Использование факсимиле

Факсимиле, или факсимильное воспроизведение подписи, — это точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования. Выполняется, как правило, путем проставления печати с такой подписью.

При помощи факсимиле можно подписать документ без участия лица, которому принадлежит эта подпись. Например, секретарь может проставить факсимиле руководителя на несколько десятков почетных грамот или благодарственных писем.

Законодательство не дает четкого ответа на вопрос, на каких документах можно ставить факсимиле. В некоторых случаях установлен прямой запрет на его использование. В других для подписания документов факсимильной подписью нужно выполнить определенные условия.

Факсимиле вместо подписи можно использовать:

• на приглашениях, поздравлениях, почетных грамотах и прочих документах, напрямую не влияющих на финансовые последствия;

• на договорах, дополнениях и изменениях к договорам — при условии, что стороны заключили соглашение об использовании факсимиле. Подробнее мы расскажем об этом ниже.

Если компания планирует использовать факсимиле, то рекомендуем разработать локальный акт. В нем необходимо прописать порядок использования такой подписи и привести список документов, на которых она ставится.

Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Факсимильным воспроизведением нельзя подписывать счета-фактуры и УПД. НК РФ такой возможности не предусматривает. Счет-фактура, оформленный таким образом, считается составленным с нарушением порядка, установленного п. 6 ст. 169 НК РФ, и не может являться основанием для вычета НДС (письма Минфина России от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 27.08.2015 № 03-07-09/49478, ФНС России от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@, УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@).

Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 сформировал правовую позицию по этому вопросу. Он указал, что возможность факсимильного воспроизведения подписи в счетах-фактурах ни налоговым, ни бухгалтерским законодательством не предусмотрена. Документы должны содержать личные подписи соответствующих лиц, а отступление от этого правила влечет отказ в применении налоговых вычетов.

Аналогичную позицию поддерживает Верховный Суд РФ и федеральные арбитражные суды. (Определение Верховного Суда РФ от 16.07.2021 № 307-ЭС21-10502 по делу № А26-2242/2020, Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29.04.2021 № Ф04-1680/2021 по делу № А75-22948/2019, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 21.03.2019 № Ф10-442/2019 по делу № А09-5694/2018).

Таким образом, при рассмотрении подобных споров, у налогоплательщика нет шансов отстоять вычет на основании счета-фактуры, подписанного с помощью факсимиле.
Кроме того нельзя ставить факсимильную подпись на:

• векселях (ст. ст. 1, 75 Положения о переводном и простом векселе, утв. постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.37 № 104/1341);

• документах, оформляемых в нотариальном порядке (ст. 44 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1);

• заявках на участие в конкурсе на получение госзаказа и документах, входящих в их состав (письмо Минэкономразвития России от 11.06.2010 № Д22-839);

• некоторых других документах, на которых мы остановимся ниже.

Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, когда стороны заключили соответствующее соглашение и подписали его «живыми» подписями (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

По смыслу приведенной нормы, условие об использовании факсимиле при подписании договора не может содержаться в самом этом договоре, а должно быть согласовано в отдельном документе, подписанном сторонами собственноручно (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.04.2019 № Ф07-3472/2019 по делу № А56-55745/2018, Постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 31.01.2020 № 19АП-7834/2019 по делу № А14-21187/2017).

Например, стороны могут заключить рамочный договор и включить в него условие о праве сторон использовать факсимиле. В дальнейшем они могут проставлять такой аналог подписи на договорах, которые заключают на основании рамочного договора.

Если соглашения нет, но договор подписан факсимиле, суд может признать его либо незаключенным (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.09.2011 по делу № А32-13609/2010), либо недействительным (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2010 № А02-413/2009).

Не рекомендуем в отсутствие соглашения полагаться на такой способ оформления договора, как удостоверение факсимильной подписи оттиском печати компании. Законом он не предусмотрен, а судебная практика по данному вопросу неоднородна. Одни суды приравнивают такие документы к подписанным собственноручно, а другие указывают, что письменная форма договора в данном случае не соблюдена.
Если заранее оформить соглашение об использовании факсимиле стороны не успели, можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать, что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Желательно привести реквизиты конкретного договора, подписанного факсимиле.

Факсимильное воспроизведение подписи можно использовать и при заключении договоров в соответствии с Законом № 223-ФЗ и контрактов в соответствии с Законом № 44-ФЗ, если об этом имеется соответствующее соглашение между заказчиком и участником закупки и это предусмотрено положением о закупке (Письмо Минэкономразвития РФ от 02.09.2016 № Д28и-2252).

Если соглашением сторон допускается использование факсимиле при подписании акта выполненных работ, то с точки зрения гражданского законодательства это допустимо. При этом нужно учитывать, что к налоговым отношениям гражданское законодательство не применяется (п. 3 ст. 2 ГК РФ).

