Трудовое законодательство обязывает работодателей при выплате зарплаты извещать в письменной форме каждого сотрудника о ее составных частях. В нашей статье речь пойдет о документе, в котором содержится расшифровка данной информации. Рассмотрим порядок и срок, которые предусмотрены для выдачи расчетных листков. Также вы сможете скачать образец данного документа, актуальный в 2023 году.
Расчетный листок – это документ, который содержит сведения обо всех начислениях, причитающихся работнику. Цель выдачи листка — проинформировать работника, из чего складывается его заработок. В статье 136 Трудового кодекса РФ закреплена обязанность работодателя письменно извещать сотрудника о компонентах заработка, который он получает на руки.
Исходя из указанной нормы трудового законодательства, расчетка должна содержать следующую информацию:
— о составных частях зарплаты работника за соответствующий период;
— размерах иных начисленных сумм. К ним относится денежная компенсация за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и так далее;
— размерах и основаниях произведенных удержаний;
— об общей сумме, подлежащей выплате.
Унифицированная форма данного документа законодателем не предусмотрена. Разработка и утверждение своей формы – задача каждой организации. При наличии профсоюзной организации форма расчетного листка должна быть согласована с ней (ч. 2 ст. 136 ТК РФ, Постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3). Бланк расчетки утверждается приказом организации.
Письмо Минфина РФ от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 говорит о том, что расчетный листок должен быть создан на основе документов, в которых:
- отражен расчет зарплаты: расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401) или расчетная ведомость (ф. 0504402);
- содержатся справочные сведения о заработной плате: карточка-справка (ф. 0504417).
При формировании документа нужно учитывать требования ст. 136 ТК РФ о том, какую информацию необходимо представить сотрудникам, о которой речь шла выше.
В первую очередь должны быть раскрыты составные части зарплаты, которые начислены за соответствующий период. К ним относятся (ч. 1 ст. 129 ТК РФ):
- вознаграждение за труд — за отработанное и неотработанное время, систематическая оплата питания и проживания, другие аналогичные выплаты;
- компенсационные выплаты — за особые условия труда, работу в местностях с особыми климатическими условиями, в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
- стимулирующие выплаты — за интенсивность и качество выполняемых работ, стаж непрерывной работы, премиальные выплаты по итогам работы.
Также в расчетном листке нужно показать размеры иных начисленных сумм. Это, к примеру, оплата больничных листов, компенсации за задержку обязательных выплат работникам.
Необходимо отразить размеры и основания произведенных удержаний, как то:
- обязательные: членские профсоюзные взносы, НДФЛ, удержания по исполнительным листам;
- осуществляемые по инициативе работодателя — возмещение неотработанного аванса, невозвращенные авансы, суммы, выданные под отчет, возврат сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок;
- осуществляемые по инициативе работника — перечисление в счет погашения кредитов, дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии.
В итоге должна быть указана общая сумма, которую сотрудник должен получить в расчетном периоде. Она равна сумме всех начислений за минусом произведенных удержаний.
Выплаты командировочных расходов, в частности, суточные, расходы на проезд не считаются начислениями в составе зарплаты, поэтому в расчетный листок они не включаются. Однако при необходимости компания может ввести данную информацию в расчетный листок дополнительным разделом.
Расчетный листок не относится к документам, которые необходимо заверять надлежащим способом, поэтому ставить на нем печать и подпись необязательно, но можно это сделать по просьбе работника.
В соответствии с абзацем 7 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан выплачивать причитающуюся сотрудникам зарплату в полном размере и в сроки, установленные согласно ТК РФ, колдоговору, правилам внутреннего трудового распорядка, трудовым договорам.
Статьей 136 ТК РФ установлено, что работодатель должен предоставлять сотруднику данные о составных частях зарплаты за соответствующий период, о размерах иных начисленных работнику сумм. Кроме того, компания обязана предоставить работнику сведения о размерах и об основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате.
Все это указывает на обязательность выдачи расчетки для работодателя. Такое положение вещей существует еще с советских времен. Однако на практике работодатели часто пренебрегают этим документом. Вместе с тем при проверке трудовая инспекция обращает пристальное внимание на выдачу работникам расчетных листков.
Обязательность предоставления сотрудникам расчетных листков была освещена и в документе, утвержденном Рострудом 22.11.2017, под названием «Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за III квартал 2017 года».
Не выдавая расчетный лист, компания нарушает нормы трудового права и несет риски того, что сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию, а также в суд. Все эти действия могут повлечь негативные последствия для работодателя.
