Если специфика деятельности компании требует круглосуточного присутствия сотрудников, то на помощь придет сменный режим работы. Как его правильно установить, какие нюансы следует учесть при составлении сменного графика, расскажем далее в нашей статье.
Сменную работу обычно вводят, когда по условиям производства выполнить работу в течение допустимой продолжительности ежедневной работы невозможно, например, при непрерывном производстве. А также когда это необходимо для увеличения объема выработки, оказания услуг, эффективного использования оборудования (ч. 1 ст. 103 ТК РФ). Например, посменно работают круглосуточные организации, в частности, магазины, рестораны, аптеки.
При сменной работе сотрудника (группу сотрудников) в течение суток сменяет на рабочем месте другой сотрудник или группа (ч. 1 ст. 100, ч. 1 ст. 103 ТК РФ). Можно установить разные режимы сменной работы внутри компании. Например, для токарей ввести работу в четыре смены, а для уборщиков помещений – в две смены по 12 часов.
Можно установить двухсменный режим работы, когда два сотрудника или две группы сотрудников работают посменно. А также трехсменный или четырехсменный режим (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 1 ст. 103 ТК РФ).
Сменные графики могут быть разными:
• сутки через трое;
• два через два;
• три через три и так далее.
Можно установить сменный режим:
• в целом по компании;
• в отдельном структурном подразделении;
• отдельным сотрудникам.
Для этого нужно составить и утвердить график сменности, а также прописать все элементы режима рабочего времени в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовых договорах сменщиков, а именно (ч. 1 ст. 100, ч. 2 ст. 103 ТК РФ):
• продолжительность рабочей недели и чередование рабочих и выходных дней;
• продолжительность каждой смены, а также время ее начала и окончания;
• число смен в сутки;
• время перерывов в работе, в частности, обеденного;
• указание на ненормированный рабочий день при необходимости.
Устанавливая сменный режим, нужно учитывать, что сотрудник не должен работать две смены подряд. Между ними должен быть межсменный отдых (ч. 5 ст. 103, ст. 107 ТК РФ). Это правило не нарушается при двухсменном режиме с 12-часовыми сменами и рабочей неделе с предоставлением выходных дней по скользящему графику «2 через 2». Например, работник в первый день отработал первую смену (с 07:00 до 19:00), после чего отдыхает и выходит на работу на второй день, но уже во вторую смену (с 19:00 до 07:00). Затем следует двухдневный отдых.
ТК РФ не устанавливает максимальную продолжительность рабочей смены (письмо Роструда от 02.12.2009 № 3567-6-1). Однако при составлении графика нужно учитывать, что для некоторых категорий сотрудников установлена максимальная продолжительность ежедневной работы (смены), в частности (ст. 94 ТК РФ):
• для сотрудников в возрасте от 15 до 16 лет – 5 ч.;
• лиц в возрасте от 16 до 18 лет – 7 ч.;
• учащихся, совмещающих учебу с работой, в возрасте от 14 до 16 лет — 2,5 ч., в возрасте от 16 до 18 лет – 4 ч.;
• лиц, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, где установлена сокращенная продолжительность рабочего времени: при 36-часовой рабочей неделе – 8 ч.; при 30-часовой рабочей неделе и менее – 6 часов.
Если сменный режим прописан в правилах внутреннего трудового распорядка, например, он установлен для всего подразделения, то в трудовом договоре достаточно указать реквизиты правил в актуальной редакции, а режим подробно не прописывать.
Если сменный режим работы установлен для отдельного сотрудника, то необходимо прописать все элементы режима рабочего времени и времени отдыха (абз. 6 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 1 ст. 104, ст. 107, 108 ТК РФ):
• продолжительность рабочей недели;
• продолжительность, время начала и окончания рабочих смен, а также число смен в сутки;
• чередование рабочих и выходных дней;
• время и продолжительность перерывов в работе;
• учетный период, если вводится суммированный учет рабочего времени.