Затраты, признаваемые расходами для целей налога на прибыль, должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Первичные учетные документы, к которым относятся акты выполненных работ, необходимо оформлять с учетом требований ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которой в первичных документах должны содержаться, в частности:

• название должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление;

• подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Однако в Законе № 402-ФЗ не уточнен конкретный способ совершения таких подписей.

Минфин России утверждает, что законодательство не предусматривает использования факсимильной подписи при оформлении первичных документов (актов выполненных работ, накладных, путевых листов). На них должна стоять личная подпись ответственного лица. С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы. Расходы, которые документально не подтверждены, не учитываются при исчислении налога на прибыль (Письма Минфина России от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 10.06.2021 № 03-11-11/45946).

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Одни суды считают, что первичные документы, на которых проставлено факсимиле, не могут считаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 02.04.2014 № Ф03-1016/2014, ФАС Поволжского округа от 01.04.2014 № А57-4665/2013). Другие, напротив, допускают использование факсимиле (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.10.2018 № 17АП-13207/2018-АК по делу № А60-13839/2018). Следует отметить, что указанная арбитражная практика рассматривает и другие обстоятельства, влияющие на принятие того или иного решения.

Таким образом, для компании безопаснее, если на актах выполненных работ и других первичных документах будет стоять собственноручная подпись генерального директора или уполномоченных им лиц. В противном случае, могут последовать претензии со стороны налоговиков и свою позицию придется отстаивать в суде.

ГК РФ прямо не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании доверенности. Статья 160 ГК РФ разрешает его применять при совершении сделок, если это предусмотрено законом или соглашением сторон. А поскольку доверенность – односторонняя сделка, то соглашение сторон в этом случае невозможно. Договариваться просто не с кем. Судебная практика это подтверждает (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.03.2020 № 88-4740/2020, определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 10.12.2019 № 8Г-2549/2019).

В судебной практике встречается и другой подход. Так, Седьмой арбитражный апелляционный суд, отклоняя заявление о фальсификации доверенности, указал, что в компании сложилась устойчивая деловая практика оформления документации как с подписанием документов непосредственно руководителем, так и с проставлением факсимиле. Вывод суда о том, что товар передан истцом представителю ответчика, полномочия которого подтверждались в порядке, соответствующем сложившейся практике их взаимодействия и принятым сторонами в текущей деятельности (доверенностью, подписанной факсимильной подписью руководителя), является правомерным (Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 19.09.2019 № 07АП-7227/2019 по делу № А45-38135/2018).

Арбитражный суд Западно-Сибирского округа в Постановлении от 22.02.2018 № Ф04-6323/2017 по делу № А03-16567/2016 отметил, что обладатель подписи как участник документооборота наделен законодателем правом легитимации использования оттиска своей подписи в конкретных правоотношениях с определенным контрагентом. Это по общему правилу должно быть специально зафиксировано в соглашении между ними. Однако судом сделан вывод о том, что доверенности не могут быть расценены в качестве ненадлежаще оформленных по причине отсутствия на них собственноручной подписи ответчика (при наличии факсимиле) и заключенного сторонами соглашения об использовании факсимиле.

Таким образом, для того, чтобы подписывать доверенность факсимиле нужно заключить соглашение с лицом, для представительства перед которым будет выдана эта доверенность. Например, можно прописать в договоре поставки, что доверенности на получение товара со склада поставщика могут быть подписаны посредством факсимиле руководителя компании-покупателя.

Однако наиболее безопасно, чтобы генеральной директор подписывал доверенности исключительно от руки.

При заключении трудового договора

Нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из ст. 67 ТК РФ. Указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора. Вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.

Однако трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на проставление факсимиле на трудовых договорах и других кадровых документах.

Если работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с сотрудником либо вообще не оформит его в письменной форме, то трудовые отношения все равно возникнут, если сотрудник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. Трудовой договор в таком случае считается заключенным (ст. 16 ТК РФ, ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет.

Использование работодателем факсимиле при оформлении трудового договора не станет основанием для признания его недействительным. Однако работодатель в данном случае рискует, трудовая инспекция при проверке может расценить это как нарушение трудового законодательства.

В приказах по личному составу

Приказы – это распорядительные документы, которые издают в целях оформления решений нормативного, организационного, административного характера. В состав реквизитов приказов по личному составу входит, в том числе подпись руководителя компании либо другого уполномоченного лица. Этот реквизит включает в себя название должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, и ее расшифровку (п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

По нашему мнению, использовать факсимиле руководителя компании на приказах по личному составу (прием работников, их переводы, отпуска, увольнение и прочее) не допустимо.

