Большинство сотрудников предпочитают отдыхать летом. Однако одновременный уход нескольких специалистов с аналогичным функционалом может затормозить работу компании. На помощь придет график отпусков, который позволит распределить законные выходные между работниками так, чтобы не пострадал рабочий процесс. В нашей статье мы расскажем, как заполнить этот документ по новым правилам.
График отпусков — это обязательный локальный нормативный акт, который определяет очередность предоставления сотрудникам ежегодного оплачиваемого отпуска. Он выполняет сразу несколько функций:
• распределяет отпускные периоды между работниками таким образом, чтобы не возникли периоды их острой нехватки. Такое может быть, если несколько сотрудников с аналогичными обязанностями захотели отдохнуть одновременно.
• дает возможность подумать о взаимозаменямости сотрудников и назначить лицо, временно исполняющее обязанности, на период отсутствия основного работника;
• помогает работодателю уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе в установленный срок;
• позволяет работодателю заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
• помогает вести расчет неизрасходованных дней отпуска, что важно при расчетах с работников (особенно при увольнении), а также позволяет не допускать накапливания таких дней.
График отпусков должны составлять, как бюджетные, так и частные компании. Исключение из этого правила составляют микропредприятия и некоммерческие организации, которые имеют право отказаться от ведения графиков. При таком отказе они должны закреплять условия ежегодного отдыха сотрудников в трудовых договорах.
Например, в микропредприятии можно заключить письменное соглашение между работодателем и работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме (1, 2 ст. 123, ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).
Рекомендуем микропредприятиям и некоммерческим организациям не отказываться от ведения графика отпусков. С ним не придется заключать с работниками новые письменные соглашения каждый раз, когда меняются даты их отдыха. Будет достаточно просто отразить такие изменения в графике.
Рассматриваемого нами документа, может не быть и у работодателей-физических лиц. В силу ст. 305 ТК РФ вопрос о времени и порядке предоставления ежегодного отпуска может быть решен по соглашению с работником (письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Вместе с тем ведомство полагает, что при большой численности сотрудников работодателю-физлицу все же целесообразно составлять график.
За отсутствие графика отдыха предусмотрена административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. В первый раз:
• должностным лицам грозит предупреждение или штраф 1 – 5 тысяч рублей;
• ИП – штраф 1 – 5 тысяч рублей;
• юрлицам – штраф 30 – 50 тысяч рублей.
Если нарушитель ранее уже был привлечен к административной ответственности за аналогичное нарушение, то:
• должностным лицам грозит штраф в размере 10 – 20 тысяч рублей или дисквалификация на 1 – 3 года;
• ИП – штраф 10 – 20 тысяч рублей;
• юрлицам – штраф 50 – 70 тысяч рублей.
Например, в Волгограде инспектор ГИТ в ходе проверки выявил, что в нарушение ст. 123 ТК РФ в организации отсутствуют графики отпусков для водителей-экспедиторов на 2019 и 2020 годы. Он обвинил директора в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначил наказание в виде административного штрафа в размере 2 500 рублей. Директор обратился в суд. Факта нарушения он не оспаривал, но просил посчитать правонарушение малозначительным и заменить штраф предупреждением.
Однако суд не нашел причин для замены штрафа и оставил его в силе (Решение Краснооктябрьского районного суда города Волгограда от 02.02.2021 по делу № 12-22/2021).
Законом не установлено, кто в компании должен составлять график отпусков. Как правило, это делает специалист кадровой службы. Руководитель может определить работника, ответственного за составление графика отпусков и прописать такую обязанность в трудовом договоре. Например, в компании, где отсутствует штатный кадровик, такую функцию можно возложить на юриста, бухгалтера, секретаря или другого специалиста.
Руководитель также имеет право ежегодно издавать приказ о составлении графика отпусков и назначать в нем работника, ответственного за составление этого документа.