Также нужно указать в договоре, что работник трудится по графику сменности (абз. 6 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 2 ст. 103 ТК РФ). Можно прописать порядок утверждения графика сменности и ознакомления с ним (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 2 ст. 103, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
Микропредприятия или некоммерческие организации, которые отказались от графиков сменности и правил внутреннего трудового распорядка, всю информацию должны указывать в тексте типовой формы трудового договора (ч. 1, 2 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ).
Приказ об утверждении графика сменности составляют в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. Такой документ часто оформляют на практике, чтобы определить дату, с которой действует график, или если вводят несколько графиков по структурным подразделениям. В приказе нужно указать:
• его дату и номер;
• дату введения в действие графика сменности с указанием структурного подразделения, если он не касается всей компании;
• поручения ответственным лицам, например, работнику отдела кадров ознакомить сотрудников с указанным графиком не позднее чем за один месяц до введения его в действие.
С приказом нужно ознакомить ответственных работников под подпись.
График сменности составляют в произвольной форме. В нем обычно указывают Ф.И.О. и должности сотрудников, распределение, продолжительность рабочих смен и выходных дней.
С документом нужно ознакомить сотрудников минимум за месяц до введения его в действие.
Пример. Сменный график работы «2 через 2» при 12-часовой продолжительности смены.
Учетный период: один год.
Число смен в сутки — 2.
Продолжительность смены — 11 часов.
Продолжительность перерыва для отдыха и питания — 1 час.
I смена: с 00:00 до 12:00, перерыв для отдыха и питания с 06:00 до 07:00.
II смена: с 12:00 до 24:00, перерыв для отдыха и питания с 16:00 до 17:00.
Выходные предоставляются по скользящему графику.
Условные обозначения:
«I» — работа в первую смену;
«II» — работа во вторую смену;
«В» — выходной день.
Образец графика на март 2023 года.
Пример. Сменный график работы в две смены по 8 часов.
Количество смен — 2.
Продолжительность смены — 8 часов.
Продолжительность перерыва для отдыха и питания в течение смены — 1 час.
Время начала и окончания смены:
• I смена: — с 06:00 до 15:00;
• II смена:- с 15:00 до 24:00.
Условные обозначения:
«I» — работа в первую смену;
«II» — работа во вторую смену;
«В» — выходной день.
Работникам с суммированным учетом рабочего времени, которые работают по графику сменности, оплату производят в дни выплаты зарплаты, исходя из установленной системы оплаты труда. Например, работнику на окладе нужно выплатить оклад и ежемесячную премию, если предусмотрена и является обязательной (ч. 1, 4 ст. 129, ч. 1 ст. 135, ч. 6 ст. 136 ТК РФ).
При графике сменности у работника могут образовываться недоработки, когда он отработал не всю норму рабочего времени, или, наоборот, переработки. Есть они или нет, определяют по итогам учетного периода (ч. 1 ст. 99, ч. 1, 3 ст. 104 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития РФ от 31.08.2009 № 22-2-3363).
Оплата недоработки зависит от того, по чьей вине она возникла. Если по вине работника (например, он прогулял), то оплачивать недоработку не нужно (ч. 3 ст. 155 ТК РФ).
Если недоработка возникла по вине работодателя (например, график сменности составлен с недоработкой), действовать нужно в зависимости от условий оплаты труда. Работнику с фиксированным окладом, который выполнил норму времени, предусмотренную графиком на конкретный месяц, положен оклад независимо от фактически проработанных часов (письмо Минтруда РФ от 01.09.2021 № 14-6/ООГ-8378).
Сотрудникам с часовой (дневной) ставкой и сдельщикам за такую недоработку рекомендуем сделать доплату не ниже среднего заработка с учетом ч. 1 ст. 155 ТК РФ. В этой ситуации работодатель не смог обеспечить отработку сменщиком суммарного количества часов за учетный период.
