Как заполнить КУДиР

КУДиР – это книга учета доходов и расходов, которую должны вести компании и индивидуальные предприниматели на некоторых системах налогообложения, например, работающие на УСН. На основании показателей книги заполняется соответствующая налоговая декларация.

Книгу учета доходов и расходов должны вести:
• компании и индивидуальные предприниматели, работающие на УСН (ст. 346.24 НК РФ). При этом неважно, какой объект налогообложения они применяют: «доходы» или «доходы минус расходы. Форма и порядок ведения книги установлены Приказом Минфина РФ от 22.10.2012 № 135н (приложения № 1, 2);
• ИП, применяющие ОСНО. В книге они отражают свои доходы и расходы от предпринимательской деятельности для расчета НДФЛ (п. 2 ст. 54 НК РФ). Примерная форма книги приведена в приложении к порядку, утвержденному приказом Минфина РФ № 86н, МНС РФ от 13.08.2002 № БГ-3-04/430. Предприниматели могут разработать и свою форму по согласованию с налоговым органом, если это необходимо ввиду специфики деятельности или если они освобождены от обязанностей плательщика НДС (п. 7 порядка № 86н/БГ-3-04/430). Организации на ОСНО КУДиР не ведут;
• ИП на ЕСХН. Форма книги и порядок ее ведения утверждены Приказом Минфина РФ от 11.12.2006 № 169н (п. 8 ст. 346.5 НК РФ). Для организаций обязанность вести КУДиР не установлена. Они ведут учет показателей для расчета налоговой базы по ЕСХН и суммы налога на основании данных бухучета (п. 8 ст. 346.5 НК РФ).

Кроме того, предприниматели на патенте должны вести книгу учета доходов, в которой отражаются доходы от реализации по деятельности на патенте (п. 1 ст. 346.53 НК РФ). Форма и порядок ее ведения установлены приказом № 135н (приложения № 3, 4).

Книгу учета доходов и расходов нужно составить по форме, утвержденной приложением 1 к приказу № 135н. При УСН с объектом «доходы» нужно заполнять (пп. 2.4–2.6, 5.1, 5.2, 6.1, 6.2 порядка № 135н):
• титульный лист;
• раздел I без справки к нему;
• раздел IV;
• раздел V (при уплате торгового сбора).

В разделах II и III ничего отражать не нужно (пп. 3.1, 4.1 порядка № 135н).

Все показатели в книге учета нужно указывать в полных рублях (п. 3 письма Минфина РФ от 04.09.2013 № 03-11-11/36391, от 24.07.2013 № 03-11-06/2/29385).

Заполнение титульного листа
В поле «на 20__ год» титульного листа нужно указать две последние цифры года, на который заведена книга учета (22, 23 и так далее).

Графа «Форма по ОКУД» не заполняется. В ней указывается код по Общероссийскому классификатору управленческой документации. Но такого кода в классификаторе нет.
Затем нужно проставить:
• в графе «Дата (год, месяц, число)» — дату начала ведения книги учета доходов и расходов;
• в поле «Налогоплательщик (наименование организации (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя)» — название организации (Ф.И.О. ИП);
• в графе «по ОКПО» — код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, который присвоен органами государственной статистики;
• в графе с ИНН и КПП – ИНН и КПП компании (ИНН предпринимателя);
• в поле «Объект налогообложения» – «доходы»;
• в поле «Адрес места нахождения организации (места жительства ИП)» – адрес компании (ее головного подразделения) согласно ЕГРЮЛ или адрес прописки ИП;
• в поле «Номера расчетных и иных счетов, открытых в учреждениях банков» – номера всех открытых счетов и названия банков, в которых они открыты.