В график отпусков нужно включать всех работников, которые состоят с организацией в трудовых отношениях на день утверждения документа, в том числе тех, с кем в течение года будут расторгнуты трудовые договоры. В график необходимо внести дистанционных сотрудников. При этом пометки о формате работы делать не надо (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, от 27.03.2020 № 14-2/В-321, письма Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1, от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).
Отпуск можно разделять, но хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 дней. Количество других частей, их продолжительность, а также день начала отпуска (рабочий или выходной) определяют работодатель и сотрудник по соглашению (письмо Минтруда России от 08.07.2021 N 14-2/ООГ-6477).
Большинство работодателей стараются учесть пожелания всех сотрудников о датах начала и окончания ежегодного отдыха. Собрать их можно, направив сообщения по электронной почте, или раздав опросные листы. В любом случае работодатель должен проверить есть ли у него в компании сотрудники, чьи пожелания по отпуску обязательны. Отдыхать в удобное для них время могут, в частности:
• сотрудники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых еще нет 14 (ст. 262.2 ТК РФ);
• лица, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
• женщины – перед отпуском по беременности и родам или сразу после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• сотрудники, не достигшие возраста 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• почетные доноры России (п. 1 ч. 1 ст. 23 закона «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ).
В практике нет единого подхода к тому, когда льготники вправе выбрать удобное время отдыха: при составлении графика или в течение всего года. Чтобы не рисковать, лучше скорректировать график, если работник попросит сдвинуть отпуск.
Также следует обратить внимание на внутренних и внешних совместителей. Сведения об отпуске внутреннего совместителя отражают в двух строках – по его должности по совместительству и по должности на основной работе. Причем даты отдыха должны приходиться по двум должностям в один период, так как работодатель обязан предоставить работнику отпуск на работе по совместительству одновременно с отпуском на основной работе (ч. 1 ст. 123, ч. 1 ст. 286 ТК РФ).
Чтобы запланировать даты отпуска внешнего совместителя, можно попросить его предоставить, например, выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы. При отсутствии подтверждающих документов даты можно поставить со слов сотрудника. Если совместитель ошибется в датах или перенесет свой отпуск по основному месту работы на другой срок, то работодатель по совместительству не сможет отказать в предоставлении дней отдыха на том основании, что в графике указана иная дата. В таком случае необходимо скорректировать график.
Если компания использует график отпусков по форме № Т-7 или по другой форме, то помимо проставления соответствующей подписи в специальном грифе «Утверждаю», она также может издать приказ об утверждении графика. Его составляют в произвольной форме, так как нормативно она не установлена. В документ включают информацию о дате утверждения графика, а также прописывают обязанности ответственных лиц (например, уведомлять работников о времени начала их каникул).
Компания обязана утвердить график ежегодных каникул не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется, то есть до 17 декабря. Можно утвердить график и ранее этой даты, например, если она выпадает на выходной день (ч. 1 ст. 123 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).
Если есть первичная профсоюзная организация, то необходимо заложить дополнительное время на учет ее мнения:
• 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;
• 3 дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).
Поэтому рекомендуем начать составление графика отпусков за несколько месяцев до его утверждения, например в начале четвертого квартала. Можно предусмотреть срок составления документа в локальном нормативном акте, например в Положении об отпусках (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Все организации обязаны составлять и утверждать график отпусков на будущий год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Составлять его на текущий год закон не требует. Если компания была создана, к примеру, в начале года и у нее уже сформирован штат работников, целесообразно оформить график отпусков и в текущем году (письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193). Однако его составление во вновь созданной организации в первый год работы ее право, а не обязанность. Если в год создания компания не утвердит график каникул, то сотрудники будут уходить в отпуск по заявлениям с учетом необходимого шестимесячного срока работы (с учетом ч. 2 ст. 122 ТК РФ).
График отпусков на 2022 год можно составить по унифицированной форме № Т-7 или по форме, разработанной компанией самостоятельно. Главное – отразить очередность отдыха сотрудников (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Если в форме будет меньше сведений об отпусках, чем в унифицированном бланке (например, будет графа для указания даты начала отпуска, но не будет графы для указания количества его дней), это может стать основанием для претензий со стороны контролирующих органов. Чтобы их избежать, лучше свериться с информацией, которую отражают в форме № Т-7. О заполнении графика отпусков по этой форме, расскажем далее.
