Как составить акт сверки с контрагентами

Акт сверки – это документ, в котором стороны сделки фиксируют состояние расчетов между ними на конкретную дату. Такой документ составляют, чтобы провести проверку отражения операций в учете и своевременно выявить расхождения. Также подписанный двумя сторонами акт означает признание суммы задолженности или факт ее отсутствия.

Как правило, акт сверки составляют по итогам года. Это связано с тем, что по закону перед составлением ежегодной бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию расчетов дебиторской и кредиторской задолженности (п. 27 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

В законодательстве не установлена обязанность по проведению сверок с контрагентами, а также ответственные за эту работу лица. В связи с этим стороны сделки вправе закрепить обязанность по составлению актов сверки и ответственных лиц в условиях договора (п. 4 ст. 421 ГК РФ).
В этом случае составлять акт сверки потребуется в сроки, которые предусмотрены по условиям сделки.

Уклонение от составления акта сверки, а также от его подписания может быть расценено как несоблюдение условий договора.

На практике акты сверки зачастую составляют по итогам полугодия или года. Ответственным за составление таких документов назначают главного бухгалтера или бухгалтеров, которые отвечают за проведение сверок с контрагентами.

Акт сверки взаимных расчетов с обеих сторон должен подписывать руководитель организации или другой исполнительный орган, который наделен такими полномочиями по учредительным документам — например, директор или президент.

Однако в крупных компания такой порядок подписания документов не всегда возможен. В таких случаях документы подписывает другое уполномоченное лицо по доверенности, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор.

В случае если подписантом является ответственное лицо, то потребуется запросить у представителя заверенную копию доверенности на подписание актов. Важно учесть, что в доверенности среди прочего должны быть предусмотрены полномочия по признанию долга.

Зачастую акты сверки подписывают представители по доверенности, которые занимают рядовые должности. Например, старший бухгалтер, заместитель бухгалтера по расчетам. Как правило, в доверенностях таких сотрудников полномочия по признанию долга отсутствуют, поэтому подписанные ими акты не будут прерывать течение срока исковой давности.

Типовая форма акта сверки с контрагентом законодательством не установлена. В связи с этим такой документ можно составить в произвольной форме на фирменном бланке (письмо Минфина РФ от 18.02.2005 № 07-05-04/02).

В работе программа учета автоматически формирует акты сверок по типовой форме за определенный период — месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев или год. При необходимости форму дорабатывают — например, если в договоре с контрагентом предусмотрен другой бланк.

Итоговый вариант акта сверки составляют в двух экземплярах, которые отправляют стороне сделки. Один экземпляр контрагент оставляет у себя, а второй визирует и возвращает организации. 

По общему правилу акты сверки требуется хранить не менее 5 лет с даты их оформления, если задолженность по документам уже погашена (п. 266 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Если контрагент не погасил долг перед организацией, то акт сверки расчетов потребуется хранить в течение срока исковой давности. Этот документ может пригодиться для дальнейшего обращения в суд.

При списании долга как безнадежного  акт сверки будет подтверждать обоснованность списания задолженности, так как от него зависит срок исковой давности. В таком случае документ потребуется хранить в течение 5 лет, начиная с отчетного периода, в котором списан долг (ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Данные правила действуют и в отношении электронных актов. Это связано с тем, что срок хранения не зависит от того, в какой форме был составлен документ – в электронной или бумажной (п. 4.2 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).