При выдаче заработной платы из кассы компания вправе составлять расчетно-платежную ведомость. Документ отражает начисление и выплату сотрудникам, поэтому позволяет сократить документооборот. Когда и по каким правилам заполнять расчетно-платежную ведомость, узнаете из нашей статьи.
Если организация имеет небольшой штат и выплачивает зарплату наличными, она может оформлять расчетно-платежную ведомость. Документ включает графы как для расчета зарплаты, так и для подписей сотрудников. Поэтому при его заполнении другие формы составлять не требуется.
Для оформления расчетно-платежной ведомости используют унифицированный бланк Т-49 или самостоятельно разработанный документ аналогичного содержания и назначения. Однако законодательно утвержденная форма имеет все поля, необходимые для заполнения, и более предпочтительна для применения.
На бланке ведомости бухгалтер ежемесячно производит начисление зарплаты. Для этого используют следующие документы и данные:
• тарифную ставку или оклад;
• табель учета рабочего времени;
• документы, обоснующие причину отсутствия сотрудника, среди которых приказ на отпуск или командировку, больничный лист;
• распорядительные документы на иные вознаграждения;
• документы, подтверждающие выдачу денег в счет начислений.
Расчетно-платежная ведомость формируется в одном экземпляре. Заполнять документ можно вручную или автоматизированным способом с использованием учетной программы.
Бланк состоит из двух страниц и имеет заголовочную и табличную части.
Заполнение начинается с основной таблицы. Количество строк зависит от численности персонала. В отношении каждого сотрудника заполняется отдельная строка.
В графе 1 проставляется порядковый номер, в графе 2 – табельный номер работника, а в графе 3 – должность по трудовому договору или штатному расписанию.
Далее указывают данные о заработке и рабочем времени. В четвертом столбце вписывают размер тарифной ставки или оклада сотрудника. В трех следующих графах отражается информация о количестве отработанных дней или часов. Так, в пятой графе записывают число рабочих дней, в шестой – выходных, а в седьмой – праздничных.
Блок «Начислено» приводится в 8–12 графах. Каждый столбец работодатель называет в зависимости от вида начисления: надбавки, премии, отпускные, командировочные и другие. В графе 13 указывают данные о других доходах в виде социальных начислений и материальных благ, например, в виде матпомощи.
В графе 14 отражается общая сумма начислений, которая определяется как сумма граф 8–13.
Блок «Удержано и зачтено» предназначен для сведений об удержаниях из зарплаты работников. В столбце 15 приводится сумма НДФЛ, а в столбцах 16–18 – информация о прочих удержаниях.
Графу 19 заполняют при наличии задолженности компании перед работником, графу 20 – если у сотрудника есть долг перед организацией. В первом случае это может быть выданный сотрудником заем организации, а во втором – выявленная недостача материальных ценностей.
В графу 21 вписывается итоговая сумма, которая полагается сотруднику.
В блоке «Деньги получил» в графе 22 включают фамилию и инициалы работника, а в 23 – проставляется подпись или делается запись о депонировании суммы.
В таблице необходимо заполнить все графы. Если показатель отсутствует, то в строке проставляют прочерк.
Далее заполняется заголовочная часть формы. В ней указывают сведения о работодателе: компании или ИП, наименование структурного подразделения (при наличии) и код по ОКПО.
Затем приводят срок выдачи зарплаты из кассы, общую сумму к выплате цифрами и прописью, номер документа, дату его составления, а также период, за который оформлена ведомость. Важно помнить, что зарплата должна быть выдана не позднее пяти рабочих дней.
Расчетно-платежная ведомость подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Подписи приводятся с расшифровкой, а в последней строке части указывается дата.
После этого ведомость передают в кассу. Когда деньги выданы, напротив фамилий сотрудников, которые не получили деньги в срок, кассир делает запись: «Депонировано». Если выплата производится по доверенности, в эту же строку вносят реквизиты документа.
На второй странице формы под основной таблицей вписывают суммы выданной и депонированной зарплаты как цифрами, так и прописью. Также указывают номер и дату РКО.
В конце проставляют подписи с расшифровками кассира, выдавшего наличные, и бухгалтера, который проверил оформление документа.
Ведомость, по которой полностью проведена выплата, хранится в бухгалтерии учреждения в течение пяти лет.
Если в форме допущена ошибка, скорректировать ее нужно путем зачеркивания неверных данных и указания правильных. Такую запись заверяют надписью: «Исправленному верить» — и подписями всех ответственных сотрудников.
При этом подчистки и замазывания при помощи корректирующей жидкости не допускаются.
Титульная часть включает наименование экономического субъекта, общую сумму к выплате и подписи руководителя и главбуха.
Основная таблица содержит информацию о сотрудниках, отработанном времени, видах начислений заработной платы и удержаний из нее, а также о суммах к выдаче каждому работнику.
Подписи кассира и бухгалтера, проверившего документ, находятся под табличной частью.
В шапке формы прописывают название компании или Ф.И.О. ИП, наименование структурного подразделения, если оно имеется, код ОКПО, дату заполнения, номер документа и период, за который документ составлен.
Затем вносится общая сумма выдачи наличных прописью, срок выплаты, приводятся подписи руководителя или представителя по доверенности и главного бухгалтера.
В основной части расчетно-платежной ведомости указывают табельный номер, должность сотрудника, сведения о тарифной ставке и отработанных днях или часах.
Далее отражается информация по заработной плате. Так, в графу 8 вписывают сумму, начисленную по тарифной ставке или окладу, в графе 9 – размер премии, начисленной по приказу или распоряжению руководителя компании, в графе 10 – суммы пособий по листу нетрудоспособности. В столбцы с 11-го по 13-й вписывают величину прочих выплат. В графе 14 приводится общая сумма начислений.
В блоке об удержаниях в столбце 15 указывают сумму НДФЛ, который удержан с работника, а в колонках 16–18 – размер иных видов удержаний. К последним относят, например, алименты, профсоюзные взносы. В графах 19 и 20 отражают задолженности соответственно за организацией и работником.
Двадцать первый столбец предназначен для записи суммы к выплате. Она рассчитывается как разница между графой 14 и графами 15–18 и сумма графы 19 при наличии в ней показателя.
В графе 23 сотрудник, получивший зарплату, ставит свою подпись.
Под таблицей указывается общая сумма выплаты, приводятся реквизиты расходника, проставляются подписи кассира и бухгалтера с расшифровками.