Как удержать НДФЛ с выплат в межрасчетный период

Работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата должна быть установлена правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. Она определяется конкретной датой не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена зарплата (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).

С учетом этого требования, заработок за первую половину месяца должен быть выплачен в установленный день с 16-го по 30-е (31-е) число текущего месяца, за вторую половину — с 1-го по 15-е число следующего месяца, а разрыв между выплатами за первую и за вторую половину месяца не должен превышать 15 календарных дней (письма Минтруда РФ от 12.03.2019 № 14-2/ООГ-1663, ГИТ в городе Москве от 22.06.2021 № ПГ/16732/10-21740-ОБ/18-593).

Отдельные выплаты работнику должны или могут быть произведены в межрасчетный период, то есть в течение текущего месяца, окончательный расчет за который будет произведен лишь по завершении периода. К ним относится:

• оплата отпусков (ч. 9 ст. 136 ТК РФ);

• возмещение расходов, связанных со служебными командировками (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 10 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);

• расчет с работником в день увольнения (ч. 1 ст. 140 ТК РФ);

• выплата премий (ч. 1 ст. 129 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293);

• выплата пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Кроме того, в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании могут быть предусмотрены дополнительные гарантии и меры социальной поддержки сотрудников, например, выплаты материальной помощи, денежных средств к юбилею работника и так далее (ст. 8, ч. 3 ст. 41, ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Выплаты, производимые в межрасчетный период, как правило, оформляются приказом (распоряжением) работодателя.

Все выплаты, производимые работнику, в терминологии ст. 223 НК РФ можно разделить на две группы:

• выплаты дохода в виде оплаты труда;

• выплаты дохода не в виде оплаты труда.

Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который сотруднику был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Для дохода не в виде оплаты труда такой датой признается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счет налогоплательщика в банке (п. 1 ст. 223 НК РФ).

Это отличие определяет разницу в порядке удержания НДФЛ с выплат, произведенных в межрасчетный период.

Выплаты доходов в виде оплаты труда, произведенные до истечения месяца, не признаются получением дохода для целей исчисления НДФЛ. Обязанность удерживать налог с таких выплат возникает лишь при окончательном расчете зарплаты за месяц (письма Минфина РФ от 15.12.2017 № 03-04-06/84250, ФНС РФ от 15.01.2016 № БС-4-11/320, Минтруда РФ от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549).

Особый случай – выплата зарплаты до истечения календарного месяца при увольнении работника: налог удерживается в момент расчета с работником (п. 2 ст. 223, пп. 3, 4 ст. 226 НК РФ).

При получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств, датой фактического получения дохода при расчете НДФЛ признается последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены денежные средства (пп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Датой фактического получения дохода при расчете НДФЛ в виде командировочных расходов (сверхлимитные суточные по командировке и компенсация расходов без подтверждающих документов) считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, после возвращения сотрудника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Дата фактического получения дохода для отпускных – это дата фактической выплаты денежных средств, удержать с них НДФЛ следует в этот момент (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ, письма Минфина РФ от 28.01.2021 № 03-04-05/5316, от 28.03.2018 № 03-04-06/19804, от 17.01.2017 № 03-04-06/1618).

Работодатели — налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов сотрудника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

При получении работником дохода в натуральной форме или в виде материальной выгоды удержание НДФЛ производят за счет любых доходов, выплачиваемых сотруднику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ).

После того как компания удержала НДФЛ из дохода работника, нужно перечислить налог в бюджет (пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Срок перечисления НДФЛ с некоторых выплат в межрасчетный период зависит от вида выплаты.

НДФЛ с таких видов выплат, как отпускные и пособие по временной нетрудоспособности, включая пособие по уходу за больным ребенком, нужно перечислить в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором они были произведены (п. 6 ст. 226 НК РФ).