За нарушение трудового законодательства предусмотрена ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа для должностных лиц в размере от до 5 тыс. рублей, для юрлиц — от 30 до 50 тыс. рублей. При повторном аналогичном нарушении согласно части 2 указанной нормы должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет, а юрлицо оштрафовано на сумму от 50 до 70 тыс. рублей.
Судебная практика также подтверждает необходимость выдачи расчетных листков. Так, в Апелляционном определении Московского горсуда от 30.06.2017 по делу № 33-8525/2017 указывается, что ст. 136 ТК РФ представляет собой гарантию реализации закрепленного ст. 2, 21, 22, 56 Трудового кодекса права работника на своевременную и в полном размере выплаченную зарплату. Согласно статье 56 ГПК РФ каждая сторона должна доказать обстоятельства, на которые ссылается в обоснование своих требований и возражений. Обстоятельства дела, которые в соответствии с законом должны быть подтверждены определенными средствами доказывания, не могут подтверждаться никакими другими доказательствами. Факт начисления сумм подтверждается в суде расчетными листками организации ответчика, справками формы 2-НДФЛ.
Поэтому расчетный листок может являться, кроме прочего, и доказательством того, что фирма производила выплаты работнику в полном объеме.
Разъяснения о том, когда и с какой периодичностью выдаются сотрудникам расчетные листки, в законодательстве не содержатся. Все необходимые моменты компания должна утвердить в своем локальном нормативном акте.
Периодичность выдачи расчетного листка может быть любой: один, два или несколько раз в месяц. Но данный документ должен выдаваться не реже чем раз в месяц при окончательном расчете по итогам работы за месяц.
В части 6 статьи 136 ТК РФ сказано, что зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а в ч. 1 ст. 136 ТК РФ закреплена обязанность работодателя при выплате зарплаты извещать работника о начисленных, удержанных и подлежащих выплате суммах. Если рассматривать норму закона дословно, то расчетный листок должен формироваться два раза в месяц.
При выплате отпускных сумм, если исходить из того, что данная выплата считается вознаграждением за труд за неотработанное время, выдавать расчетный листок также надо. Однако в письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 сообщается, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать расчетный листок в данном случае нет необходимости .
Еще в двух случаях может возникнуть вопрос о надобности выдачи расчетного листка: при выплате больничного и при увольнении сотрудника. В первом случае специально выдавать листок не надо, так как пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются в ближайший день выдачи заработной платы. Во втором случае листок должен быть выдан обязательно в связи с тем, что при увольнении производится окончательный расчет с работником.
На практике расчетные листки выдаются, как правило, один раз по итогам месяца при выплате зарплаты (письма Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1, ГИТ в городе Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).
Способ выдачи расчетного листка должен быть закреплен в трудовом, коллективном договорах, положении об оплате труда или в приказе. Это может быть как бумажный, так и электронный вариант документа. Трудовое законодательство не предъявляет каких-либо требований к способу выдачи. Допустима передача расчетного листка через электронную почту или мессенджеры. В последнем случае компания должна попросить работника письменно сообщить номер почты или телефона, на которые нужно отправить расчетный листок (письма Минтруда РФ от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, Роструда от 04.03.2021 № ПГ/03474-6-1, ГИТ в городе Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).
За невыдачу расчетного листка работодатель несет административную ответственность, поэтому:
- бумажный расчетный листок выдается под подпись лично сотруднику или другому работнику, на которого сотрудник оформил доверенность для получения данной информации. Компания может завести журнал выдачи расчетных листков и официально закрепить такой способ получения документа;
- электронный расчетный листок может быть отправлен посредством мессенджеров на электронную почту или в личный кабинет сотрудника на сайте учреждения. При передаче по электронным каналам связи можно предусмотреть техническую возможность подтверждения сотрудником получения документа.
Листки выдаются независимо от порядка выплаты зарплаты: через кассу, на банковскую карту или натуральным способом. В Трудовом кодексе РФ говорится о факте выплаты зарплаты, который влечет обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).
Момент предоставления сотрудникам расчетного листка законодательство также не определяет. Поэтому фирма вправе установить в своих локальных нормативных актах временные промежутки, когда будет выдавать расчетные листки: до, во время или после выдачи зарплаты (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).
Он заполнен на примере общества с ограниченной ответственностью. Чтобы минимизировать вопросы, как составить расчетный листок и читать данный документ, в образце приведены необходимые примечания.