Процедура сокращения сотрудников регламентирована законодателями достаточно четко. Однако трудности у работодателя при ее осуществлении все же встречаются, как и ошибки, которые приводят к трудовым спорам и судебными исками. В статье расскажем, как оформить сокращение по всем правилам, чтобы работников не вернули в штат, а компанию и директора не оштрафовали.
В 2022 году сокращение работников для многих компаний стало вынужденной мерой в условиях кризиса. На первый взгляд, решение снизить расходы на персонал, кажется выгодным и легким в исполнении. На практике процедура сокращения работников имеет свои установленные трудовым законодательством правила, нарушать которые нельзя, иначе работодатель не только не сможет сэкономить, но и понесет дополнительные расходы.
По общему правилу, сотрудника можно уволить либо при сокращении самой должности, либо при сокращении численности сотрудников по одной должности (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Когда сокращают должность в компании как таковую, а именно выводят ее из штатного расписания, происходит сокращение штата. Сокращение численности сотрудников означает, что уменьшают число штатных единиц по одной должности. При этом саму должность сохраняют, только работать по ней будет меньшее количество сотрудников.
Несмотря на то, что процедура сокращения сотрудников стандартное кадровое мероприятие, вопросы по ее оформлению возникают даже у опытных работодателей. В частности, такие вопросы как: кого из сотрудников можно подвести под сокращение, а кто обладает преимущественным правом для оставления на работе и можно ли провести сокращение в связи с ликвидацией филиала компании. Как разобраться со всеми нюансами такой процедуры, как сокращение работников, расскажем далее.
Перед тем как провести сокращение работников, нужно основательно подготовиться, произвести необходимые процедуры и документально их зафиксировать. Порядок сокращения можно условно разделить на 10 этапов, последовательное и правильное выполнение которых, позволит провести сокращение без нарушений прав работника и судебных разбирательств:
1. Издайте приказ о сокращении численности или штата и подготовьте новое штатное расписание.
2. Определите, имеет ли кто-либо из сотрудников преимущественное право оставления на работе.
3. Сформируйте список сокращаемых сотрудников (должностей).
4. Уведомите сотрудников о предстоящем увольнении (ч. 2 ст. 180, ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296 ТК РФ).
5. Предложите сокращаемым другие вакантные должности (ч. 3 ст. 81, ч. 1 ст. 180 ТК РФ).
6. Оформите перевод тех сотрудников, которые согласились занять вакантные должности (ст. 72.1 ТК РФ).
7. Уведомите о предстоящем сокращении профсоюз (при его наличии в организации) и сообщите о сокращении в службу занятости (ч. 1 ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1).
8. Согласуйте с профсоюзом (при его наличии в организации) решение об увольнении сотрудников – членов профсоюза (ч. 2 ст. 82 ТК РФ).
9. Увольте по сокращению численности или штата сотрудников, которые в том числе не согласились занять вакантные должности (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
10. Выплатите сокращаемым сотрудникам выходное пособие и компенсации (ст. 178, ч. 3 ст. 180 ТК РФ).
Перед тем как начинать процедуру сокращения, убедитесь, что по закону сотрудников можно увольнять по этому основанию. Так, нельзя сокращать беременных женщин и женщин, у которых есть дети в возрасте до трех лет. При этом не имеет значения, находится сотрудница в отпуске по уходу за ребенком или уже вышла на работу (определение Верховного суда от 30.03.2015 № 21-КГ14-14).
Также работодателю запрещено сокращать:
• одиноких матерей, которые воспитывают ребенка-инвалида до 18 лет или малолетнего ребенка до 14 лет, а также других лиц, которые воспитывают указанных детей без матери;
• родителя или иного законного представителя ребенка, который является единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• родителя или иного законного представителя ребенка, который является единственным кормильцем ребенка в возрасте до трех лет в семье, где есть трое и более малолетних детей, при условии, что другой родитель или другой законный представитель официально не работает.
Такие правила предусмотрены статьей 261 Трудового кодекса РФ.
В случаях, когда компания принимает решение ликвидировать филиал, порядок увольнения сотрудников зависит от того, где находится филиал— в одной местности с другим филиалом или головной компанией, или в разных. В первом случае работников можно уволить по сокращению, в другом — только в связи с ликвидацией.
Увольнение в связи с ликвидацией, в отличие от сокращения, возможно как во время болезни, так и в период отпусков сотрудников, в том числе отпусков по беременности и родам или по уходу за ребенком (ч. 6 ст. 81, ст. 261 ТК РФ).
Чтобы избежать лишних проблем, компания может договориться с работниками об увольнении по соглашению сторон вместо сокращения. Это позволит расстаться даже с теми, кого запрещено увольнять по инициативе работодателя, например с одинокими матерями.
Мотивировать сотрудников уйти из компании без процедуры сокращения позволит программа добровольного увольнения. Это может выйти несколько дороже для работодателя, чем обычное сокращение, зато гарантированно убережет от конфликтов и сэкономит время. Главный смысл такого увольнения в том, что те сотрудники, которые согласятся уйти раньше других, получат больше отступных, чем те, кто станет раздумывать.
