Образец заполнения ТН — 2023

Перевозка груза происходит на основании договора. Он может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозки груза – заявки грузоотправителя (п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).

Заключение договора подтверждается транспортной накладной (ТН).

Документ обычно выписывает грузоотправитель, однако в его оформлении участвуют также перевозчик и грузополучатель.

Новая форма транспортной накладной установлена приложением № 4 к Правилам № 2200. ТН составляют в трех экземплярах (оригиналах) для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируют в виде электронного документа.

Формат электронной накладной утвержден Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Если накладная используется как первичный документ бухгалтерского учета, то составляют четвертый бумажный экземпляр. Его передают грузоотправителю (п. 10 Правил № 2200).

Приведем общие правила оформления ТН, которых должны придерживаться все лица, ее заполняющие. Во все разделы документа нужно проставить свои сведения. Исключение – случай, когда раздел имеет отметку «(при необходимости)» или «(при наличии)». Если нет информации или основания для заполнения отдельных строк (граф) бумажной накладной, в них можно проставить прочерки (п. п. 10, 100 Правил № 2200).

ТН подписывает:

• грузоотправитель (лицо, осуществляющее погрузку);

• грузополучатель (уполномоченное им лицо);

• перевозчик (водитель).

Водитель не может действовать от имени двух сторон договора перевозки.

Заверять бумажную транспортную накладную печатью не нужно. Это не предусмотрено ее формой. Однако наличие печати ошибкой не будет.

Электронный документ необходимо подписать усиленными квалифицированными электронными подписями уполномоченных лиц (п. п. 6, 10 Правил № 2200).

В ТН можно вносить исправления. Ошибку в бумажной версии документа исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021, Информационное сообщение Минфина России от 10.06.2021 № ИС-учет-33):

• ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;

• вносят корректную запись;

• делают надпись «исправлено» и указывают дату исправления;

• заверяют исправления подписями составивших накладную лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).

Грузоотправитель в верхней части документа проставляет:

• в ячейках «Дата» и «N» — дату и номер ТН;

• в ячейке «Экземпляр» — номер экземпляра ТН;

• в ячейках «Дата» и «N», относящихся к заказу (заявке) — дату и номер заказа (заявки).

Далее грузоотправитель заполняет разделы 1 — 5, 8, 11, 12. Также может заполнить раздел 6.

В разделе 1 «Грузоотправитель» указывается (п. 101 Правил № 2200):

• фамилия, имя, отчество, ИНН и номер телефона физлица-грузоотправителя;

• полное название, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона компании-грузоотправителя.

Если помимо договора перевозки присутствует договор транспортной экспедиции, в этом разделе следует прописать:

• сведения об исполнителе услуг экспедиции (экспедиторе), если он принимает груз во владение для перевозки. Одновременно нужно проставить отметку «является экспедитором». В таком случае в разделе 1а необходимо привести сведения о заказчике по договору транспортной экспедиции и реквизиты этого договора;

• сведения о заказчике услуг экспедиции, если отсутствует факт передачи груза экспедитору, в том числе, если заказчик самостоятельно осуществляет погрузку груза либо погрузка осуществляется по его поручению.

В разделе 2 «Грузополучатель» прописывается (п. 104 Правил № 2200):

• фамилия, имя, отчество, ИНН и номер телефона грузополучателя-физического лица;

• полное название, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона — при доставке груза компании;

• адрес места доставки груза.

В разделе 3 «Груз» указываются сведения о грузе (п. 105 Правил № 2200). Нужно определить массу груза и вписать ее в специально выделенную строку с указанием метода ее определения. Можно воспользоваться (п. 54 Правил № 2200):

• взвешиванием, когда определяется разница между массой транспортного средства после погрузки и перед погрузкой;

• расчетным путем, когда масса определяется на основании данных геометрического обмера согласно объему загружаемого груза и (или) технической документации на него и (или) данных измерительных приборов, имеющих регистрацию как средство измерения и прошедших периодическую поверку.

Если масса груза определена взвешиванием, то после определения общей массы груженого транспортного средства может составляться акт взвешивания, который прилагается к транспортной накладной (по требованию одной из сторон договора перевозки). Исключение – перевозка груженого контейнера или съемного кузова. В этом случае акт нужно составить обязательно (п. 55 Правил № 2200).

Если груз штучный либо находится в таре или упаковке, указывается количество грузовых мест, масса нетто и брутто грузовых мест в килограммах, габаритные размеры в метрах, объем грузовых мест в кубических метрах (п. 53 Правил № 2200).

В этом разделе нужно указать отгрузочное наименование груза. Полагаем, что в общем случае можно привести как точную номенклатуру, так и обобщенное отгрузочное наименование всей партии. В случае погрузки груженого или порожнего контейнера указывается наименование груза «Контейнер», его идентификационный номер, а также количество контейнеров. При оформлении сопроводительной ведомости в ней обязательно указываются характеристики и название груза, погруженного в контейнер, или сведения об отсутствии груза в контейнере.

В случае перевозки опасного груза нужно привести отгрузочное наименование и информацию о каждом опасном веществе, материале или изделии в соответствии с Европейским соглашением о международной дорожной перевозке опасных грузов, заключенным в г. Женеве 30.09.1957 (ДОПОГ/ADR).

За неуказание особых отметок или необходимых при перевозке груза мер предосторожности либо за искажение сведений о свойствах груза, в том числе о его массе, габаритах, состоянии и степени опасности, с грузоотправителя может быть в пользу перевозчика взыскан штраф в размере 20 процентов провозной платы (ч. 3 ст. 35 Устава автомобильного транспорта).

