерскую справку. Учтите выдачу спецодежды также в бухгалтерских регистрах.

Пример отражения в бухучете выдачи специальной одежды, учтенной в составе расходов текущего периода

В январе ООО «Производственная фирма «Мастер»» в соответствии с отраслевыми нормами закупило для сотрудников основного производства 10 курток на утепляющей подкладке (срок носки – 24 месяца) стоимостью 2 880 рублей (в том числе НДС 480 рублей). Эта сумма меньше лимита стоимости основных средств, которая закреплена в учетной политике для целей бухучета.

В учете бухгалтер сделал следующие записи:
Дт 20 Кт 60 – 24 000 рублей (2880 руб. – 480 руб.) × 10 шт.) – отражено приобретение спецодежды и ее списание на расходы текущего периода согласно товарной накладной по форме № ТОРГ-12.
Дт 19 Кт 60 – 4 800 рублей (480 руб. × 10 шт.) – отражен НДС со стоимости спецодежды на основании счета-фактуры.
Дт 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кт 19 – 4 800 рублей – принят к вычету НДС со стоимости спецодежды.
Дт 60 Кт 51 – 28 800 рублей (2 880 руб. × 10 шт.) – оплачены куртки поставщику.
Дт 20 Кт 10 – 24 000 рублей (2 880 руб. – 480 руб.) × 10 шт.) – куртки выданы работникам, полная стоимость одежды списана на производственные расходы.
Дт 012 – 24 000 рублей – стоимость спецодежды учтена на забалансовом счете по цене приобретения.
Кт 012 – 24 000 рублей – спецодежда списана через 11 месяцев эксплуатации.

В ФСБУ 5/2019 и ФСБУ 6/2020 «Основные средства» закреплены бухгалтерские правила учета специальной одежды, налоговый учет они не затрагивают, поэтому там пока все по-прежнему.

Спецодежду со сроком службы не более 12 месяцев и (или) стоимостью не более 100 тыс. рублей, которую компания выдала по типовым отраслевым нормам, учтите в составе материальных расходов в период ее передачи в эксплуатацию.

Более дорогую и долговечную спецодежду отразите в составе основных средств.
Специальную одежду, которую купили для выполнения антикоронавирусных требований, учтите в составе прочих расходов (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При покупке стоимость специальной одежды отразите в аналитических регистрах налогового учета материальных запасов. Это необходимо, чтобы не потерять данные о затратах и впоследствии признать материальные расходы. Формы аналитических налоговых регистров и порядок их ведения организации определяют самостоятельно (пп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 256, ст. 314 НК РФ).

Разницы между бухгалтерским и налоговым учетом

Обратите внимание, что для бухучета пределом срока эффективного использования служит фраза «в рамках обычного операционного цикла организации либо используемые в течение периода не более 12 месяцев», для налогового учета – только «12 месяцев» (п. 3 ФСБУ 5/2019, п. 1 ст. 256 НК РФ).
Это значит, что если актив служит дольше 12 месяцев, но меньше операционного цикла, то для бухучета он будет признаваться запасом, а для налогового учета может стать основным средством, если стоит более 100 тыс. рублей.

Чтобы избавиться от временных разниц, установите лимит стоимости в размере 100 тыс. рублей, так вы сблизите оба учета.

Между бухгалтерским и налоговым учетом возможны разницы в стоимости признанных активов как при поступлении спецодежды, так и в процессе ее эксплуатации. При балансовом методе учета разниц отдельно отражать их в бухгалтерии не надо. Бухгалтер отразит их на конец отчетного периода общей суммой, когда будет сравнивать стоимость активов и обязательств в обоих учетах.