Положение о порядке использования корпоративных карт
Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые используют такие карты. В положении рекомендуем установить:
• кто имеет право пользоваться картой;
• как ее получить;
• перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником;
• лимиты расчетов. Они могут отличаться для разных должностей;
• срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
• порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
• требования по обеспечению защиты сведений о ПИН-коде;
• порядок действий при утрате карты;
• виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.
Всех сотрудников, на которых выпущены именные карты, и тех, кто имеет право использовать неименные корпоративные карты, необходимо ознакомить под подпись с утвержденным положением.
Кто вправе пользоваться корпоративными картами
Корпоративные банковские карты используются (п. 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием»):
• для получения наличных денежных средств в рублях для осуществления на территории России расчетов, связанных с деятельностью юрлица или ИП, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
• получения наличных денежных средств в иностранной валюте за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
• оплаты расходов, связанных с деятельностью компании: в рублях – на территории РФ, в иностранной валюте – за пределами нашей станы;
• других операций в рублях и иностранной валюте, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение.
Кредитная организация должна установить лимит снятия наличных денежных средств по корпоративной карте в течение одного операционного дня. Рекомендуемое значение составляет не более 100 тыс. рублей в течение одного операционного дня (абз. 9 п. 2.5 положения № 266-П, методические рекомендации, утвержденные Банком России 21.07.2017 № 19-МР).
Корпоративные банковские карты могут быть:
• именные — оформляются на конкретного работника;
• на предъявителя — использоваться любыми работниками организации, получившими карту.
В первом случае использовать карты имеют право сотрудники, на которых они оформлены.
Во втором случае руководитель компании издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. Как правило, неименную карту выдают сотруднику для выполнения определенного задания – оплаты командировочных, представительских или других расходов.
Расходование средств с корпоративной карты допускается, только если такие расходы непосредственно связаны с деятельностью юридического лица — собственника средств на специальном корпоративном карточном счете. Если работники организации, получившие карту, используют денежные средства не по целевому назначению, работодатель вправе требовать от них возмещения убытков (Определение Верховного Суда РФ от 23.07.2018 № 305-ЭС18-9549, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 14.10.2021 № Ф05-25470/2021 по делу № А40-237284/2020).
Учет движения корпоративных карт
Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:
• сотрудник пишет заявление на выдачу корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;
• уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит банковской карты.
Для осуществления учета используют документ о движении корпоративной карты. Это может быть журнал (ведомость) учета. Смысл документа — зафиксировать выдачу карты работнику и ее возврат. В него включают:
• информацию о том, кому карта вручается;
• номер карты;
• даты выдачи (возврата).
Факты получения и возврата карты должны подтверждаться подписями работника, ее получившим (вернувшим), и лицом, ответственным за ведение учета данных карт.
Учет кешбэка
У работников, которые расплачиваются корпоративной картой, открытой к расчетному счету компании, налогооблагаемого дохода в виде кешбэка по такой карте не возникает. Даже если на карте указаны Ф.И.О. конкретного физлица. Это доход организации-работодателя, поскольку именно она является фактическим владельцем карт.
Полученный деньгами кешбэк, не связанный с изменением стоимости приобретенных товаров (работ, услуг), включают во внереализационные доходы (п. 1 ст. 41, ст. 250 НК РФ, письма Минфина РФ от 08.10.2021 № 03-03-06/1/81707, от 28.12.2012 № 03-01-18/10-200, от 27.09.2012 № 03-03-06/1/506).
Доход отражают:
• при методе начисления — на дату документа, которым оформлено предоставление кешбэка, независимо от фактического поступления денег (п. 1, пп. 3 п. 4 ст. 271 НК РФ), например на дату уведомления о сумме начисленного кешбэка;
• при кассовом методе — на дату поступления средств на расчетный счет или в кассу (п. 2 ст. 273 НК РФ).
Обязателен ли авансовый отчет при расчетах по корпоративной карте
Для подтверждения понесенных расходов, в том числе произведенных при помощи корпоративной карты, работники должны представлять первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), а также документы, подтверждающие их оплату (ст. 252 НК РФ, ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для принятия НДС к вычету с покупок нужны еще и счета-фактуры. Законодательно обязанность сотрудника представлять авансовый отчет закреплена только в двух случаях:
• для отчета о суммах, израсходованных в связи с командировкой (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);
• отчета по подотчетным суммам, которые были получены наличными (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
В остальных случаях авансовый отчет составлять необязательно. Однако рекомендуем требовать от сотрудников такие отчеты по всем операциям, совершенным по корпоративным картам, вместе с подтверждающими документами. Иначе для работодателя есть риск, что налоговики поставят под сомнение, что работник потратил те или иные суммы с корпоративной карты именно на нужды компании. Тот факт, что именно авансовые отчеты являются основополагающими и обязательными документами бухучета, по которым можно отследить движение денег и расходование их на нужды организации, подтверждают и суды (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 05.03.2023 № Ф05-1467/2023 по делу № А40-205073/2020). По их мнению, первичные документы лишь прилагаются к отчету и не заменяют таковой.
Кроме того в налоговом учете по дате утверждения авансового отчета определяется момент признания некоторых расходов (например, командировочных или представительских), а также определяется момент начисления НДФЛ по сверхнормативным суточным и другим облагаемым командировочным выплатам (пп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Полученные через банкомат деньги – это средства, выданные работнику под отчет. Разумеется, сотрудник не должен после каждой покупки бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней — порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.
Отчет работник может составлять или по унифицированной форме № АО-1 или по форме, самостоятельно разработанной юрлицом. К примеру, вместо строки «получен аванс из кассы» можно предусмотреть строки «получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов».
Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника.
К авансовому отчету должны быть обязательно приложены документы, свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных. Например:
• чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ);
• документ, полученный при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях.
Также необходимо приложить первичные документы на приобретение товаров, работ, услуг, содержащие обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В качестве первичных документов выступают товарные накладные, чеки, акты выполненных работ, оказанных услуг и так далее.
Операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (п. 3.1 положения № 266-П). Документ по операциям с использованием банковской карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и служит подтверждением их совершения.
Поэтому при расчетах банковской картой подотчетное лицо должно представить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов (банкоматов) по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты (письма Минфина РФ от 24.03.2021 № 03-03-07/21069, от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253).
Может ли ИП пользоваться корпоративной картой в личных целях
Имущество ИП юридически не разграничено на предпринимательское и личное. Индивидуальный предприниматель вправе распоряжаться оставшимися на расчетном счете после уплаты налогов деньгами по своему усмотрению, в том числе с помощью корпоративной карты приобретать что-то лично для себя. При этом НДФЛ с таких трат платить не нужно.