При необходимости определяется объявленная стоимость (ценность) груза. Ее нужно вписать в специально выделенную строку. Объявленная ценность не должна превышать действительной стоимости груза (п. 14 Правил № 2200).
Объявление ценности груза не допускается, если (п. 78 Правил № 2200):

• он подлежит перевозке навалом, насыпью или наливом;

• он опломбирован грузоотправителем;

• он — скоропортящийся или опасный;

• по одной накладной перевозится часть груза.

В разделе 4 «Сопроводительные документы на груз (при наличии)» указывается (п. 106 Правил № 2200):

• список прилагаемых к накладной документов, предусмотренных ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными правилами либо регистрационные номера этих документов, если такие документы или сведения о них содержатся в государственных информационных системах;

• список прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений и других документов, наличие которых установлено законодательством РФ, либо регистрационные номера этих документов;

• реквизиты, позволяющие идентифицировать документы, подтверждающие отгрузку товаров, реквизиты сопроводительной ведомости (при перевозке груженых контейнеров или порожних контейнеров).

В разделе 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки»» приводится (п. 107 Правил № 2200):

• маршрут перевозки, дату и время (сроки) доставки груза (при необходимости);

• указания, необходимые для выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных, таможенных и прочих требований, установленных законодательством РФ;

• контактная информацию о лицах, по указанию которых может осуществляться переадресовка груза;

• рекомендации о температурном режиме перевозки, сведения о запорно-пломбировочных устройствах (в случае их предоставления), информация о запрете на перегрузку.

Раздел 8 «Прием груза» грузоотправитель заполняет в своей части, в частности проставляет подпись с расшифровкой.

В разделе 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)» он вносит сведения о коммерческих актах, если составлялись такие акты. Отметку о составлении акта делает уполномоченное должностное лицо (п. п. 83, 88, 113 Правил № 2200).

Раздел 12 заполняется, если ТН используется в качестве первичного учетного документа.

Перевозчик по согласованию с грузоотправителем определяет условия перевозки груза и заполняет в ТН разделы 6 — 12. При погрузке он в своей части заполняет раздел 8, а при выгрузке — раздел 10. При необходимости вносит данные в раздел 9 «Переадресовка (при наличии)» и раздел 11 (п. п. 28, 30, 108 — 113 Правил № 2200). Перевозчик:

1) в разделе 6 «Перевозчик» отражает свои реквизиты, если их не заполнил грузоотправитель: фамилию, имя, отчество водителя, его ИНН или серию, номер, дату выдачи его водительского удостоверения;

2) в разделе 7 «Транспортное средство» указывает:

• тип, марку, грузоподъемность (в тоннах), вместимость (в кубических метрах) и регистрационный номер транспортного средства;

• тип владения транспортным средством (по кодам, указанным в разделе);

• реквизиты документа, подтверждающего основание владения грузовым автомобилем (тягачом, а также прицепом (полуприцепом)), — если транспортное средство находится в аренде, лизинге, получено в безвозмездное пользование;

• при наличии — номер, дату и срок действия специального разрешения, установленный маршрут движения тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства или транспортного средства, перевозящего опасный груз.

3) в разделе 8 после сверки соответствия представленного груза, упаковки, тары с данными, указанными в разделе 3, а также после внесения оговорок и замечаний при приемке заверяет своей подписью информацию, которую указал работник грузоотправителя при погрузке;

4) раздел 9 «Переадресовка (при наличии)» заполняет в случае изменения в пути следования адреса доставки груза, изменения грузополучателя:

— при получении указания о переадресовке груза от грузоотправителя (если такие полномочия не передавались грузоотправителем грузополучателю в разделе 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки»);

— при получении указаний от грузополучателя (если такие полномочия передавались в разделе 5);

5) раздел 10 «Выдача груза» заполняет в своей части. Указанную в данном разделе информацию, в том числе внесенную грузополучателем, водитель перевозчика заверяет своей подписью. При необходимости можно внести оговорки и замечания о дате и времени прибытия или убытия, о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест;

6) в разделе 11 вносит, в частности, сведения об актах о нарушении со стороны грузоотправителя или грузополучателя;

7) раздел 12 заполняет в своей части в случае использования ТН в качестве первичного учетного документа.

Грузополучатель заполняет в ТН разделы 10 и 11. В разделе 10 в присутствии перевозчика (водителя) отмечает (п. п. 70, 112 Правил № 2200):

• фактическую дату и время подачи транспортного средства под выгрузку;

• состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования;

• массу груза. Определять ее нужно тем же способом, что и при сдаче груза перевозчику (ч. 7 ст. 15 Устава автомобильного транспорта);

• количество грузовых мест.

Массу, состояние груза, количество грузовых мест можно не проверять, если груз доставлен в исправных крытых транспортных средствах (контейнерах) и имеются исправные пломбы грузоотправителей (ч. 8 ст. 15 Устава автомобильного транспорта). Есть случаи, когда проверки при выдаче груза обязательны (ч. 9, 10 ст. 15 Устава автомобильного транспорта).

Приведенные сведения заверяются подписями (с расшифровкой) грузополучателя или уполномоченного им лица (с указанием должности) и водителя, сдавшего груз.
В раздел 11 грузополучатель может внести сведения об актах о нарушении со стороны грузоотправителя или перевозчика.