Главный бухгалтер — одна из ключевых кадровых фигур в любой компании. От качества его работы зависит не только финансовое положение, но и законопослушность предприятия. Наш материал посвящен порядку назначения на должность такого сотрудника. Приведем актуальный в 2023 году образец приказа о назначении на должность главбуха. Рассмотрим ситуацию, когда бухучет ведет директор фирмы.
Главный бухгалтер назначается и освобождается от должности руководителем компании. Законом не урегулировано, кому должен подчиняться этот сотрудник. Обычно он подчиняется руководителю учреждения, но может подчиняться и другому лицу, в частности, финансовому директору.
Конечно, подчинение главного бухгалтера руководителю компании – наиболее распространенный случай, так как их взаимодействие по ряду вопросов предусмотрено нормативно. Так, именно руководитель фирмы утверждает подготовленную главным бухгалтером учетную политику. При разногласиях о принятии к исполнению первичных учетных документов руководитель организации дает письменные распоряжения главному бухгалтеру. Это следует из пункта 7 статьи 3, ч. 3, 8 ст. 7, ч. 8 ст. 13, ч. 1.1 ст. 30 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, абз. 1 п. 8 положения, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, абз. 1 п. 4 ПБУ 1/2008, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н.
Компания вправе закрепить приемлемый порядок подчинения главного бухгалтера в трудовом договоре или соответствующей должностной инструкции, принятой как локальный нормативный акт. Это следует из части 1 статьи 8, ч. 4 ст. 57 ТК РФ.
Форма такого приказа может быть произвольной, поскольку нормативно установленной нет. По закону рассматриваемый документ необязателен. На практике его издают наряду с приказом о приеме на работу, если компания оформляет такие документы. Приказ о назначении главного бухгалтера может потребовать банк для открытия расчетного счета фирмы.
В рассматриваемом документе указывают фамилию, имя, отчество сотрудника, который назначается на соответствующую должность, дату его назначения. Если обязанности главбуха генеральный директор принимает на себя, в частности, при применении упрощенного способа ведения бухучета, это также отражают в приказе.
На главного бухгалтера организации возлагают ведение бухучета. Единый перечень его полномочий законом не определен, они упоминаются в разных нормативных правовых актах. Так, он вправе подписывать счета-фактуры (ч. 3 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, абз. 1 п. 6 ст. 169 НК РФ). Также главный бухгалтер может быть уполномочен:
- формировать учетную политику организации (ч. 1.1 ст. 30 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008);
- представлять на утверждение руководителю формы первичные учетные документы и регистры бухучета (ч. 3 ст. 7, ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- согласовывать перечень сотрудников компании, которые подписывают первичные учетные документы (абз. 1 п. 14 Положения от 29.07.1998 № 34н);
- требовать от работников фирмы, чтобы они соблюдали установленный порядок оформления фактов хозяйственной жизни, представляли документы и сведения, необходимые для ведения бухучета (ч. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, абз. 2 п. 12 Положения от 29.07.1998 № 34н);
- участвовать в организации и применении процедур внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, в частности, в сверке расчетов с поставщиками и покупателями, инвентаризации (ч. 1 ст. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- руководить структурным подразделением — бухгалтерской службой (пп. «а» п. 7 Положения от 29.07.1998 № 34н).
К главному бухгалтеру публичного акционерного общества, за исключением кредитных организаций, негосударственного пенсионного фонда предъявляются специальные требования (ч. 4 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- наличие высшего образования;
- стаж работы, связанной с ведением бухучета, составлением финансовой отчетности либо с аудиторской деятельностью, не меньше трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего образования в области бухучета и аудита — не меньше пяти лет из последних семи календарных лет;
- отсутствие неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.
Кроме того, другими федеральными законами могут быть установлены дополнительные требования к кандидату на данную должность (ч. 5 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
При назначении нового главного бухгалтера фирмы обычно производится передача дел от сотрудника, ранее занимавшего эту должность. Порядок этой процедуры законом не установлен. Данный процесс обычно включает в себя решение о проведении приема-передачи дел в виде приказа, непосредственную передачу дел и подписание акта приема-передачи дел.
Обязанность передать дела может быть предусмотрена трудовым договором или локальным нормативным актом, с которым работник ознакомлен под подпись. Тогда главный бухгалтер не сможет отказаться от этой процедуры при увольнении.
В других случаях такой сотрудник вправе отказаться от передачи дел при уходе из компании, так как законом не установлена подобная обязанность. Компания вправе такой отказ зафиксировать в акте. Хотя этот документ по закону необязателен, в случае спора или проверки у работодателя будет подтверждение того, что им были предприняты меры для сохранности бухгалтерских документов. Если же главный бухгалтер отказывается передать дела при увольнении в случае, когда он обязан это сделать, такой акт позволит обосновать привлечение его к дисциплинарной ответственности (ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 189, ч. 1 ст. 192, ст. 193 ТК РФ).
Кроме того, если главный бухгалтер отказался передать дела, можно провести аудит и получить аудиторское заключение. Это позволит более полно оценить текущее состояние дел, в том числе выявить отсутствие необходимых документов, своевременно предпринять действия по их восстановлению.
Конкретный перечень дел, которые подлежат передаче при увольнении такого сотрудника, законом не установлен. Обычно передаче подлежат документы, денежные средства и материальные ценности: печати, ключи от офиса и сейфа, за сохранность которых несет ответственность главный бухгалтер.
К документам, которые подлежат передаче, относятся следующие:
- учредительные документы компании;
- регистрационные документы фирмы: свидетельство ИНН, документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ;
- документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета — учетная политика, налоговая и финансовая отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы;
- сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами;
- акты проверок контрольных или надзорных органов.
Кроме этого, целесообразно взять с увольняющегося главного бухгалтера пояснения, касающиеся ведения бухгалтерского и налогового учета, предоставления отчетности, порядка взаимодействия с другими структурными подразделениями, а также с контрагентами, аудиторской организацией и контролирующими органами.
Если в трудовом договоре с главным бухгалтером закреплено условие о полной материальной ответственности, потребуется провести инвентаризацию для передачи дел при смене такого работника (ч. 2 ст. 243 ТК РФ, ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
При проведении инвентаризации нужно руководствоваться общими правилами, которые прописаны в методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Если же в трудовом договоре такого условия нет, то необходимость инвентаризации при увольнении главного бухгалтера может быть зафиксирована в локальном нормативном акте, в том числе в положении об инвентаризации (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Если фирма не проведет инвентаризацию, в случае недостачи или утраты материальных ценностей ей сложно будет доказать, что они произошли в период полномочий конкретного главного бухгалтера, и взыскать с него убытки.
В компании необязательно должен быть главный бухгалтер, если только это не кредитная организация. Бухгалтерский учет именно на главного бухгалтера должны возложить кредитные организации. Другие учреждения могут передать эти функции другому работнику либо заключить договор об оказании подобных услуг.
В некоторых случаях именно руководители фирм могут принять ведение бухучета на себя. Это касается в первую очередь компаний, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную финансовую отчетность (ч. 3 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Аналогичное правило действует в отношении руководителей субъектов среднего предпринимательства, за исключением тех, кто в силу ч. 5 ст. 6 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ не вправе применять упрощенные способы ведения бухучета.