Материальная помощь сотруднику

В 2022 году организация вправе выплатить сотруднику, бывшему работнику или члену его семьи материальную помощь при рождении детей, в связи с болезнью близкого или его смертью и в других случаях. Правила выплаты работодатель устанавливает в своих внутренних документах.

Например, правила выплаты матпомощи обычно закрепляют в положении об оказании материальной помощи. В этом документе, как правило записывают общие правила оказания матпомощи, основания и размеры выплат, а также подробный порядок оформления выплат.

Кроме общих пунктов, в положении обычно записывают перечень документов, необходимых для выплаты помощи. Основными из них является заявление работника с просьбой оказать помощь и приказ директора, который утверждает выплату.

В законодательстве отсутствует какой-либо утвержденный перечень видов материальной помощи, выплачиваемой сотрудникам и их родственникам. На практике матпомощь условно разделяют по основаниям для выплаты денежных средств. В частности, основания бывают следующие:
• бракосочетание;
• рождение ребенка;
• стихийные бедствия;
• смерть родственника;
• другие подобные основания.

Кроме того, материальную помощь разделяют по источникам выплаты. Как правило, выплату матпомощи производят за счет собственных средств организации. На эти цели можно направить как нераспределенную прибыль прошлых лет, так и прибыль текущего года

В случае выплаты матпомощи исходя из прибыли прошлых лет, потребуется согласовать данное решение с собственниками или акционерами. Если участников несколько, то решение потребуется зафиксировать в протоколе общего собрания, если же участник один, то достаточно письменного решения (подп. 3 п. 2 ст. 67.1, п. 4 ст. 66 ГК РФ, ст. 63 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ, п. 6 ст. 37 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ, п. 3 ст. 47 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ, ст. 39 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ).

После того, как собственники решат направить часть прибыли на выплату матпомощи, решение о ее выплате должен утвердить директор. Для этого необходимо издать приказ и завизировать его у руководителя (п. 2 ст. 69 Закона № 208-ФЗ, подп. 4 п. 3 ст. 40 Закона № 14-ФЗ).

Если же матпомощь оказывается за счет прибыли текущего периода, то согласовывать такое решение с собственниками не требуется. Достаточно принять решение о выделении денег, которое должен завизировать руководитель. Это связано с тем, что руководитель регулирует текущую деятельность организации (п. 2 ст. 69 Закона № 208-ФЗ, подп. 4 п. 3 ст. 40 Закона № 14-ФЗ).

Однако из этого правила есть исключение – согласовывать свои действия с учредителями, участниками или акционерами потребуется, если помощь выплачивается генеральному директору (ст. 227 ТК РФ, ст. 44 Закона № 14-ФЗ).

В законе не предусмотрены какие-либо лимиты или ограничения по сумме, которую можно выплатить в качестве матпомощи. В связи с этим каждый работодатель вправе зафиксировать размер выплат в своих внутренних документах.

Однако, в законодательстве предусмотрены предельные размеры выплат, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами. В некоторых случаях работодатели придерживаются этих сумм, чтобы избежать излишних трат.

В частности, не облагается НДФЛ и страховыми взносами любая материальная помощь, предоставляемая в течение года, в размере до 4000 руб., а также единовременная выплата в связи с рождением, усыновлением или удочерением ребенка в размере до 50 000 руб.

В бухучете материальную помощь учитывают в составе прочих расходов организации на дату утверждения руководителем соответствующего приказа (п. 4, 5, 11, 16 ПБУ 10/99).

Выплаты сотрудникам отражаются по дебету счета 91.2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если выплата производится бывшему работнику или его родственникам, то матпомощь отражают по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

При начислении материальной помощи за счет нераспределенной прибыли прошлых лет и текущего периода, в учете делают следующую проводку:

Дебет 91.2 Кредит 73 (76)
– начислена материальная помощь сотруднику или члену его семьи за счет нераспределенной прибыли.
Такую же проводку делают, когда начисляют матпомощь за счет нераспределенной прибыли по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев.

Согласно общим правилам, материальная помощь облагается налогом на доходы физических лиц, а также страховыми взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и травматизм (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210, ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Однако, из общего правила есть ряд исключений. Так, НДФЛ и страховыми взносами не облагаются выплаты в следующих пределах, которые установлены в законодательстве:
• независимо от вида выплачиваемой помощи в размере до 4000 руб. за календарный год на одного сотрудника или бывшего сотрудника (п. 28 ст. 217, подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ);
• при выплате единовременной материальной помощи в течение первого года в размере не более 50 000 руб. в связи с рождением ребенка (п. 8 ст. 217 подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ);
• в любом размере при выплате единовременной помощи членам семьи умершего или бывшего сотрудника, а также работнику, бывшему работнику, вышедшему на пенсию, в связи со смертью членов его семьи (п. 8 ст. 217, подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ);
• в любом размере при выплате единовременную материальную помощь в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, а также в связи с террористическими актами (п. 48 ст. 217, подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Важно отметить, что матпомощь в размере до 4000 руб. не облагается налогом и взносами в любом случае. Причина такой выплаты значения не имеет. В случае, если выплаты не превышают этот размер, то отражать код дохода в отчете по форме 6-НДФЛ не потребуется.

В случае, если выплата облагается налогом и взносами, то в учете потребуется сделать проводки:
Дебет 73 (76) Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с суммы материальной помощи.
Дебет 91.2 Кредит 69 субсчет «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
– начислены страховые взносы на материальную помощь.

Особенно стоит отметить, что при расчете налога на прибыль не учитывают материальную помощь, которую компания оказывает сотрудникам или их членам семьи. Такие выплаты не относятся к экономически оправданным расходам (п. 1 ст. 252, п. 23 ст. 270 НК РФ).

Выплату материальной помощи оформляют на основании письменной просьбы сотрудника, составленной на имя директора. Работник вправе составить документ на типовом бланке компании или же в произвольной форме. В любом случае, в заявлении необходимо указать сумму и причину для получения помощи.

При принятии положительного решения о выдаче материальной помощи сотруднику, потребуется оформить распорядительный документ, который утвердит выплату. Например, это может быть приказ руководителя.

Далее приказ руководителя об утверждении выплаты потребуется отправить в подразделение бухгалтерии для дальнейшей обработки и перечисления денежных средств на счет или выдачи денег из кассы заявителю.

Важно учесть, что при выплате денег исходя из прибыли прошлых лет, также потребуется согласовать выплату с собственниками и зафиксировать его в протоколе или решении. При выплате денег за счет прибыли текущего периода нужно подписать у директора решение о выделении денежных средств.