Заполнение раздела I
В разделе I книги учета нужно указать:
• в графе 1 – порядковый номер операции в этом году. Нумерация по всем таблицам раздела I, по нашему мнению, должна быть сквозная. Например, если номер последней операции за I квартал был 98, то первой операцией в графе 1 за II квартал будет 99. Это связано с тем, что налоговая база по УСН рассчитывается нарастающим итогом (п. 5 ст. 346.18 НК РФ).
• в графе 2 – номер и дату первичного документа, подтверждающего операцию. Например, это может быть платежное поручение, кассовый чек или приходный кассовый ордер (письма Минфина РФ от 05.10.2017 № 03-01-15/65071, от 06.12.2016 № 03-11-06/2/72657).
• в графе 3 – содержание операции, по которой был получен доход;
• в графе 4 – размер полученного облагаемого дохода. Возвращаемая покупателю оплата или аванс указываются в графе 4 со знаком «минус».
В графе 5 раздела I нужно отразить (п. 1 ст. 346.17 НК РФ, п. 2.5 порядка № 135н):
• расходы за счет выплат из бюджета на открытие собственного дела и создание дополнительных рабочих мест;
• расходы за счет субсидии на развитие малого и среднего бизнеса.

При оплате таких затраты раздел I КУДиР заполняется как обычно. При этом в графе 5 нужно указать сумму расходов, а в графе 4 — отразить эту сумму в доходах. Это связано с тем, что полученное финансирование признается в доходах по мере расходования, если соблюдаются условия его использования (п. 1 ст. 346.17 НК РФ, письмо Минфина РФ от 28.09.2017 № 03-11-06/2/62961, пп. 2.4, 2.5 порядка № 135н).
Полагаем, что точно так же нужно отражать в разделе I финансовую поддержку из бюджета по сертификату на привлечение трудовых ресурсов в субъекты РФ.

Во всех остальных случаях заполнять графу 5 необязательно, так как расходы не влияют на налоговую базу по УСН с объектом «доходы». Но по своему усмотрению можно отражать в ней расходы, если по какой-то причине удобно учитывать их в книге вместе с доходами (п. 1 ст. 346.18 НК РФ, п. 2.5 порядка № 135н).
Справку к разделу I заполнять не нужно (п. 2.6 порядка № 135н).

Заполнение раздела IV
В разделе IV отражают страховые взносы, больничные и платежи по договорам добровольного личного страхования работников на случай их болезни, которые уменьшают налог при УСН с объектом «доходы» (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ, раздел V порядка № 135н). Для этого указывают:
• в графе 1 – порядковый номер операции. Записей должно быть столько, сколько выплат было произведено;
• в графе 2 – дату и номер платежного поручения о перечислении платежа;
• в графе 3 – период, за который был внесен платеж;
• в графе 4 – сумму перечисленных взносов на ОПС;
• в графе 5 – уплаченные взносы по ВНиМ;
• в графе 6 – размер перечисленных взносов на ОМС;
• в графе 7 – взносы на страхование от несчастных случаев на производстве;
• в графе 8 – выплаченные пособия по временной нетрудоспособности;
• в графе 9 – взносы по договорам добровольного личного страхования работников на случай их болезни за период, оплачиваемый за счет компании или ИП.
• в графе 10 – итоговую сумму.
По графам 4–10 нужно подвести итоги за отчетные периоды и за год.

Заполнение раздела V
В разделе V книги учета отражаются затраты на уплату торгового сбора, которые уменьшают налог при УСН. Для этого нужно указать:
• в графе 1 – порядковый номер операции;
• в графе 2 – дату и номер платежного поручения на уплату торгового сбора;
• в графе 3 – период, за который перечислен торговый сбор;
• в графе 4 – сумму уплаченного торгового сбора.
По графе 4 необходимо подвести итоги за отчетные периоды и за год.

При работе на УСН с объектом «доходы минус расходы» в книге учета нужно заполнить (пп. 2.1–2.6, 3.1, 4.1 порядка № 135н):
• титульный лист. Его заполняют так же, как при УСН с объектом «доходы», только в поле «Объект налогообложения» нужно указать: «доходы, уменьшенные на величину расходов»;
• раздел I, в котором указываются доходы и расходы. Также по окончании года нужно заполнить справку к нему;
• раздел II, в котором отражается списание затрат на приобретение (создание) ОС или НМА в расходы;
• раздел III, если был получен убыток, который переносится на текущий и следующие годы. Если убытков не было, то в разделе ничего указывать не нужно. Разделы IV и V не заполняются. Они предусмотрены для тех, у кого объект «доходы» (пп. 5.1, 6.1 порядка № 135н).

