Штат компаний редко остается статичным. Развивающиеся организации зачастую вводят новые должности, фирмы, попавшие в трудную экономическую ситуацию, вынуждены, наоборот, их сокращать. В некоторых случаях, например, при изменении законодательства требуется переименовать уже существующую должность. В нашей статье расскажем, в каком порядке следует вносить такие коррективы.
Введение новой должности в штатное расписание производят на основании приказа руководителя компании. Дата введения новой должности может не совпадать с датой издания приказа, то есть изменения можно ввести позже (например, дата издания приказа — 28.11.2021, а должность вводится с 20.12.2021). При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми изменениями. О том, как составить такой приказ, мы расскажем ниже.
Руководители структурных подразделений должны представить генеральному директору компании обоснование для введения новой должности. Обычно в качестве причин необходимости дополнительного персонала называют:
• внедрение новых технологий, требующих специальных знаний и умений;
• увеличение объема работ;
• открытие нового направления работы структурного подразделения;
• изменение законодательства и так далее.
Для обоснования новой должности необходимо:
• сформулировать задачи, которые решит добавление новой должности;
• определить функционал нового сотрудника;
• подготовить проект должностной инструкции;
• внести предложение об увеличении штата.
В любом случае окончательное решение будет принимать генеральный директор фирмы.
Не существует унифицированной формы приказа о введении новой должности в штатное расписание, поэтому документ составляют произвольно. В приказе необходимо указать:
• название компании (чаще всего прописывают полное и сокращенное наименование);
• дату и место составления;
• название документа «Приказ» и его порядковый номер;
• заголовок, например, «О внесении изменений в штатное расписание» или «О введении новой должности в штатное расписание»;
• наименование вводимой должности;
• количество штатных единиц;
• размер оклада;
• дату, с которой будет произведен ввод;
• лиц, ответственных за исполнение приказа, например, начальник отдела кадров, бухгалтер и так далее.
Документ подписывает генеральный директор компании или уполномоченное им лицо. Подписанный документ поступает в отдел кадров.
В законодательстве нет понятия «сокращение должности» однако есть понятия «сокращение штата» и «сокращение численности». Различие их состоит в том, что при сокращении штата полностью сокращают одну или несколько должностей (например, должность бухгалтера занимают три сотрудника, при ее сокращении должны уйти все три бухгалтера). При сокращении численности уменьшают количество работников по определенной должности (например, из трех бухгалтеров оставляют одного). Таким образом, говоря о сокращении должности в штатном расписании, следует руководствоваться правилами, установленными для сокращения штата фирмы.
Решение о предстоящем сокращении работодатель принимает самостоятельно. Оно бывает вызвано сложной производственной или экономической ситуацией в организации или организационными изменениями, которые не позволяют сохранить штат работников в полном составе. Главное условие проведения сокращения – соблюдение норм ч. 3 ст. 81, ст. 82, 179 и 180 ТК РФ.
1. Письменное уведомление. О предстоящем сокращении необходимо уведомить орган службы занятости (например, центр занятости), профсоюз (при наличии), а также работников. Срок уведомления составляет, как правило, не менее двух месяцев до начала увольнения работников по сокращению (ч. 1 ст. 82, ч. 2 ст. 180 ТК РФ, абз. 1 п. 2 ст. 25 Закона РФ «О занятости населения в Российской Федерации» от 19.04.1991 № 1032-1).
2. Учет преимущественного права на оставление на работе.
3. Предложение вакантных должностей. Предлагаемые вакансии должны одновременно отвечать следующим условиям:
• работник сможет выполнять работу с учетом его состояния здоровья;
• это может быть как вакантная должность или работа, соответствующая квалификации работника, так и вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа;
• вакансии должны быть в данной местности. Свободные рабочие места в другой местности предлагаются, только если это предусмотрено коллективным или трудовым договором, соглашениями.
После принятия решения о сокращении штата или численности работников наниматель должен издать приказ:
• об исключении из штатного расписания определенных штатных единиц или должностей;
• либо об утверждении нового штатного расписания без включения в него сокращаемых должностей.
При определении даты введения в действие нового штатного расписания или внесении в него изменений необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 180 ТК РФ, которая устанавливает, что работники должны быть предупреждены о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца. Таким образом, дата введения в действие изменений не может наступать ранее чем через два месяца после издания приказа (например, дата издания приказа о внесении изменений — 17.12.2021, а изменения должны вводиться в действие не ранее 18.02.2022).
В приказе о внесении изменений в штатное расписание в связи с сокращением должности (должностей) необходимо указать, в частности:
• заголовок «О внесении изменений в штатное расписание»;
• должности, которые подлежат сокращению (исключению из штатного расписания);
• дату, с которой будут действовать правки;
• лиц, ответственных за исполнение приказа.
Наименование должности работника относится к обязательным условиям трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Поэтому в случае ее переименования, помимо внесения корректив в штатное расписание, необходимо получить письменное согласие сотрудника.
Если работник не согласен, работодателю следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. Она гласит, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий, по инициативе работодателя допускается изменение условий трудового договора с соблюдением обязательного требования: в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Об изменении названия должности работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за два месяца.
При смене наименования должности необходимо иметь в виду, что если согласно законодательству работа на определенных должностях связана с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений, то наименования этих должностей должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах.
Так, из толкования содержания части 1 ст. 75 ТК РФ следует, что отдельные управленческие должности не подпадают под перечень лиц, которых при смене собственника имущества можно уволить по п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Если, например, вместо заместителя директора будет введена должность помощника президента или вице-президента, то у нового собственника не будет юридического основания расторгнуть с этими работниками трудовой договор, так как формально они не занимают должности заместителей руководителя организации.
В приказе о переименовании должности среди прочего необходимо указать:
• заголовок, например, «О внесении изменений в штатное расписание»;
• старое и новое наименование должности в соответствии со штатным расписанием;
• дату, с которой будет действовать корректировка;
• лиц, ответственных за уведомление сотрудников о предстоящем изменении названия должности.