Полагаем, что дополнительная оплата «окладникам» недоработки сверх оклада исходя из среднего заработка может быть расценена как дискриминация сотрудника, который отработал норму полностью и получил только оклад (работал больше — получил меньше).
Если недоработка возникла не по вине работодателя или сотрудника, ее нужно оплатить в размере минимум 2/3 оклада (тарифной ставки), рассчитанного пропорционально фактически отработанному времени (ч. 2 ст. 155 ТК РФ). При сдельной оплате думаем, что нужно считать размер оплаты недоработки исходя из сдельной расценки. Перечень причин, не зависящих от сторон, нормативно не определен. На практике к ним относят, например, стихийные бедствия, аварии, другие чрезвычайные ситуации.
Если при сменной работе применяется обычный учет рабочего времени, то зарплату сменщикам выплачивают в дни выплаты зарплаты исходя из установленной им системы оплаты труда (ч. 1 ст. 135, ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если есть недоработки или переработки, то их следует оплатить вместе с зарплатой за тот месяц, в котором они образовались (по закону нет оснований оплачивать их позже).
Существует один нюанс. Средний заработок для оплаты недоработки по вине работодателя, выплачиваемый с учетом ч. 1 ст. 155 ТК РФ, рассчитывают из среднего дневного заработка, а не из среднего часового — как при суммированном учете рабочего времени. В остальном недоработку оплачивают как при суммированном учете.
На том, как оплатить переработку, мы отдельно остановимся ниже.
Если работник трудился в нерабочий праздничный день, который по графику сменности был у него рабочим, нужно оплатить каждый час работы не менее чем в двойном размере или в одинарном с предоставлением отгула. Вид компенсации выбирает сотрудник. Исключение — работник-сменщик со срочным трудовым договором до двух месяцев. Ему полагается только оплата не менее чем в двойном размере, а отгул он взять не вправе (ч. 1, 3, 4 ст. 153, ч. 2 ст. 290 ТК РФ).
Приведенные размеры оплаты за работу в нерабочий праздничный день — это тот минимум, который работодатель обязан выплатить сотруднику. Конкретные размеры можно установить в коллективном или трудовом договоре, в положении об оплате труда (ч. 2, 4 ст. 135, ч. 2 ст. 153 ТК РФ).
Расчет выплаты зависит от того, какая система оплаты труда у работника, и от вида выбранной им компенсации.
Работнику-сменщику со сдельной оплатой труда за работу в праздничный день платят не менее чем по двойным сдельным расценкам, если он выбрал повышенную оплату вместо отгула. А если решил взять отгул — исходя из одинарной сдельной расценки за изготовленную продукцию (ч. 1, 4 ст. 153 ТК РФ).
Сменщику с почасовой оплатой труда, который не стал брать отгул, платят минимум по двойной часовой тарифной ставке. А если он взял отгул, расчет производят исходя из одинарной часовой тарифной ставки за количество отработанных в этот день часов (ч. 1, 3, 4 ст. 153 ТК РФ).
Расчет работнику-сменщику, получающему оклад, зависит от того, была такая работа в пределах месячной нормы или нет. Так, если работа в этот день была за пределами месячной нормы и работник выбрал повышенную оплату, то сверх оклада ему надо заплатить минимум двойную часовую (дневную) ставку исходя из отработанных в этот день часов (ч. 1, 3, 4 ст. 153 ТК РФ).
Если на нерабочий праздничный день пришлась только часть рабочей смены, то в повышенном размере нужно оплатить часы, фактически отработанные в такой день (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).
Если выходной установлен графиком сменности, то работа в такой день оплачивается не менее чем в двойном размере или в одинарном с предоставлением отгула. Компенсацию выбирает сотрудник. Исключение — не могут взять отгул работники, у которых срочный трудовой договор на срок менее двух месяцев.
Если же это выходной в целом по компании, но рабочий для сменщика по его графику, то его оплачивают как обычный рабочий день.
Пример.