Работодатели при сокращении численности или штата должны оставить на работе сотрудников с более высокой производительностью труда и квалификацией (ст. 179 ТК РФ).
Трудовой кодекс не раскрывает понятие «производительность труда». Под ней традиционно понимают способность произвести больше продукции либо выполнить больший объем работ или оказать больше услуг в единицу времени. Поэтому данный вопрос руководитель организации или другой уполномоченный сотрудник, например директор по персоналу, самостоятельно решает в каждой конкретной ситуации. Так как именно работодатель должен подтвердить, что у сотрудника одинаковая квалификация с остальными.
При равной производительности труда и квалификации преимущество имеют следующие сотрудники:
• семейные, которые полностью содержат двух и более нетрудоспособных членов семьи. Например, у сотрудника двое несовершеннолетних детей;
• сотрудники, в семье которых нет других людей с самостоятельным заработком;
• сотрудники, которые получили в этой организации трудовое увечье или профзаболевание;
• инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий по защите Отечества;
• сотрудники, которые повышают свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы;
• сотрудники, которые пострадали в результате аварии на ЧАЭС;
• сотрудники, которые пострадали от радиации вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне;
• сотрудники, которых уволили с военной службы, при условии, что они впервые устроились на работу. Это правило действует и в отношении членов семьи бывших военнослужащих;
• Герои Советского Союза, РФ, полные кавалеры ордена Славы.
Об этом сказано в части 2 статьи 179 ТК РФ, пункте 7 статьи 14 Закона от 15.05.1991 № 1244-1, пункте 10 статьи 2 Закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ, пункте 5 статьи 23 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ, пункте 1 статьи 8 Закона от 15.01.1993 № 4301-1.
Коллективные договоры или локальные акты организации могут предусматривать дополнительные категории сотрудников, которые имеют преимущественное право при сокращении (ст. 8, ч. 3 ст. 179 ТК РФ).
Преимущественное право учитывать не нужно, если сокращаемая должность единственная в подразделении. Если на должности, которую планируют сократить числится один работник, сравнивать его преимущественные права не с кем (апелляционные определения Московского городского суда от 08.08.2016 № 33-30669/2016, от 02.03.2016 № 33-1435/2016, Липецкого областного суда от 05.11.2014 № 33-2988/2014, Курского областного суда от 04.04.2013 № 33-654/2013).
Когда вы исключаете из штатного расписания единственную должность или все должности в подразделении, то сокращаете штат компании. Поэтому преимущественное право оценивать нет необходимости, даже если сотрудники претендуют на другие вакансии в компании (апелляционные определения Верховного суда Республики Башкортостан от 17.04.2014, Тульского областного суда от 25.07.2013 по делу № 33-1804).
Всем сотрудникам, которых компания планирует сократить, необходимо направить уведомление. По общему правилу сделать это нужно не менее чем за два месяца до даты увольнения. Отсчет двухмесячного срока предупреждения о сокращении начинается с даты, непосредственно следующей за датой вручения работнику уведомления.
Трудовое законодательство предусматривает возможность сократить двухмесячный срок процедуры уведомления, но при соблюдении определенных условий (ст. 180 ТК РФ). Во-первых, для этого необходимо получить согласие работника. Во-вторых, после получения согласия необходимо выплатить сотруднику дополнительную компенсацию. Основание – часть 3 статьи 180 ТК РФ.
В исключительных случаях действуют сокращенные сроки, в которые предупреждают сотрудника. Например, если с сотрудником заключили срочный договор на срок до двух месяцев, то уведомить его о сокращении нужно не менее чем за три календарных дня.
Также сокращенные сроки действуют:
• если сотрудник занят на сезонных работах. Направьте уведомление не менее чем за семь календарных дней до предстоящего увольнения (ч. 2 ст. 296 ТК РФ);
• если сотрудник работает у индивидуального предпринимателя. Такие работодатели могут устанавливать срок предупреждения самостоятельно и сделать его более коротким.
Разработайте и утвердите локальным актом форму уведомления о сокращении. Подготовьте два экземпляра уведомления, один из них вручите персонально увольняемому работнику, а на втором попросите его расписаться и указать дату получения уведомления.
Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата можете скачать по этой ссылке.
Дату, в которую вы предполагаете уволить сотрудника, в уведомлении о сокращении целесообразно указывать с оговоркой: если сотрудник находится в этот день на больничном или в отпуске, его уволят в первый рабочий день после отпуска или болезни.
Уведомление о сокращении работнику вручите лично и на бумажном носителе (ст. 180 ТК РФ). Исключение — дистанционные работники и сотрудники компаний, которые перешли на электронный документооборот, письмо Минтруда от 18.02.2022 № 14-2/ООГ-1041.
Устно сообщить о предстоящем сокращении по закону нельзя. Но можно использовать такой способ донести до работника информацию как крайнее средство, если подписывать уведомление он не хочет.
