Работодатели с 2023 года должны сдавать новую отчетность – персонифицированные сведения о физических лицах. Кто и в каком порядке ее подает, расскажем в нашей статье. Также приведем бланк документа, доступный для скачивания, и пример его заполнения.
Персонифицированные сведения о физических лицах подают по форме, утвержденной Приказом ФНС РФ от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Это замена СЗВ-М – отчетности, которая ранее ежемесячно сдавалась в Пенсионный фонд России. Сведения по форме СЗВ-М в последний раз нужно было подать за декабрь 2022 года в Социальный фонд России не позднее 16.01.2023.
Персонифицированные сведения подают плательщики страховых взносов. Исключение сделано для тех, кто применяет АУСН (ч. 2 ст. 18 Закона «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Автоматизированная упрощенная система налогообложения» от 25.02.2022 № 17-ФЗ).
Данные нужно подать о каждом застрахованном лице. В их число входят лица, в пользу которых были начислены выплаты и другие вознаграждения в рамках трудовых отношений и ряда гражданско-правовых договоров. К последним относятся:
• договоры на производство работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, указанные в пп. 1–12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности, указанные в пп. 1–12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ.
Сведения подаются на физических лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, даже если в пользу этих лиц в отчетном периоде не было выплат.
Данные о самозанятых, с которыми заключены договоры ГПХ, в общем случае включать в состав формы не нужно. Она подается по застрахованным лицам, а выплаты самозанятым по таким договорам не облагаются страховыми взносами (ч. 1 ст. 15 Закона «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» от 27.11.2018 № 422-ФЗ, п. 3.1 порядка заполнения формы, утвержденного приказом № ЕД-7-11/878@). Исключение составляют случаи, когда выплата самозанятому не признается объектом обложения налогом на профессиональный доход, например:
• на отчетную дату от него не получен чек на оплату. При получении чека после сдачи формы нужно подать уточненные сведения;
• самозанятый был работником компании менее чем два года назад.
Персонифицированные сведения, в отличие от формы СЗВ-М, подают в налоговую инспекцию по месту регистрации компании или жительства индивидуального предпринимателя. Налоговики затем передадут необходимую информацию в СФР.
Данные на 10 человек и менее можно подать на бумаге или в электронной форме. Если в отчете 11 человек и более, то его нужно подать электронно (п. 10 ст. 431 НК РФ). Формат передачи сведений в электронной форме приведен в приложении № 6 к Приказу ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@.
Персонифицированные сведения подают ежемесячно не позднее 25-го числа. Если последний день срока выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, отчетность нужно подать не позднее следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
В 2023 году сроки подачи сведений следующие:
• 27 февраля 2023 года — за январь 2023 года;
• 27 марта 2023 года — за февраль 2023 года;
• 25 апреля 2023 года — за март 2023 года;
• 25 мая 2023 года — за апрель 2023 года;
• 26 июня 2023 года — за май 2023 года;
• 25 июля 2023 года — за июнь 2023 года;
• 25 августа 2023 года — за июль 2023 года;
• 25 сентября 2023 года — за август 2023 года;
• 25 октября 2023 года — за сентябрь 2023 года;
• 27 ноября 2023 года — за октябрь 2023 года;
• 25 декабря 2023 года — за ноябрь 2023 года.
Отчет включает в себя два раздела:
• титульный лист;
• персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.
При заполнении титульного листа нужно указать (пп. 2.2–2.11 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 29.02. 2022 № ЕД-7-11/878@):
• ИНН и КПП компании (если форму заполняет физлицо, то его ИНН);
• номер корректировки. В случае первичной подачи сведений за период указывается «0—»;
• код периода, за который подаются сведения;
• год, за период которого представляются данные;
• код налогового органа, в который представляется форма;
• код места представления сведений. Российская компания, представляющая сведения по месту своего нахождения, указывает «214», ИП, сдающий отчетность по месту жительства – «120»;
• наименование организации (обособленного подразделения — при наличии у него наименования). Если форму подает физлицо, то приводятся его Ф.И.О. полностью, без сокращений;
• ОГРНИП (указывают ИП и главы крестьянских (фермерских) хозяйств).
