Содержание
- Можно ли внешнего совместителя отправить в командировку
- Как оформить командировку внешнего совместителя
- Как оплачивается командировка внешнего совместителя
- Как отразить в табеле командировку работника по основному месту работы и по совместительству
Можно ли внешнего совместителя отправить в командировку
Такого сотрудника можно отправить в служебную командировку, законодательство этого не запрещает. При этом сотрудник должен самостоятельно решить вопрос своего отсутствия либо по основному месту работы, либо по внешнему совместительству.
Как оформить командировку внешнего совместителя
Оформление командировки происходит в общеустановленном порядке. Особенностью является необходимость оформить отсутствие сотрудника по одному из мест работы на период командировки.
Если сотрудника направляет в командировку основной работодатель, в этот период работник не сможет выполнять свои обязанности как совместитель. Поэтому по должности совместителя на время такой поездки может быть оформлен отпуск.
Если сотрудник командирован по совмещаемой должности, отпуск нужно оформить уже по основному месту работы.
Закон напрямую не требует от работника писать заявление на предоставление неоплачиваемого отпуска на период командировки у другого работодателя, и принудить написать такое заявление работодатель не может. Однако если сотрудник его не напишет, он должен будет исполнять свои трудовые обязанности. Находясь в командировке по одному из мест работы, трудиться по другому месту занятости он уже не сможет. Этот период отсутствия должен быть документально оформлен. В противном случае время отсутствия будет засчитано как прогул, и работодатель на законных основаниях может уволить такого работника. Самым распространенным способом оформления как раз и является заявление на отпуск без сохранения заработной платы. Не запрещено оформление на этот период и ежегодного оплачиваемого отпуска.
В свою очередь, работодатель вправе отказать в неоплачиваемом отпуске. Законодательство обязывает предоставить такой отпуск только в нескольких случаях:
• свадьба или рождение ребенка — 5 календарных дней;
• кончина близкого родственника — 5 календарных дней;
• работникам пенсионного возраста — 14 календарных дней в году;
• инвалиду — 60 календарных дней в году;
• участникам ВОВ — 35 календарных дней в году.
Женщинам, имеющим детей до 14 лет, и многодетным родителям, положен также дополнительный отпуск без сохранения, если это предусмотрено коллективным договором (ст. 263 ТК РФ). Если подобное положение в договоре есть, отпуск должен быть предоставлен в любое удобное для таких работников время.
Чтобы обосновать необходимость предоставления отпуска, к заявлению можно приложить копию приказа другого работодателя о направлении в командировку.
Максимальная продолжительность неоплачиваемого отдыха не установлена. Поэтому стороны могут согласовать любой период отпуска.
Для оформления рабочей поездки необходимо издать приказ по форме Т-9.
Для своего удобства можно оформить командировочное удостоверение и служебное задание. Эти документы обязательными не являются.
Перед отправкой в поездку нужно выдать работнику аванс — наличными или перечислить на зарплатную карту. Сумма аванса складывается из суточных и расходов, которые работник понесет в командировке.
Нормы расходов в служебной поездке компания может закрепить в локальных актах, коллективном договоре.
Сотрудник должен документально подтвердить сумму своих затрат в командировке. Это необходимо для включения указанных сумм в расходы организации и с целью начисления НДФЛ.
Не будут облагаться НДФЛ суточные в пределах следующих норм (п. 1 ст. 217 НК РФ):
• 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России;
• 2 500 рублей — за каждый день командировки за границей;
Если размер суточных окажется выше этих норм, с суммы превышения нужно будет удержать НДФЛ.
При наличии документального подтверждения не нужно облагать НДФЛ следующие расходы на проезд в командировке (п. 1 ст. 217 НК РФ):
• до места командировки и обратно;
• сборы за услуги аэропортов;
• комиссионные сборы;
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал;
• расходы на провоз багажа.
Документом, подтверждающим расходы на проезд, может быть распечатка электронного билета. Если командированный совершал перелет, понадобится посадочный талон.
Если посадочный талон был утерян, то кроме распечатки билета потребуются документы, подтверждающие факт перелета. Это может быть справка от авиакомпании, копия заграничного паспорта с отметкой (письмо Минфина РФ от 25.06.2021 № 03-03-07/50225).
В расходы можно учесть проезд на такси. Подтверждается такой расход чеком ККТ. Для подтверждения расходов на каршеринг также нужен чек и договор (письмо Минфина РФ от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742).
Если документы работник не предоставил, но вы компенсировали ему расходы, нужно удержать НДФЛ.
Компенсация расходов на проживание не будет облагаться НДФЛ в полном размере, если работник предоставит подтверждающие документы (п. 1 ст. 217 НК РФ). Если их нет, компенсация будет освобождена от НДФЛ только частично — в пределах норм (п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина РФ от 26.10.2023 № 03-04-05/101821):
• 700 рублей за каждый день командировки по России;
• 2 500 рублей — за каждый день командировки за границей.
Если работник проживал в гостинице, подтвердить расходы он может счетом на оплату, чеком или иным платежным документом.
Если он жил на съемной квартире, то потребуется договор и платежный документ.
Суточные нужны для того, чтобы компенсировать работнику его затраты на питание и проживание. Их нужно платить за каждый командировочный день. При этом неважно, выходные это дни или рабочие. В этот период включаются дни отъезда в командировку и возращения обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11 положения о командировках).