Составьте акт о том, что работник отказался подтвердить ознакомление с документом и документ зачитали ему вслух. По возможности зафиксируйте процесс чтения уведомления на камеру и продублируйте отправку уведомления всеми возможными способами.
Увольняйте сотрудника до истечения срока предупреждения только с его согласия. Если после того, как работодатель уведомит об этом сотрудника, изменить дату увольнения на более поздний срок он не вправе ни в одностороннем порядке, ни по соглашению сторон.
Если дата увольнения, указанная в предупреждении, наступила, а трудовые отношения с работником продолжаются, чтобы его уволить, начните процедуру сокращения заново.
Кроме этого, если в организации есть профсоюз, то ему также необходимо сообщить о сокращении. Сделать это нужно в письменной форме не позднее чем за два месяца до сокращения. Если планируете массовое увольнение, то уведомить профсоюз нужно не позднее чем за три месяца до предстоящего сокращения.
Когда организация планирует уволить сотрудников – членов профсоюза, то это решение нужно согласовать с профсоюзным органом.
Определитесь, какую именно процедуру вы будете проводить – сокращение штата или сокращение численности работников. Далее подготовьте соответствующий приказ.
Приказ о сокращении работников предназначен не для увольнения конкретных сотрудников, а определения, с какого времени и какое количество штатных единиц подлежит сокращению по должности. Если хотите ликвидировать должность в целом по компании, используйте приказ о сокращении штата.
В приказе о сокращении штата укажите причины сокращений, перечислите должности, исключаемые из штатного расписания, а также перечислите дополнительные поручения ответственным работникам.
Стандартизированной формы для приказа о сокращении работников не предусмотрено, поэтому бланк документа компания должна подготовить самостоятельно.
При сокращении численности или штата работников важно не только правильно оформить все документы, нужно еще точно определить положенные сотруднику денежные выплаты.
Помимо окончательного расчета и компенсации за неиспользованный отпуск, сокращенные работники могут рассчитывать на:
• выходное пособие в размере среднего заработка (ч. первая ст. 178 ТК РФ);
• средний заработок на период трудоустройства (ч. первая и вторая ст. 178 ТК РФ).
Перечисленные выплаты начисляют работникам в разные периоды. Сроки, в которые выдают пособие и средний заработок, зависят от того, в какой период сотрудник устроится на новую работу.
При досрочном сокращении заплатите работнику дополнительную компенсацию. Она не зависит от других выплат. Компенсация сотруднику положена со следующего дня после фактического увольнения по дату предполагаемого увольнения.
Кроме этого, доплатите сотруднику зарплату за работу в выходные, если он выбрал день отдыха вместо двойной оплаты, но не успел его использовать. Письменно напомните работнику до увольнения, что у него остались отгулы. Решить, в какой день сотрудник отдохнет за работу в выходной, без его согласия нельзя. Если работник откажется писать заявление на отгул, сообщите бухгалтеру. Тогда сотрудник при увольнении получит доплату до двойного размера зарплаты за работу в выходной, письмо Минтруда от 18.05.2021 № 14-6/ООГ-4466.
В большинстве случаев работники, по тем или иным причинам не согласны с увольнением по инициативе работодателя. Распространенное основание, которое часто оспаривается работником в суде, это расторжение трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников организации.
Чтобы отстоять свою позицию в суде, работник может сослаться на следующие нарушения:
• процедура сокращения была нарушена. Например, сотрудник не был уведомлен за два месяца, ему не предлагали вакантные должности, в том числе временного характера;
• в период сокращения работодатель искал и принимал сотрудников на вакансии, которые работнику не предлагались. В суд могут быть предоставлены объявления работодателя о поиске сотрудников в интернете, также может быть подано ходатайство о представлении приказов о приеме на работу;
• сотрудник имеет достаточную квалификацию, чтобы занять вакантные позиции, но работодатель это не учел при принятии решения о сокращении;
• сотрудника нельзя сократить согласно законодательству. Например, он воспитывает детей до 14 лет без второго родителя, имеет трех и более детей, является мужем неработающей жены и другие основания указанные в ст. 261 ТК РФ.
Если работодатель проиграет дело, суд может потребовать:
• восстановить работника на работе в прежней должности. Такое решение суда подлежит исполнению немедленно, то есть со дня вынесения решения;
• оплатить работнику вынужденный прогул с даты увольнения по день восстановления на работе из расчета среднего заработка;
• выплатить работнику компенсацию морального вреда, если такие требования работником заявлялись в суде, и он доказал моральный ущерб.
Избежать лишних расходов и проблем с бывшим сотрудником получится, если все документы об увольнении оформлены в соответствии с требованиями, установленными нормами трудового права. И тогда, когда вы получите копию искового заявления от своего бывшего работника с требованием признать увольнение незаконным и восстановить его на работе, у вас не будет сомнений в том, что в суде представленные вами документы послужат основанием для отказа в удовлетворении искового заявления.