Заполнение раздела I и справки к нему
Графы 1–4 раздела I заполняются так же, как при УСН с объектом «доходы».
Графу 5 нужно заполнить, если затраты можно учесть в расходах по УСН. На конец квартала в эту графу также нужно перенести траты на ОС и НМА, которые можно учесть в расходах, из раздела II книги.
Если в стоимость приобретенного товара (работ, услуг, имущественных прав) входит НДС, то по платежу нужно сделать две записи. В одной строке указывается стоимость без учета налога, а во второй — «входной» НДС, поскольку НДС — отдельный вид расходов (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 2.5 порядка № 135н). Но это не относится к ОС и НМА.
В конце каждого квартала нужно подвести итоги по графам 4 и 5.

В справке к разделу I нужно подвести итоги года. Заполнять ее по отчетным периодам не надо. Делается это так (пп. 2.6–2.11 порядка № 135н):
• в строке 010 указывается общая сумма облагаемого дохода за год (берем из строки «Итого за год» графы 4 раздела I);
• в строке 020 отражается сумма затрат, на которые можно уменьшить полученные доходы. Она будет равна показателю из строки «Итого за год» графы 5 раздела I;
• строка 030 заполняется, если за прошлый год был заплачен минимальный налог. В ней приводится разница между минимальным налогом за прошлый год и налогом, рассчитанным в общем порядке;
• в строках 040 и 041 подводится итог. Для этого считается разница: стр. 010 — стр. 020 — стр. 030. Если результат положительный, то он отражается в строке 040, а если отрицательный — в строке 041 (без знака минуса).

Заполнение раздела II
В разделе II ведется расчет затрат, которые можно учесть в расходах в отчетном (налоговом) периоде (пп. 3.2, 3.3, 3.4 порядка № 135н):
• на приобретение (создание) ОС и НМА;
• на достройку (дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение) ОС.
В каждом периоде отчетного года нужно заполнить новую таблицу раздела II. Итоговые данные из нее переносятся в раздел I книги учета на последний день отчетного (налогового) периода (пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, пп. 3.2, 3.16 порядка № 135н).

Заполнение раздела III
В разделе III книги учета отражается убыток прошлых 10 лет (если он был), на который можно уменьшить налоговую базу отчетного года (п. 7 ст. 346.18 НК РФ, раздел IV порядка № 135н).
В строке 010 указывается общий размер убытка за предыдущие годы, который можно списать в текущем году. Это значение берется из строки 150 раздела III книги учета за прошлый год.
В строках 020–110 отражается, в каком году какая сумма убытка была получена. Эти показатели можно перенести из строк 160–250 раздела III книги учета за прошлый год.
В строке 120 указывается налоговая база за отчетный год. В эту строку переносится значение строки 040 справки к разделу I.
В строке 130 проставляется сумма убытка, которая учитывается в отчетном году.
В строке 140 отражается убыток текущего года, значение которого указано в строке 041 справки к разделу I.
В строке 150 указывается убыток, который переносится на следующий год, поскольку учесть его полностью в текущем году не удалось. Рассчитывается он так: стр. 010 — стр. 130 + стр. 140. Эту сумму нужно указать в строке 010 раздела III книги учета за следующий год.

В строках 160–250 необходимо расшифровать сумму переносимого на будущее убытка по годам.

Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП и примерная форма КУДиР содержатся в приказе № 86н/БГ-3-04/430. Книга учета состоит из шести разделов. На титульном листе КУДиР нужно указать номер, серию, том книги по журналу учета, заведенному в налоговом органе.

На листе «Сведения об индивидуальном предпринимателе» — персональные данные ИП. На листе «Содержание» — сведения о количестве используемых таблиц с указанием номеров страниц.

В разделе 1 КУДиР отображают все доходы, которые фактически были получены в налоговом периоде, в том числе авансы, а также расходы, фактически произведенные в данном временном промежутке. Выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, надо подтверждать первичными учетными документами. Они должны содержать следующие обязательные реквизиты:
• название;
• дату составления документа;
• при оформлении документа от имени индивидуальных предпринимателей — Ф.И.О., номер и дату выдачи документа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, ИНН;
• содержание хозяйственной операции с измерителями в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (для юридических лиц);
• личные подписи указанных лиц и их расшифровки, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

При оформлении любой хозяйственной операции по приобретению товара к накладной на отпуск товара или другому документу, в котором фиксируется отпуск товаров должен прилагаться документ, подтверждающий факт оплаты товара. А именно: кассовый чек, или квитанция к приходному кассовому ордеру, или платежное поручение с отметкой банка об исполнении, или документ строгой отчетности, свидетельствующий о фактически произведенных расходах (п. 9 порядка).

