В силу положений пункта 1 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 420 НК РФ НДФЛ и взносами не облагаются все виды предусмотренных законодательством компенсационных выплат, предоставление которых обусловлено выполнением сотрудником рабочих обязанностей. Понятия таких компенсационных выплат и случаи их начисления определены ТК РФ.
Так, согласно статье 168.1 ТК РФ разъездным работникам наниматель компенсирует затраты на служебные поездки, аренду жилья, суточные и иные расходы, согласованные с руководством. Суммы и процедура предоставления такого денежного возмещения, а также список разъездных работ определяются колдоговором, соглашением, ЛНА или трудовым договором.
Если в указанных документах установлено, что работа лица конкретной должности связана с поездками, то компенсация ему затрат на поездки освобождена от взносов и НДФЛ при наличии подтверждающих документов. При этом суточные взносами и налогом не облагаются в размере, определенном ЛНА.
Если документального подтверждения нет, то указанные начисления нельзя признавать компенсационными. Соответственно, они подлежат налогообложению и начислению на них взносов.
Возмещение разъездным сотрудникам затрат, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, относится к компенсации. Поэтому в целях налогообложения прибыли данные затраты включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для учета затрат должна быть подтверждающая их «первичка».
Разъяснения дал Минфин РФ в письме от 27.04.2022 № 03-04-06/38439.