Карточка образцов подписей

Обычно вопрос об оформлении карточки образцов подписей и оттиска печати возникает при открытии расчетного счета в банке. Образцы подписей могут потребоваться от любой компании независимо от ее организационно-правовой формы, а также от индивидуального предпринимателя и физлица. Случаи, когда карточка не нужна, определены абз. 2 п. 5.1 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И. Бюджетные, казенные и автономные учреждения при открытии лицевого счета тоже представляют в казначейство карточки с образцами подписи и печати, но оформляют их по несколько другим правилам.

Такие карточки выступают дополнительной мерой предосторожности. Для банка или казначейства этот документ показывает, как должны выглядеть оригиналы росчерков и печати владельца расчетного или лицевого счета. После сверки подписи и оттиска печати с образцом и их полного соответствия появляется гарантия, что денежные средства переведены надлежащим лицом.

Поэтому к проставляемым на финансовых бумагах подписям директора или других уполномоченных лиц, оттискам печати компании предъявляют особо строгие требования. Росчерк, а также оттиск должны полностью совпадать с указанными в карточке с образцами, быть четкими и разборчивыми. Иначе в предоставлении запрашиваемой услуги могут отказать.

Документы с печатью всегда вызывают больше доверия, для контрагента они предпочтительнее. Однако организация может работать и без печати, если в уставе нет записи о ее наличии (ст. 2 Закона об ООО от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 2 Закона об АО от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Индивидуальный предприниматель тоже может не иметь печати, поскольку действующие нормативно-правовые акты не содержат положений о такой необходимости. Однако если компания или коммерсант использует при оформлении документов печать, то в карточке также должен содержаться ее оттиск.

Потребность переоформить документ с образцами росписей и печати нередко возникает уже после открытия счета. Так, эта процедура может понадобиться в случае принятия нового человека на должность руководителя компании, главного бухгалтера или другого лица, подпись которого есть в образцах. Новая банковская карточка может потребоваться и чтобы сотрудник, исполняющий обязанности руководства, имел право подписи финансовых документов. Все ситуации, когда должна произойти замена карточки, устанавливаются правилами конкретного банка (п. 5.8 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И).

Карточку образцов подписей и печати к лицевым счетам заполняют в случаях, установленных порядком открытия и ведения лицевых счетов, утвержденным Приказом Казначейства России от 17.10.2016 № 21н (пп. «б» п. 13, пп. «д» — «з» п. 15, пп. 54, 68, 82, 99, 108, 118):

• при открытии нового лицевого счета, включая случаи перехода на обслуживание в другой орган Федерального казначейства;
• при переоформлении лицевого счета. Сделать это нужно не позднее пятого рабочего дня со дня получения информации о необходимости его переоформления;
• в некоторых случаях изменения полного наименования учреждения;
• при смене лица, имеющего право подписи, или назначении лица, временно исполняющего обязанности руководства;
• при закрытии лицевого счета с ликвидацией учреждения. В этом случае карточку оформляет ликвидационная комиссия.

По общему правилу оформление карточки с образцами подписей и оттиска печати осуществляется по образцу, используемому конкретным банком, который указан в банковских правилах. При этом подлинность подписей свидетельствует нотариус или уполномоченный работник банка (пп. 5.1, 5.3, 5.6, 5.7 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И). Имеющиеся карточки по ранее действовавшей форме 0401026 переоформлять не придется (п. 9.2 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И).

Понятие «право первой подписи» в действующей сейчас Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И не фигурирует. Банковские документы могут подписывать любые люди, чьи подписи есть в карточке. Предоставить такое право можно доверенностью или приказом (п. 4.4 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И).

Центральным банком установлены основные сведения, которые обязательно включают в карточку. Другая информация, которая должна присутствовать в этом документе, может быть определена банковскими правилами (п. 5.3 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И). Обязательно прописываются в карточке:

• название компании или фамилия, имя и при наличии – отчество коммерсанта либо физлица, занимающегося частной практикой;
• фамилии, имена и при наличии — отчества людей, обладающих правом подписи, которые должны проставить в документе собственноручную подпись;
• оттиск печати, если юрлицо или коммерсант использует печать при оформлении бумаг.

Обычно в карточке компании проставляется не меньше двух личных подписей людей, которые будут подписывать банковские документы. Другое число подписей может быть определено соглашением между банком и юрлицом. При этом личная подпись директора, коммерсанта или человека, занимающегося частной практикой, может не присутствовать в карточке, если другие люди будут наделены правом подписи (п. 5.2 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И).

В ситуации когда у компании или предпринимателя в банке открыто несколько счетов, по которым списки людей, наделенных правом подписи, совпадают, банк может не потребовать заполнять карточку отдельно к каждому из счетов, если это позволяют банковские правила (п. 5.4 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И).

У бюджетных, казенных и автономных учреждений, заполняющих карточки образцов подписей к лицевым счетам, ситуация иная. Унифицированная форма такого документа утверждена Приказом Казначейства России от 17.10.2016 № 21н (приложение № 2). Образцы подписей лиц, обладающих соответствующим правом, заверяются учредителем бюджетного учреждения или нотариально. Карточку по форме 0531753 представляют в орган Федерального казначейства, как правило, в одном экземпляре. Однако орган Федерального казначейства может потребовать представить дополнительные экземпляры из-за особенностей размещения своих подразделений (пп. «а», «б» п. 15 порядка открытия и ведения лицевых счетов, утвержденного Приказом Казначейства России от 17.10.2016 № 21н).

Оформляются банковские карточки с образцами подписей и оттиска печати по форме, разработанной конкретным банком и указанной в его правилах. Поэтому компания или коммерсант должны заблаговременно уточнить в своем банке, в каком виде нужно представить такой документ. Приведем примерный образец рассматриваемой карточки.

Лицевая сторона документа:

Оборотная сторона:

Бюджетные, казенные и автономные учреждения заполняют карточки образцов подписей и оттиска печати к лицевым счетам по унифицированной форме 0531753, утвержденной Приказом Казначейства России от 17.10.2016 № 21н (приложение № 2). 

Банк для использования в работе может изготовить нужное его специалистам число копий карточек образцов подписей или пользоваться несколькими экземплярами документа, представленными юрлицом или коммерсантом. Такие копии, в том числе и электронные, делают с помощью технических средств, не допуская искажений при воспроизведении. При этом копии на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном правилами конкретного банка (п. 5.4 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И).

Клиент банка может запросить и получить копию карточки с образцами подписей и оттиска печати. Как правило, сделать это можно в отделении банка по месту ведения счета или в любом другом отделении для юрлиц и предпринимателей в соответствующем регионе, которое выдает такие документы. Удобное отделение можно выбрать на официальном сайте банка. Обычно это платная услуга, которая оказывается в соответствии с банковскими правилами.