Первичные учетные документы (за исключением кассового чека) должны быть подписаны индивидуальным предпринимателем (п. 10 порядка № 86н/БГ-3-04/430).

В книге учета отражаются все доходы, полученные индивидуальным предпринимателем от осуществления предпринимательской деятельности, по мере поступления, без уменьшения их на предусмотренные налоговые вычеты (ст. 223 НК РФ, п. 14 порядка № 86н/БГ-3-04/430).

В доход включаются все поступления от реализации товаров, выполнения работ и оказания услуг, а также стоимость имущества, полученного безвозмездно.
Стоимость реализованных товаров, выполненных работ и оказанных услуг отражается с учетом фактических затрат на их приобретение, выполнение, оказание и реализацию.

Суммы, полученные в результате реализации имущества, используемого в процессе осуществления предпринимательской деятельности, включаются в доход того налогового периода, в котором этот доход фактически получен.

Доходы от реализации ОС и НМА определяются как разница между ценой реализации и их остаточной стоимостью (п. 14 порядка № 86н/БГ-3-04/430).

Под расходами понимаются фактически произведенные и документально подтвержденные затраты, непосредственно связанные с извлечением доходов от предпринимательской деятельности, но не более суммы таких доходов от осуществления предпринимательской деятельности (п. 15 порядка, ст. 221 НК РФ).

Расходы подразделяются (п. 16 порядка № 86н/БГ-3-04/430):
• на материальные расходы;
• расходы на оплату труда;
• амортизационные отчисления;
• прочие расходы.

В разделы 2–4 вносят сведения об амортизации основных средств, малоценных быстроизнашивающихся предметов (МБП) и нематериальных активов.

Раздел 5 посвящен расчету заработной платы и налогов. Таблица этого раздела напоминает расчетно-платежную ведомость. В ней указывают, в частности:
• суммы исчисленной и выплаченной зарплаты;
• выплаты стимулирующего и компенсационного характера;
• стоимость товаров, которые выданы как оплата труда в натуральной форме;
• исчисленный НДФЛ;
• подпись в получении.

В разделе 6 исчисляют налоговую базу по НДФЛ, которая формируется по итогам календарного года. На ее основе заполняют форму 3-НДФЛ.

КУДиР можно вести как в электронном виде, так и на бумаге (п. 1.4 порядка № 135н).
Бумажную книгу нужно прошнуровать и пронумеровать. Это можно сделать в конце года, когда будут внесены все данные. На последней странице следует указать общее количество листов и заверить ее подписью руководителя организации (ИП) и печатью, если она есть (п. 1.5 порядка № 135н).

Электронную книгу по итогам года нужно распечатать, прошнуровать и заверить подписью руководителя (ИП), как бумажную (пп. 1.4, 1.5 порядка № 135н).

Заверять КУДиР при УСН в налоговой инспекции не нужно, закон этого не предусматривает (письма Минфина РФ от 29.12.2012 № 03-11-09/100, ФНС России от 28.02.2013 № ЕД-3-3/696@). Причем не имеет значения, каким способом она ведется – в электронном виде или на бумаге.

Книгу, которую ИП ведут на ОСНО, необходимо заверить в налоговой. Если КУДиР ведется на бумаге, то до начала ее ведения на последней странице проставляется количество содержащихся в ней страниц, которое своей подписью заверяет налоговый инспектор и скрепляет печатью (п. 8 порядка № 86н/БГ-3-04/430). Если книга ведется электронно, то по окончании налогового периода ее необходимо распечатать, прошить, пронумеровать и подписать у должностного лица налогового органа и скрепить печатью. Заверение книги происходит непосредственно при обращении ИП в его присутствии.

Отсутствие КУДиР, равно как и несвоевременное отражение в ней показателей, используемых для исчисления налоговой базы и налога, – это основание для привлечения компании или ИП к ответственности по ст. 120 НК РФ, по которой предусмотрен штраф в размере от 10 до 30 тыс. рублей. Если допущенные нарушения привели к занижению налоговой базы, штраф составит 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей.