Как работать с компаниями, которые используют труд самозанятых

Инспекторы тщательно проверяют крупные сделки организации с компаниями, у которых основную работу по договорам выполняют самозанятые, а штатных сотрудников недостаточно для исполнения своих обязательств.

Проверяющие могут признать действия по заключению договора с сомнительным контрагентом недобросовестными и направленными на минимизацию налогов, особенно если организация не интересовалась или не знала о фактических исполнителях.

В таком случае налоговые органы могут отказать в расходах и вычетах по сделке.

Налоговые органы в рамках проверки оценивают результаты сделки организации с контрагентом, у которого трудятся самозанятые, сразу по нескольким критериям. Основные признаки, на которые обращают внимание проверяющие, следующие.
• Организация не проверила и не проанализировала сведения о коммерческой осмотрительности, размещенные в свободном доступе и на официальном сайте ФНС. В частности, не рассматривалась и не подвергалась оценке информация о среднесписочной численности сотрудников исполнителя за прошлый год.
• До заключения сделки организация не предпринимала действий по получению от исполнителя нужной информации о коммерческой осмотрительности. В частности, организация не запрашивала документы, которые подтвердили бы наличие у контрагента достаточного количества квалифицированных кадров в штате.
• Сделка с контрагентом заключена в обход и (или) с нарушением установленной в организации процедуры согласования. Например, без проведения тендера был заключен  договор, в тендерной документации отсутствовали необходимые документы и (или) данные содержали неточности.
• В договоре с исполнителем привлечение подрядчиков для исполнения обязательств перед организацией не предусмотрено. При этом обязательство по сделке исполнено третьим лицом, которое не было согласовано организацией согласно документации по сделке.
• Гражданин, который фактически выполнял работу или оказывал услугу, ранее работал в организации. Но затем зарегистрировался в качестве самозанятого и теперь занят у контрагента, который поставляет организации товары, выполняет для нее работы или оказывает услуги. При этом самозанятым руководит организация.
• Компания не защищала свои права в случае некачественного исполнения обязательств со стороны контрагента. Например, не оспаривала стоимость выполненных работ и оказанных услуг и (или) не штрафовала контрагента за выполнение обязательств по договору не в полном объеме.
• Реальность операции вызывает сомнение. Например, самозанятый, который не был согласован с организацией для исполнения обязательства по договору, оказал от имени контрагента услугу или выполнил какую-либо работу. При этом документы по оказанию данной услуги оформлены от имени контрагента.
• У контрагента и организации есть общие руководители, учредители и (или) руководящий персонал. В этом случае инспекторы могут заподозрить организацию в создании схемы по аутсорсингу персонала для экономии на налогах, расходах по оформлению документов и стоимости труда работников.

В случае, если выявленные признаки будут говорить о минимизации налогов, инспекторы могут провести налоговую реконструкцию, снять расходы и вычеты по сделке.

Информация основана на письме ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@.

Исключить споры с налоговыми органами по поводу работы с контрагентами, которые используют труд самозанятых, можно. Для этого на каждом этапе работы необходимо применять следующие принципы.

Организация и проведение тендера. В ходе поиска и привлечения потенциальных контрагентов необходимо провести тендер и предварительную проверку потенциальных контрагентов с целью соблюдения коммерческой осмотрительности. При этом важно соблюдать главное правило — чем меньше контрагент и крупнее сделка, тем тщательнее проверка.

В рамках проверки необходимо провести анализ основной общедоступной информации о контрагенте из открытых источников и платных сервисов. Также нужно запросить и проверить документы о ресурсах и деловой репутации, которые предоставил сам контрагент. Особое внимание потребуется уделить достаточности подходящих сотрудников в штате.

В случае недостатка штатного персонала, необходимо попросить контрагента объяснить причины низкой численности сотрудников в штате и уточнить, как будущий партнер планирует исполнять свои обязательства. В частности, требуется уточнить планирует ли контрагент привлекать к выполнению работы самозанятых.

Особое внимание необходимо уделить контрагентам, у которых только один штатный сотрудник – директор, при этом контрагент планирует оказывать организации трудоемкие услуги или выполнять трудозатраты работы. Например, такие работы как ремонт, уборка и подобные.

Если контрагент планирует привлекать к работе самозанятых, необходимо убедиться в отсутствии в перечне исполнителей бывших сотрудников, которые уволились из организации менее двух лет назад. В случае, если потенциальный контрагент планирует привлекать таких работников, нужно исключить их вклад в исполнении обязательств по будущей сделке.

На основании представленной информации потребуется оценить риск неисполнения обязательств со стороны контрагента и экономически обосновать выбор партнера, с которым планируется заключение сделки. В частности, необходимо убедиться в отсутствии судебных споров и наличии экономического смысла заключения сделки с выбранным партнером.

При проведении тендеров руководствуются документами организации.

Договорная работа. При заключении сделки с контрагентом, который использует в работе труд самозанятых, в договоре потребуется прописать дополнительные пункты, которые помогут снизить риск налоговых споров. В частности, в условиях сделки необходимо прописать следующие существенные моменты:
• Исполнитель обязуется выполнить все взятые на себя обязательства по договору должным образом. За нарушение взятых на себя обязательств, контрагент обязуется устранить недостатки, а также выплатить неустойку или штраф. Размер санкций должен соответствовать выявленным недостаткам;
• Исполнитель вправе привлекать подрядчиков для исполнения своих обязательств перед организацией. В случае привлечения подрядчиков, требуется получить согласие со стороны организации. При этом контрагент также обязан ежемесячно сообщать, кто именно, на каком основании и в каком объеме выполнял работы, оказывал услуги;
• Исполнитель обязуется представлять организации все необходимые документы по сделке. При этом документы оформлены правильно, в соответствии с действующими законами РФ. В случае, если объем документов недостаточен или же документация составлена с недочетами, контрагент обязуется дооформить документы;
• Исполнитель заверяет организацию, что должным образом ведет налоговый и бухгалтерский учет, а также своевременно уплачивает в бюджет все обязательные платежи. В случае налоговых споров по сделке, контрагент обязан компенсировать организации все налоговые убытки.

В случае, если данные условия контрагент в ходе выполнения своих обязанностей по сделке не выполняет, необходимо сообщить об этом партнеру. Если урегулировать конфликт невозможно, провести дополнительный тендер с целью поиска нового партнера и при необходимости обратиться с исковым заявлением в суд за защитой своих прав.

Документальное оформление результатов сделки. Контрагент обязан представить закрывающие документы по сделке – акты, накладные, счета-фактуры. Полученную документацию, необходимо проверить на присутствие обязательных реквизитов, суммовых показателей и оригиналов подписей ответственных лиц.

В случае, если контрагент привлекает подрядчиков — самозанятых, необходимо ежемесячно согласовывать список исполнителей. Также потребуется документация, которая подтвердит объем выполненных каждым исполнителем работ. При исполнении работ и оказании услуг в подразделениях, на документах должны быть отметки о выполнении работ.

При выявлении неточных и (или) недостоверных данных, необходимо сообщить об этом контрагенту с целью исправить недочеты и сделать перерасчет. При нарушении условий сделки, требуется выписать контрагенту предусмотренный договором штраф или неустойку.