Оператор Сидоров работал по сменному графику 2/2, продолжительность его смены составила 11 часов. В августе 2023-го его смены пришлись на следующие даты: 3, 4, 7, 8, 11, 12 (сб), 15, 16, 19 (сб), 20 (вс), 23, 24, 27 (вс), 28, 31 августа. Также Петрова привлекали к работе 10 августа, хотя по графику этот день был для него выходным. За работу 10 августа Сидоров отгул не брал. Размер его часовой тарифной ставки — 175 рублей.
Коллективным договором, локальными нормативными актами, действующими в компании, и трудовым договором Сидорова не предусмотрена оплата работы в нерабочие праздничные и выходные дни в большем размере, чем установлено ст. 153 ТК РФ.
Рабочие смены Сидоров, которые пришлись на субботы, 12 и 19 августа и воскресенья, 20 и 27 августа, оплачиваются как обычные рабочие дни исходя из одинарной часовой тарифной ставки. По двойной тарифной ставке ему надо оплатить часы, отработанные 10 августа, так как он трудился в свой выходной день.
Таким образом, 16 смен, отработанных Сидоровым в августе 2023 года, нужно оплатить так:
• 15 смен — исходя из одинарной часовой тарифной ставки, что составляет 15 смен x 11 ч. x 175 руб. = 28 875 рублей;
• 1 смена (10 августа) — в двойном размере: 1 смена x 11 ч x 175 руб. x 2 = 3 850 рублей.
Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормальное число рабочих часов, которое определяется исходя из предусмотренной для отдельной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени (ч. 1, 3 ст. 104 ТК РФ). Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н в соответствии с ч. 3 ст. 91 ТК РФ.
Работодатель должен организовать рабочий процесс так, чтобы норма рабочего времени была отработана сотрудником за установленный учетный период. При этом в каждом из дней или в каждой неделе учетного периода длительность рабочего времени может меняться. Увеличение времени работы в какой-либо день или неделю компенсируется уменьшением рабочего времени в другие дни или недели учетного периода.
Пример 1.
Учетный период установлен как один месяц. Сотрудник при нормальной продолжительности рабочего времени, равной 40 часам в неделю, должен отработать в июле 2023 года 168 часов. В этом случае неважно, отработал он 40 часов в определенную неделю месяца или нет.
Исключение составляют отдельные категории сотрудников, продолжительность рабочего дня (смены) которых не может превышать предусмотренную в законе, что определено в ст. 94 ТК РФ. Если работник трудится неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период, соответственно, уменьшается (ч. 3 ст. 104 ТК РФ).
Пример 2.
Беременной женщине по ее просьбе установлено неполное рабочее время — 20 часов в неделю. При учетном периоде один месяц работница в июле 2023-го должна отработать 84 часа (20 часов в неделю / 5 рабочих дней в неделю x 21 рабочий день).
Для находящихся в отпуске или временно нетрудоспособных сотрудников норма рабочего времени уменьшается на время их отсутствия, поскольку отпуск и период временной нетрудоспособности не относятся к рабочему времени (ч. 1 ст. 91 ТК РФ, письма Минтруда РФ от 01.09.2021 № 14-6/ООГ-8378, от 25.12.2013 № 14-2-337).
Для сотрудников, находящихся в командировке, норма рабочего времени уменьшается на время нахождения в командировке, поскольку ее период в силу функционального назначения хотя и приравнивается к рабочему времени, но не является таковым (п. 3 письма Минтруда РФ от 25.12.2013 № 14-2-337).
Пример 3.
Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом один квартал. Норма рабочего времени за II квартал 2023 года при 40-часовой рабочей неделе составляет 488 часов. Работник с 07.04.2023 по 11.04.2023 находился на больничном, а с 22.06.2023 по 24.06.2023 — в командировке. В соответствии с графиком с 07.04.2023 по 11.04.2023 он должен был отработать 46 часов, а с 22.06.2023 по 24.06.2023 — 23 часа. Таким образом, норма рабочего времени для данного работника за II квартал 2023-го уменьшится на 69 часов и составит 419 часов.
