Материальная помощь в связи со смертью родственника

Законодатель не установил список родственников, в связи с утратой которых сотруднику может быть выплачена матпомощь. Обычно закон относит к членам семьи жену или мужа, отца с матерью, детей, а также усыновителей и усыновленных. Остальных: дедушку, бабушку, внуков, родного брата или сестру, а также брата или сестру от общей матери либо общего отца, признают родственниками. Такие выводы следуют из ст. 2, абз. 3 ст. 14 СК РФ.

Перечень лиц, в связи с гибелью которых сотруднику выплачивают матпомощь, может быть установлен в отраслевом или территориальном соглашении, действующем в отношении конкретной компании (ч. 8, 9 ст. 45, ч. 3, 7 — 10 ст. 48 ТК РФ). Сведения о таких соглашениях можно уточнить, в том числе на официальном сайте Минтруда России по электронному адресу: https://rosmintrud.ru/ или в инспекции труда соответствующего российского региона.

Если же в соглашении такого перечня нет, компания может определить его самостоятельно, исходя из круга лиц, которые по закону относятся к членам семьи или родственникам специалиста. Такой перечень нужно закрепить наряду с другими условиями выплаты матпомощи в локальном нормативном акте с учетом ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ. Таким актом может быть положение о материальной помощи. Это позволит избежать возможных споров с сотрудниками и претензий со стороны контролирующих органов. Фирма также может прописать круг таких лиц и условия, при которых производится рассматриваемая выплата, в коллективном договоре (ч. 1 ст. 9, ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 40 ТК РФ).

Величина выделяемой руководством компании матпомощи специалисту, потерявшему члена семьи или родственника, определяется в каждом конкретном случае индивидуально. Каким-либо максимальным значением она не ограничивается. Оказываемая работодателем матпомощь в такой ситуации может быть любой и зависит лишь от экономических возможностей фирмы.

Минимальные суммы материальной помощи, подлежащие выплате, могут устанавливаться в отраслевом или территориальном соглашении, которое действует в отношении конкретной компании (ч. 8, 9 ст. 45, ч. 3, 7 — 10 ст. 48 ТК РФ). Если такого соглашения нет, то руководство фирмы может закрепить денежную величину помощи в своих локальных актах.

Для получения материальной помощи сотрудник, потерявший родного человека, представляет своему руководству заявление. Оно пишется в произвольной форме, поскольку законодатель не установил нормативных требований к форме и содержанию этого документа.

При получении от специалиста заявления работодателю стоит удостовериться, что в нем указаны следующие сведения:

• фамилия, имя и при наличии – отчество сотрудника, его должность, структурное подразделение, в котором он трудится;
• просьба оказать ему материальную помощь;
• событие, являющееся основанием для выделения помощи, то есть гибель члена семьи или близкого родственника;
• реквизиты банковского счета, если на него будут перечисляться денежные средства.

К заявлению обычно прилагают документы, подтверждающие потерю сотрудником члена семьи, а также его родство с покойным. Об этом пойдет речь в отдельном разделе нашего материала.

Отдельный код дохода для такой выплаты не предусмотрен. Матпомощь специалистам в связи с утратой ими члена семьи при соблюдении определенных условий не облагается НДФЛ, и такая выплата не отражается в расчете 6-НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ).

Но в ряде случаев данная выплата все же облагается НДФЛ, в частности, когда усопший родственник не являлся членом семьи специалиста фирмы. Тогда при составлении годового расчета 6-НДФЛ в Приложении к справке о доходах и суммах НДФЛ эту выплату нужно отразить с кодом вида дохода «2760». Такой вывод следует из п. 5.8 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

К заявлению о предоставлении матпомощи прикладываются бумаги, подтверждающие гибель члена семьи или родственника специалиста фирмы. Однако законом не установлено каких-либо требований к списку этих бумаг.

Руководству стоит запросить у сотрудника следующие документы:

• свидетельство о смерти члена семьи или родственника;
• документ, подтверждающий родство покойного с работником. Так, в случае смерти жены сотрудника таким документом будет свидетельство о заключении брака.

С представленных документов работодателю нужно будет снять копии и приложить их к заявлению. Они могут понадобиться при проверке контролирующими органами. Так, налоговики с их помощью могут удостовериться в обоснованности произведенных выплат.

После того, как поступит заявление от сотрудника, руководство компании оформляет приказ о выплате матпомощи в связи с гибелью члена его семьи или родственника.

Приказ составляется в произвольной форме, потому что нормативно установленной формы для этого документа не предусмотрено.

В этом документе нужно указать:

• фамилию, имя, при наличии – отчество и должность специалиста, которому оказывается матпомощь;
• событие, в связи с которым ее выплачивают;
• размер материальной помощи;
• основание издания приказа — документы, в соответствии с которыми производится выплата;
• период, в который должна быть осуществлена выплата;
• способ выплаты денежных средств. Это может быть перечисление на банковскую карту сотрудника;
• поручения ответственным работникам. Так, главному бухгалтеру может быть поручено совершить начисление и выплату специалисту матпомощи.

Материальная помощь специалисту в связи с утратой им близкого человека в полном размере не облагается НДФЛ, когда соответствует двум требованиям (п. 8 ст. 217 НК РФ):

• если она выделяется сотруднику, а в предусмотренных случаях бывшему сотруднику – пенсионеру, в связи с гибелью члена его семьи. Как правило, к членам семьи относятся супруги, родители, дети, усыновители и усыновленные (ст. 2 СК РФ);
• если выплата производится единовременно.

В ситуации, когда на протяжении двенадцати месяцев года материальная помощь выделялась сотруднику не единожды, а имелось несколько таких эпизодов в связи с утратой специалистом разных членов семьи, освобождаться от НДФЛ будет каждая из этих выплат. Это связано с тем, что они начисляются по различным основаниям. В качестве примера можно привести случай, когда вначале помощь компанией была выделена специалисту в связи с гибелью его отца, а через несколько месяцев — в связи с кончиной матери.

Если усопший родственник не приходится сотруднику фирмы членом семьи, то при перечислении ему материальной помощи необходимо удержать НДФЛ. При этом облагаемую обязательным платежом сумму можно сократить на 4 тысячи рублей в целом за налоговый период согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, если деньги выделяются сотруднику, который не получал другую матпомощь в соответствие с упомянутой нормой на протяжении года.

Исключение из налоговой базы по НДФЛ размера матпомощи целиком или частично производится на основании следующих бумаг:

• приказа директора фирмы;
• заявления, написанного сотрудником;
• копии свидетельства о смерти человека;
• копии подтверждающих родство документов.

Единовременная матпомощь в связи с гибелью члена семьи сотрудника не облагается взносами на страхование от несчастных случаев на производстве (пп. 3 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

К членам семьи в данной ситуации относятся (ст. 2 СК РФ):

• муж и жена;
• родители и усыновители;
• дети и усыновленные.

Материальную помощь в связи с гибелью прочих родственников стоит облагать страховыми взносами в СФР в общем порядке. В противном случае есть риск получить претензии со стороны проверяющих органов.