Каждый работодатель хотел бы свести опоздания к минимуму. Но что делать, если сотрудник злоупотребляет доверием и каждый раз придумывает новые отговорки для регулярных опозданий? Расскажем в статье, можно ли уволить нарушителя и встанет ли на вашу сторону суд, если сотрудник не согласится с таким наказанием.
В Трудовом кодексе РФ не найти регламентированное определение того, что является опозданием. Так, одни работодатели считают, что сотрудник опоздал, если пришел позже на 30—40 минут и более. Другие компании относятся к опозданиям работников строже и считают, что сотрудник нарушил дисциплину, даже если задержался всего на пару минут.
На практике опозданием принято называть любое появление сотрудника на рабочем месте позже положенного срока — от 1 минуты до 4 часов в течение всего рабочего дня или смены, независимо от продолжительности. Если работник где-то задержался более четырех часов, это уже считается прогулом (ст. 81 ТК РФ).
По общим правилам режим работы и виды опоздания работодатели устанавливают в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ разрабатывается компаниями самостоятельно, и каждый работник обязан его соблюдать (ст. 21 ТК РФ).
Если сотрудник периодически приходит в компанию не вовремя, не спешите сразу же его наказывать за правонарушение. Попробуйте сначала поговорить с работником, узнайте, по какой причине сотрудник опаздывает. Если причина уважительная или работник согласовал свое отсутствие, оснований применять взыскание или увольнять его нет.
Перечень уважительных причин опоздания на работу закон не устанавливает. Предусмотреть все жизненные ситуации невозможно. Поэтому такой вопрос решает руководитель организации в каждой ситуации отдельно. При этом он учитывает объяснения, которые дал сотрудник (ст. 193 ТК РФ).
Уважительными причинами признают, например:
• сбои в работе общественного транспорта;
• отсутствие служебного транспорта, который должен доставлять сотрудников на работу;
• вызов в правоохранительные органы или суд;
• болезнь сотрудника, медосмотр, обращение за медицинской помощью для родственника;
• невозможность выйти на работу из-за пожара или стихийного бедствия;
• работник попал в ДТП и сообщил об этом работодателю.
При рассмотрении причины опоздания и принятии решения, наказывать сотрудника или нет, учтите характер его работы, последствия и угрозу, которую для компании и окружающих создавало такое поведение сотрудника. Есть профессии, для которых важна пунктуальность, и даже одна минута может быть критичной и стоить человеку жизни.
Неуважительными причинами опоздания на работу можно признать следующие ситуации:
• пробки на дорогах;
• визит на другую работу;
• неблагоприятные погодные условия, характерные для данной местности;
• загрязнение одежды из-за форс-мажора по пути на работу;
• внезапная поломка автомобиля;
• ремонтные работы в доме;
• участие в ДТП, о котором не сообщил работодателю;
После того как работодатель выяснит причину опоздания сотрудника, нужно затребовать письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ). Убедитесь, что в день опоздания он не ездил в другой офис вашей организации, не был на деловой встрече, не исполнял государственные или общественные обязанности (например, был понятым), а также не отсутствовал из-за того, что ездил по делам по поручению своего непосредственного руководителя. В этих случаях несвоевременная явка на работу не считается опозданием. Помните, что наказать можно лишь за опоздание без уважительных причин.
После того как установите, что работник опоздал, зафиксируйте это актом об опоздании на работу. Укажите в нем точное время, когда сотрудника не было на работе. Подписать этот акт должны минимум три свидетеля. После этого ознакомьте с ним под подпись опоздавшего работника. Если он откажется расписываться, укажите это в самом акте.
Акт об опоздании вы можете скачать по ссылке.
После составления акта непосредственный руководитель сотрудника должен написать на имя директора докладную записку, в которой нужно указать все известные обстоятельства нарушения трудовой дисциплины. Также к докладной записке необходимо приложить акт об отсутствии сотрудника и передать директору.