На другие межрасчетные выплаты, если для них не установлены специальные сроки перечисления, распространяется общий срок – не позднее дня, следующего за днем перечисления (выдачи) этих доходов физлицу (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Если последний день срока выпадает на выходной, нерабочий праздничный и (или) нерабочий день, НДФЛ нужно перечислить не позднее следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Перечислять НДФЛ до его непосредственного удержания из доходов сотрудника нельзя. Уплаченные в бюджет суммы будут рассматриваться инспекцией не в качестве налога, а как денежные средства налогового агента. Перечисление НДФЛ за счет средств налогового агента прямо запрещено п. 9 ст. 226 НК РФ, поэтому такие деньги нельзя зачесть в счет предстоящих платежей по налогу. Из этого правила есть исключение в ситуации, когда налог доначислен (взыскан) по итогам налоговой проверки, если НДФЛ неправомерно не удержан или удержан не полностью.

При уплате НДФЛ до его удержания из доходов сотрудника работодателю придется обратиться в инспекцию за возвратом ошибочно перечисленной суммы, а НДФЛ уплатить в установленном порядке и в положенный срок независимо от возврата ранее уплаченных сумм (письма Минфина РФ от 12.11.2014 № 03-04-06/57158, ФНС РФ от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@).

Если общая сумма удержанного налога меньше 100 рублей, в этом месяце ее не нужно перечислять в бюджет. Она прибавляется к сумме налога, подлежащей уплате в следующем месяце текущего года, но не позднее декабря (п. 8 ст. 226 НК РФ).

За несвоевременное перечисление налоговым агентом НДФЛ в бюджет предусмотрен штраф. Его размер составляет 20 процентов от суммы налога, не перечисленной в срок (п. 1 ст. 123 НК РФ). При этом не имеет значения, насколько пропущен срок уплаты НДФЛ —  на один день или на год.

Кроме наложения штрафа, у компании возникают и другие неблагоприятные последствия.

Во-первых, она должна уплатить пени. Их размер зависит от суммы НДФЛ, на которую они начисляются, периода просрочки и размера ставки рефинансирования Банка России. Для организаций на период с 09.03.2022 по 31.12.2023 включительно ставка пеней установлена в размере 1/300 ставки рефинансирования Банка России независимо от количества дней просрочки.

Во-вторых, с компании взыщут сумму удержанного, но неуплаченного (не полностью уплаченного) налога, если он не перечислит ее добровольно. Задолженность взыщут в бесспорном порядке за счет списания денежных средств с его банковских счетов.

В поле 107 платежного поручения приводится обозначение налогового периода (п. 8 приложения № 2 к Приказу Минфина РФ от 12.11.2013 № 107н). Первые два знака показателя предназначены для определения периодичности уплаты налога, установленной законодательством, которая указывается следующим образом:

«МС» — месячные платежи;

«КВ» — квартальные платежи;

«ПЛ» — полугодовые платежи;

«ГД» — годовые платежи.

В 4-м и 5-м знаках проставляется номер месяца, для квартальных платежей — номер квартала, для полугодовых — номер полугодия.

Для перечисления НДФЛ с отпускных и больничных поле 107 заполняется так:

• 1-й и 2-й знаки — код месячных платежей МС, так как периодом для перечисления налога с отпускных и больничных является месяц (п. 2 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ);

• 4-й и 5-й знаки — номер месяца.

Для перечисления НДФЛ с отпускных и больничных нужно указать номер месяца, в котором они выплачены, так как в этом случае доход считается полученным в день его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, письмо Минфина РФ от 04.08.2020 № 21-03-04/68215).

Для перечисления НДФЛ с премий нужно указать (письмо Минфина РФ от 04.08.2020 № 21-03-04/68215):

• в отношении ежемесячных премий — месяц, за который был начислен доход. Например, при уплате НДФЛ с ежемесячных премий работников за август 2022 года в реквизите «107» нужно прописать «МС.08.2022»;

• квартальных и годовых премий — месяц, в котором выплачена премия. Например, при уплате НДФЛ с премии за III квартал, выплаченной в октябре реквизит «107» нужно заполнить в формате «МС.10.2022».