ТК РФ не устанавливает особенности предоставления отпуска при сменном графике работы. Однако другими нормативными документами могут быть предусмотрены специальные дополнительные оплачиваемые отпуска именно сменщикам. Так, работникам промышленно-производственного персонала организаций угольной, сланцевой и горнорудной промышленности и некоторых других базовых отраслей предоставляется дополнительный отпуск за многосменный режим работы до четырех календарных дней (п. 1 Постановления Совмина СССР и ВЦСПС от 02.07.1990 № 647, ч. 1 ст. 116, ч. 1 ст. 423 ТК РФ).
Кроме того, дополнительный оплачиваемый отпуск может быть установлен коллективным договором, локальным нормативным актом компании, например, ПВТР (ч. 8 ст. 45, абз. 3 ч. 2 ст. 46, ч. 2 ст. 116 ТК РФ).
Для сменной работы характерно ведение суммированного учета рабочего времени, поскольку часто сложно соблюсти нормальную продолжительность работы в неделю, которая составляет не более 40 часов (ч. 2 ст. 91, ч. 1, 2 ст. 103, ч. 1 ст. 104 ТК РФ).
Порядок введения суммированного учета устанавливается ПВТР (ч. 4 ст. 104 ТК РФ). В них указывают продолжительность учетного периода, а также перечень должностей, для которых возможно введение суммированного учета.
В некоторых случаях в отношении той или иной категории сотрудников следует руководствоваться ведомственными нормативными актами. Например, водителям устанавливается суммированный учет рабочего времени с продолжительностью учетного периода один месяц (п. 5 Приказа Минтранса РФ от 16.10.2020 № 424).
Если суммированный учет не предусмотрен ПВТР, необходимо скорректировать этот локальный акт в порядке, установленном для его принятия, то есть с учетом мнения представительного органа работников.
Если суммированный учет установлен в отношении отдельных работников — условие об этом должно быть включено в трудовые договоры с ними.
Если из-за работы по графику сменности по итогу учетного периода у сотрудника образовалась переработка, то есть он отработал сверх установленной нормы часов, то ее нужно оплатить как сверхурочную работу. За первые два часа работы – минимум в полуторном размере, а если эта работа уже оплачена в одинарном размере при предыдущей выплате зарплаты, то нужно доплатить минимум до полуторного размера. Последующие часы – минимум в двойном размере, а если они уже оплачены в одинарном размере, то следует доплатить минимум до двойного размера. Вместо оплаты сотрудник может выбрать отгул — не менее времени, отработанного сверхурочно (ч. 1 ст. 99, ч. 1 ст. 152 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития РФ от 31.08.2009 № 22-2-3363).
Не советуем часы переработки распределять по рабочим дням и оплачивать в полуторном размере первые два часа (которые приходятся в среднем на каждый рабочий день учетного периода), а остальные часы — в двойном. Этот способ назван правильным в Определении Верховного Суда РФ от 27.12.2012 № АПЛ12-711. Однако оно основано на пункте 5.5 постановления Госкомтруда СССР от 30.05.1985 № 162, ВЦСПС № 12-55 , которое утратило силу. Поэтому менее рискованно пользоваться указанным нами способом. Рекомендуем его закрепить в локальном нормативном акте, например, в положении об оплате труда (ч. 1, 4 ст. 8, ч. 2 ст. 135 ТК РФ).
Если сотруднику установлен оклад, для расчета доплаты за сверхурочную работу необходимо будет дополнительно рассчитать часовую ставку. Это связано с тем, что доплата рассчитывается за каждый час сверхурочной работы.
При обычном учете рабочего времени расчет оплаты сверхурочной работы нужно делать за каждый день, когда она производилась. Первые два часа сверхурочной работы в соответствующий день оплачивают минимум в полуторном размере, оставшиеся – минимум в двойном, если сотрудник не взял отгул (ч. 1 ст. 99, ч. 1 ст. 152 ТК РФ).