График отпусков по форме № Т-7 заполняют следующим образом:
• в графе «Наименование организации» указывают название компании, составляющей график;
• в графе «Мнение выборного профсоюзного органа» – дату и номер такого документа (при наличии в компании профсоюза);
• в графе «Номер документа» – порядковый номер графика в соответствии с принятой в организации нумерацией;
• в графе «Дата составления» – дату, не позднее 17 декабря текущего года;
• в графе «На год» – следующий календарный год, на который формируют порядок предоставления отпусков;
• в графе «Утверждаю» – должность руководителя компании, его подпись и расшифровку подписи.
В табличной форме графика:
• в графе 1 указывают наименование структурного подразделения;
• в графе 2 – должность (специальность, профессию) работника согласно штатному расписанию;
• в графе 3 – ФИО сотрудника;
• в графе 4 – табельный номер сотрудника, если в компании работникам присваивают табельные номера;
• в графе 5 – количество календарных дней отдыха;
• в графе 6 – запланированная дата начала отпуска. Необходимо указать конкретную дату начала отпуска. Если прописать только месяц, в котором работнику будет предоставлен отдых, то впоследствии может возникнуть спор о дате начала отпуска. Если дата будет отражена, то сотрудник, если он не относится к льготной категории, обязан будет взять отпуск в это время.
• в графе 10 «Примечание» можно указать, например, сведения об отпусках, перенесенных с прошлого года, либо, то, что отпуск будет предоставлен сотруднику авансом. Например, в графике каникул дни отпуска, часть которого была предоставлена за следующий год авансом, можно отметить так. Указать в графе 5, сколько дней будет предоставлено работнику в будущем году. А в графе 10 сделать запись, что ранее работнику был предоставлен отпуск авансом.
На момент утверждения графика графы 1 — 6 формы № Т-7 должны быть заполнены. Графы 7 – 9 заполняют в течение года по мере ухода сотрудников на отдых.
График подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации. С утвержденным документом необходимо ознакомить сотрудников под роспись. Для этого можно вставить в таблицу отдельную графу или составить лист ознакомления, где работник поставит дату и подпись.
Изменения в график отпусков можно внести в следующих случаях:
1. При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ). Как это сделать расскажем в следующем разделе нашей статьи.
2. При отзыве сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Поскольку в форме № Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об отзыве, можно использовать графу 10 «Примечание». В ней необходимо указать, что сотрудник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа, а в графе 9 – дату начала использования оставшейся части отпуска.
3. При приеме новых сотрудников после утверждения графика отпусков. Порядок внесения изменений для этой ситуации не установлен. В настоящее время на практике используют два варианта отражения отпусков, каждый из которых не противоречит действующему законодательству:
• К действующему графику оформить приложение по унифицированной форме № Т-7 и внести в него сведения об отпусках новых работников. Приложение рекомендуем утвердить, предварительно согласовав с профсоюзом при его наличии в организации (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).
• В действующий документ, утвержденный до приема новых работников (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), не вносят никакие изменения (дополнения). При желании уйти в отпуск сотрудник направит работодателю заявление в произвольной форме. В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издаст приказ о предоставлении отпуска.
Сотрудник имеет право написать заявление о переносе дней отдыха. Кроме того, он может пойти в отпуск вне графика.
Если компания использует график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в графе 8 следует указать реквизиты приказа о переносе отпуска, а в графе 9 – дату начала предполагаемого отпуска. Если отпуск будет отгулян в том же календарном году, на который составлен график, то дополнительно в графе 7 нужно зафиксировать фактическую дату его начала.
Если компания использует свою форму графика и в ней есть графа о переносе ежегодного отпуска, то в ней можно отразить перенос отпуска аналогичным образом.