Однако по данному вопросу есть другая позиция. Трудовым законодательством не установлен запрет на использование факсимиле, а также на законодательном уровне не утверждены унифицированные формы приказов по личному составу с обязательным наличием на них собственноручной подписи. Следовательно, работодатель вправе установить в локальном нормативном акте правомерность подписания приказов по личному составу факсимиле (ст. 8 ТК РФ).

В копиях документов

При выдаче копий документов, связанных с работой, они должны быть заверены надлежащим образом (ч. 11 ст. 22.3, ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, ее расшифровку подписи, дату заверения копии (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)).

В таком случае использование факсимиле также неправомерно.

Нельзя проставлять факсимильную подпись и на других кадровых документах, на которых законодательством предусмотрено проставление подписи, в частности в трудовых книжках, договорах о полной материальной ответственности, локальных нормативных актах компании.

Факсимиле можно использовать на документах, которые прямо не предусмотрены ТК РФ или на них не предусмотрено проставление подписи, и которые не повлекут неблагоприятных последствий для работника в случае злоупотребления правом недобросовестным работодателем. Например, его можно ставить на характеристики, докладные записки, благодарственные письма, уведомления, грамоты и так далее.

К банковским документам относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и так далее.

Для подписания карточки образцов подписей и оттиска печати используется исключительно собственноручная подпись (п. 5.1, 5.2 Инструкции Банка России «Об открытии, ведении и закрытии банковских счетов и счетов по вкладам (депозитам)» от 30.06.2021 № 204-И).

При заполнении для предъявления в банк денежного чека нужная информация и подписи вносятся в чек от руки, для этого используется ручка с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Название владельца банковского счета, номер банковского счета, полное или сокращенное фирменное наименование банка могут быть указаны на банковском штампе. Подписи уполномоченных должностных лиц компании и оттиск печати (при наличии) должны соответствовать карточке с образцами (пп. 1.8.9 п. 1.8 ч. III Приложения к Положению № 579-П).

Факсимиле запрещено использовать на платежных и других документах, имеющих финансовые последствия (Письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»).

Нельзя использовать факсимиле для подписания налоговой декларации. НК РФ разрешает ставить только живые подписи либо электронную подпись. Налогоплательщик (его представитель) подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. (Определение ВАС РФ от 02.06.2008 № 6600/08 по делу № А11-2499/2007-К2-24/126).

Налоговая декларация, в которой подпись руководителя организации проставлена посредством факсимиле, не соответствует требованиям налогового законодательства. При таких обстоятельствах у налогового органа отсутствует обязанность ее принять и производить проверку (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.11.2011 по делу № А56-66090/2010, пп. 4 п. 19 Административного регламента, утвержденного Приказом ФНС России от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@).

Бухгалтерская отчетность фирмы считается составленной после подписания руководителем экземпляра отчетности (п. 8 ст. 13 Закона п. 8 ст. 13 Закона):

• на бумажном носителе — в случае, когда такая отчетность составлена на бумаге;

• в виде электронного документа, электронной подписью — в случае, когда бухотчетность составлена в виде электронного документа.

Поэтому бухотчетность, составленную на бумаге, генеральный директор должен подписывать от руки.

Подпись лица на документе – его важнейший реквизит. Это один из тех реквизитов, которые придают документу юридическую силу.

Документы, оформленные с помощью факсимиле, в соответствии с требованиями законодательства создают для сторон сделки такие же правовые последствия, что и документы, подписанные лично. А это означает, что они подтверждают различные юридические факты, в том числе права и обязанности сторон по сделке.

Генеральный директор организации, подписывая документ от руки, может изучить документ, проверить наличие всех согласующих виз ответственных должностных лиц, оценить риски и принять взвешенное решение о том, стоит ли его подписывать. При делегировании полномочий по проставлению факсимиле другому сотруднику возникает риск, что он может формально отнестись к возложенным на него обязанностям и поставить штамп на документе «не глядя». Поэтому нужно тщательно подходить к отбору такого должностного лица.

Чтобы снизить риски можно установить минимальный перечень документов, которые можно подписывать факсимиле. Например, использовать факсимильное воспроизведение подписи только при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений (п. 13.1.2.9. Регламента Правительства Москвы, утвержденного Постановлением от 21.02.2006 № 112-ПП), или на документах, не влекущих за собой материальную или иную ответственность (п. 9 Инструкции, утвержденной Приказом МВД России от 06.02.2007 № 130).

В любом случае решение использовать в своей деятельности факсимиле или нет, каждая компания принимает самостоятельно.

В УК РФ отсутствует статья только за подделку подписи, но имеется более общая норма (ст. 327) о подделке документов, печатей, штампов и бланков. При этом незаконное проставление подписи на документе за кого-либо является частью преступления.