На второй и последующих страницах формы приводятся персонифицированные сведения обо всех застрахованных лицах. Для каждого физлица предусмотрен отдельный блок строк 010–070.
Строку 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице» при первичной подаче сведений не заполняют (п. 3.3 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@).
Далее указывают персональные данные физлица (пп. 3.4–3.6 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@):
• ИНН (при наличии);
• СНИЛС;
• Ф.И.О. в соответствии с документом, удостоверяющим личность.
В строке 070 прописывается сумма выплат и других вознаграждений в пользу данного лица, начисленная за месяц, за который подаются сведения (п. 3.7 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@).
Если застрахованному лицу в отчетном периоде не были начислены выплаты, все равно сведения о нем нужно включить в форму. Его персональные данные отражаются в строках 020–060 в обычном порядке.
В строке 070 (сведения о выплатах) проставляются прочерки (п. 3.2 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@).
Ошибки, выявленные в представленной форме, можно исправить, подав уточненные сведения. Срок их представления — не позднее сдачи РСВ за соответствующий расчетный (отчетный) период. В уточненную форму включают сведения в отношении тех физлиц, по которым вносятся исправления или дополнения (п. 1.2 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@).
При подаче уточненной формы в ее состав включают титульный лист. Номер корректировки указывается с учетом сквозной нумерации. Для уточненных сведений это — «1—», «2—», «3—» и так далее (п. 2.5 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@).
Если необходимо аннулировать ранее поданные данные о физлице, в строке 010 проставляется «1», блок строк 020060 повторяется, в строке 070 проставляется прочерк. Если сведения нужно исправить, то одновременно заполняется новый блок строк 020–060 с правильными данными о физлице и приводятся сведения о выплатах в его пользу (п. 3.3 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@).
При ошибке, допущенной только в сумме выплат (строка 070), код 1 по строке 010 проставлять не нужно. В этом случае представляется уточненная форма с правильной суммой.
Индивидуальный предприниматель, у которого не работают сотрудники по трудовому договору и по ГПД и отсутствуют выплаты другим застрахованным лицам, не является страхователем. Также такая обязанность отсутствует у организаций и ИП, применяющих АУСН. Поэтому подавать нулевой отчет о персонифицированных сведениях в таких ситуациях не нужно.
Если в компании нет сотрудников, в отчет в любом случае включаются данные директора и начисления в его пользу. Если нет начислений директору, то информацию о нем все равно включают в форму. В строке 070 бумажной отчетности в этом случае ставятся прочерки, в электронной форме она остается пустой.
Сведения нужно подавать на всех работников, числившихся в организации в отчетном месяце по трудовому договору или работавших по ГПД, включая тех, кто в нем уволился, и тех, у кого не было выплат.
Как упомянуто выше, если в отчетном месяце застрахованному лицу не начислялись выплаты, сведения о нем тем не менее необходимо отразить в форме.
За просрочку подачи ежемесячного отчета в налоговые органы ответственность в виде штрафа наступает по НК РФ. Однако практики применения штрафов за это нарушение пока нет. Можно предположить, что штрафовать будут либо на 200 рублей по п. 1 ст. 126 НК РФ, либо на 5 тыс. рублей по ст. 129.1 НК РФ.
Также не совсем понятно, будут ли налагаться финансовые санкции на страхователя за ошибки в форме, а если будут, то по какой норме НК РФ. В пункте 7 статьи 431 НК РФ об этом не сказано.
В любом случае снижение налоговых штрафов за данные правонарушения возможно по общим правилам, так как специальные предписания в отношении ответственности за нарушения при предоставлении персонифицированных сведений НК РФ не установлены.
Перечень смягчающих обстоятельств по налоговым нарушениям приведен в п. 1 ст. 112 НК РФ. Если они есть, штраф уменьшают не меньше чем в два раза (п. 3 ст. 114 НК РФ).