Поставщик вправе потребовать внести предварительную оплату по договору, чтобы избежать возможного отказа со стороны клиента и других форс-мажорных ситуаций. В таких случаях при получении аванса клиент имеет право потребовать выписать авансовый счет-фактуру. В нашей статье вы узнаете, как составить такой документ и найдете образец его заполнения.
Счет-фактуру на аванс или же авансовый счет-фактуру продавец выставляет покупателю при получении от него предварительной оплаты. На основании этого документа поставщик начисляет НДС с аванса к уплате в бюджет, а клиент соответственно заявляет вычет с предоплаты.
После того как произойдет отгрузка товаров, продавец выпишет новый счет-фактуру, уже по отгрузке. Этот документ позволит поставщику принять к вычету НДС, начисленный на основании авансового счета-фактуры, а клиенту потребуется восстановить налог, который был принят к вычету.
Все выставленные счета-фактуры – авансовые, и по отгрузке продавцы и покупатели регистрируют в книге покупок и книге продаж. Затем данные из книг переносятся в разделы 8 и 9 декларации по налогу на добавленную стоимость за соответствующий период.
По общему правилу продавец или исполнитель обязан выставить авансовый счет-фактуру при получении предоплаты от клиента. Из общих правил есть четыре исключения, когда составлять такой документ не потребуется:
• продавец освобожден от уплаты НДС;
• отгрузка произойдет в течение пяти календарных дней в том же квартале;
• отгруженные товары, выполненные работы или оказанные услуги не облагаемые НДС или же подлежат обложению налогом по ставке 0 процентов (ст. 146, 149, 164 НК РФ);
• период изготовления товаров, работ, услуг превышает шесть месяцев (п. 13 ст. 167 НК РФ). Перечень таких товаров, работ, услуг утвержден Постановлением Правительства РФ от 28.07.2006 № 468.
Во всех остальных случаях поставщики обязаны выставлять авансовый счет-фактуру при получении аванса, задатка или любой другой предварительной оплаты от клиента.
Продавец выписывает авансовый счет-фактуру в момент получения предоплаты, которая поступила на расчетный счет или в кассу, от клиента. Это требование также действует в отношении любых авансов, в том числе и неденежных.
В случае если авансов несколько, то на каждый из них составляется отдельный счет-фактура. Такие правила предусмотрены в пункте 17 правил составления счетов-фактур, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – постановление № 1137).
Продавец обязан выписать авансовый счет-фактуру не позднее чем 5 календарных дней со дня поступления предоплаты в счет будущих поставок товаров, работ, услуг и передачи имущественных прав.
Важно учесть, что дату поступления аванса включают в пятидневный срок. При этом он переносится, если крайний срок выпадает на выходной или праздничный день. В этом случае выставить авансовый счет-фактуру можно в ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Продавец составляет счет-фактуру на полученный аванс по стандартной форме, которая утверждена постановлением № 1137. Оформить документ можно на бумаге или в электронном виде. Электронный документ составляется по формату, утвержденному Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Электронные авансовые счета-фактуры выставляются только при наличии взаимного соглашения сторон сделки и соответствующих технических средств для приема и обработки таких документов. Об этом сказано в абзаце 2 п. 1 ст. 169 НК РФ.
В связи с этим далее мы рассмотрим порядок составления бумажного счета-фактуры на аванс.
Авансовый счет-фактуру на бумажном носителе заполняют от руки или при помощи компьютера в двух экземплярах. Разрешено также составлять документ частично при помощи компьютера и частично от руки.
При этом важно соблюдать следующий алгоритм заполнения.
Сначала заполняют шапку документа, в которой записывают порядковый номер и дату составления счета-фактуры, а также реквизиты продавца и клиента – наименование, адрес, ИНН и КПП. Кроме того, указывают реквизиты платежек на аванс, наименование валюты и идентификатор госконтракта, при наличии.
Затем необходимо в строках «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» и «Документ об отгрузке» проставить прочерки. Такой порядок предусмотрен пунктом 4 правил заполнения счетов-фактур, утвержденных постановлением № 1137 и п. 5.1 ст. 169 НК РФ.
Далее заполняют табличную часть документа.
В графе 1а указывают название товаров, работ, услуг или имущественных прав, в счет оплаты которых поступил аванс. При этом такое наименование может быть обобщенным. Также целесообразно записать реквизиты договора, по которым получена предоплата.
В графах 7–9 таблицы указывают последовательно расчетную ставку налога — 20/120 или 10/110, сумму НДС исходя из расчетной ставки и сумму полученной предоплаты от клиента.
В графах 12–13 нужно заполнять показатели, только когда предоплата получена в счет поставки прослеживаемых товаров. Остальные графы оставляют пустыми или проставляют прочерки.
Итоговый вариант счета-фактуры на аванс должен подписать генеральный директор и главный бухгалтер или другие ответственные лица организации, которые уполномочены проставлять свои визы в таких документах.
Порядок регистрации авансовых счетов-фактур отличается для продавцов, покупателей и посредников. Далее мы рассмотрим порядок регистрации счета-фактуры на аванс в каждом из этих случаев.
Продавец – плательщик НДС записывает авансовые счета-фактуры в книге продаж. После отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг продавец выдает покупателю документ на отгрузку и регистрирует его в книге продаж. Одновременно с этим счет-фактуру на аванс поставщик регистрирует в книге покупок, чтобы заявить вычет (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ).
Важно учесть, что стоимость товаров, работ, услуг, которую продавец отражает в графе 14 книги покупок, должна соответствовать стоимости, которая указана в графе 9 счета-фактуры на аванс. На какую сумму отгружены товары, работы, услуги и какую сумму НДС с аванса продавец принимает к вычету, значения не имеет.
Покупатель при получении от поставщика авансового счета-фактуры регистрирует этот документ в книге покупок. Это делается для того, чтобы заявить к вычету сумму НДС, выделенную в документе (п. 2, 6, 21 правил, утвержденных постановлением № 1137).
После поступления товаров у покупателя возникнет право еще раз заявить вычет, но уже по счету-фактуре на отгрузку. Этот документ тоже нужно зарегистрировать в книге покупок. При этом для избежания двойного уменьшения налога к уплате сумму вычета по авансовому счету-фактуре покупатель обязан восстановить (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).
Для этого авансовый счет-фактуру необходимо зарегистрировать в книге продаж. Порядок регистрации таких счетов-фактур в законодательстве подробно не прописан. На практике их регистрируют аналогично счетам-фактурам, которые продавцы выставляют при отгрузке.
Посредник обязан зарегистрировать в журнале учета полученные и выставленные счета-фактуры на аванс, только если действует в сделках от своего имени в интересах заказчиков. В частности, это обязаны делать комиссионеры и агенты. Форма журнала учета поступивших и выписанных счетов-фактур, а также правила его заполнения утверждены постановлением № 1137.