Запросите у опоздавшего объяснительную, сделать это лучше письменно. У сотрудника есть два рабочих дня, чтобы представить объяснительную записку. Если в течение этого времени он ее не предъявит, составьте об этом акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).
Если сотрудник не может пояснить причину систематических опозданий или ссылается на недостаточные для оправдания обстоятельства, предупредите, что приход на работу после установленного времени неприемлем в вашей компании и при дальнейших нарушениях трудовой дисциплины вы вынуждены будете применить к нему меры.
При наказании работника нужно учитывать тяжесть проступка. Так, за одно опоздание работника уволить нельзя, но вы можете объявить ему замечание или выговор. Для этого издайте приказ. Основанием такого приказа могут быть докладная записка, акт об отсутствии его на работе, а также иные доказательства, которые подтвердят его отсутствие на работе, например, сведения из пропускной системы.
После того как приказ подпишет руководитель организации, ознакомьте сотрудника с ним под подпись. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней со дня издания приказа.
Сотрудник обязан добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Одной из таких обязанностей является соблюдение трудовой дисциплины, в том числе режима рабочего времени.
Следовательно, неисполнение условий трудового договора, связанных с режимом работы, может быть расценено как нарушение дисциплины труда. И к работнику изначально может быть применено одно из дисциплинарных взысканий: замечание или выговор.
Как применить дисциплинарное взыскание к работнику за опоздание:
1. Составьте акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте.
2. Запросите у работника объяснительную.
3. Напишите докладную записку на имя руководителя.
4. Подготовьте приказ о применении дисциплинарного взыскания.
5. Отдайте приказ на подпись руководителю.
6. Ознакомьте работника с приказом под подпись в течение трех рабочих дней.
Но если у работника к моменту опоздания есть непогашенное дисциплинарное взыскание или опоздание у него будет зафиксировано более чем на четыре часа, то его можно будет даже уволить по статье за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), или за прогул (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Учтите, что уволить сотрудника можно только за неоднократные нарушения трудовой дисциплины. То есть если сотрудник систематически опаздывает, каждый его проступок нужно зафиксировать, выполнить процедуру привлечения его к дисциплинарной ответственности, объявить замечание или выговор. И только когда у работника будут неснятые дисциплинарные взыскания, то при очередном опоздании его можно уволить за неоднократность нарушений (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Кроме дисциплинарных взысканий и увольнения, к сотруднику можно применить наказание в виде лишения премии. В случае если вы отказываетесь премировать непунктуальных работников, подробно распишите критерии выплаты вознаграждения. Например, можете указать, что премия не будет начислена работникам, которые не соблюдают дисциплину труда.
При опоздании работника вам также необходимо зафиксировать данный факт соответствующим актом, составить докладную записку на имя руководителя и взять с работника объяснительную. Так вы сможете доказать, что законно не начислили премию работнику.
Кроме лишения денежного вознаграждения, работодатель может не выплатить зарплату за время, в течение которого сотрудник безосновательно отсутствовал на рабочем месте. Для этого отразите в табеле точное количество времени, которое сотрудник трудился в этот день. Проставьте буквенный код Я или цифровой 01 и количество часов, которое сотрудник работал, например 6,5, чтобы бухгалтер оплатил ему только фактически отработанное время.
Бывают случаи, когда предупреждения и даже наказания не действуют на работника и он продолжает опаздывать, но при этом работодатель дорожит им как ценным и грамотным сотрудником. В такой ситуации можно предложить альтернативное решение проблемы. Например, можно по согласованию установить ему график работы с гибким временем начала и окончания рабочего дня.
При этом возможно закрепить в трудовом договоре, что рабочий день не может начинаться позднее установленного времени, или прописать условие, что в определенные часы работник обязательно должен быть на своем рабочем месте. Так сотруднику не придется приходить на работу к точному времени, если ему это неудобно, но вместе с тем он будет на работе в необходимые работодателю часы.