Размер суточных устанавливает работодатель. Закрепить их можно в локальном акте или в коллективном договоре.
Суточные не выплачивают, если командировка однодневная.
После возвращения из командировки сотрудник обязан отчитаться за потраченные средства. Сделать это он должен не позднее трех рабочих дней со дня приезда.
Специалист не имеет права отказаться от командировки. Но есть категории сотрудников, которых нельзя направить в командировку без их согласия. К таковым относятся:
• женщины, воспитывающие детей до 3 лет;
• одинокий родитель, имеющий ребенка до 14 лет;
• родитель ребенка до 14 лет, если другой родитель работает на вахте, был мобилизован или служит по контракту;
• многодетные работники. При этом младшему не должно быть 14 лет, а старшему не должно еще исполниться 18 лет;
• родители детей-инвалидов;
• работники, которые ухаживают за больным членом семьи. Необходимость такого ухода должна быть указана в медицинском заключении;
• инвалиды, если командировки не запрещены медицинским заключением. У данной категории есть ограничения по работе совместителем. Такая работа не должна быть запрещена им по состоянию здоровья.
Как оплачивается командировка внешнего совместителя
За работником, направленным в поездку, должен быть сохранен средний заработок. Выплачивать его будет тот работодатель, который направил его в командировку. Если сотрудника направляют в поездку сразу и по основной должности, и по совмещаемой, то средний заработок будет сохранен у обоих работодателей. Компенсируют командировочные расходы обе компании. Сумма будет распределяться между ними по соглашению.
Средний заработок сохраняется за работником на весь период командировки. В этот период включают дни нахождения в пути туда и обратно.
Если командировка вынужденно была продлена, за дополнительные дни нужно заплатить суточные, средний заработок и оплатить затраты на проживание.
Если сотрудник заболел в командировке, то за дни болезни ему будет оплачен больничный. Средний заработок за этот период не начисляется. Расходы на проживание нужно будет возместить, только если сотрудник не находился в стационаре. Сведения об этом указывают в больничном.
При продлении командировки также необходимо издать приказ.
При оплате дней командировки нужно помнить, что совместитель может работать максимум 4 часа в день. Полный день он может трудиться, только если на основной работе этот день — выходной.
Все часы, отработанные сверх этого времени, нужно будет оплатить как сверхурочные.
Поэтому если до направления в командировку совместителя известно, что работник будет трудиться больше, чем это предусмотрено его графиком, лучше заранее оформить документы о привлечении сотрудника к сверхурочной работе. После окончания поездки оплатить такую работу следует в повышенном размере в соответствии со ст. 152 ТК РФ:
• за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере,
• последующие часы — не менее чем в двойном размере.
Размеры платы за сверхурочную работу лучше закрепить в положении о командировках. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха. Такое время должно быть не меньше отработанного сверхурочно.
Если сотрудник находился в командировке в выходной или праздничный день, то это время оплачивается как работа в выходной день. Оплата производится не менее чем в двойном размере. При этом нужно учитывать, что рабочими будут считаться в том числе и день отъезда в командировку и день возвращения.
Если работник трудился в выходной или праздник неполный рабочий день, в повышенном размере оплачивают фактически отработанные часы.
Вместо оплаты в повышенном размере сотруднику может быть предоставлен дополнительный день отдыха. В этом случае работа в выходные и праздники будет оплачена в одинарном размере, а дни дополнительного отдыха не оплачиваются.
За день отдыха средний заработок начислять не нужно, оплатить нужно только суточные (письмо Минтруда РФ от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110).
Как отразить в табеле командировку работника по основному месту работы и по совместительству
Учет рабочего времени совместителя должны вести оба работодателя.
Если работника отправил в командировку основной работодатель, в табеле нужно указать код К или 06. Количество часов указывать необязательно (п. 2 письма Минтруда РФ от 14.02.2013 № 14-2-291).
Если на этот период по совмещаемой должности оформлен отпуск без сохранения зарплаты, в табеле нужно указать код ДО или цифровой – 16. Если оформляется основной оплачиваемый отпуск — код ОТ или 09.
Если заявление на отпуск не написано, нужно указать код НН или цифровой 30 — неявки по невыясненным причинам. Когда станут известны причины, нужно будет поставить соответствующий код.
Если сотрудник уехал в командировку без одобрения второго работодателя, то отсутствие работника может быть признано прогулом. В этом случае дни неявки на рабочее место в табеле по совмещаемой должности будут указаны как дни прогула, проставляется код ПР или цифровой 24.
При направлении в командировку не по основному месту работы, а по совмещаемой должности, также указываются код К или цифровой 06. При этом нужно указать количество фактически отработанных часов.
Поскольку по основному месту работы может быть оформлен как отпуск без оплаты, так и ежегодный оплачиваемый, то и в табеле могут быть разные отметки. В первом случае необходимо указать код ДО или цифры 16. Если оформляется основной оплачиваемый отпуск, — код ОТ или 09.
Если не было написано заявление на отпуск, то в табеле у основного работодателя также указывается код НН или 03 до выяснения причин. Могут быть указаны и дни прогула, если работник самовольно уехал в командировку по поручению другого работодателя — код ПР или цифровой 24.