Электронный больничный лист: как получить, проверить и закрыть

Электронный лист содержит все те же сведения, только для работы с ним нужны специальные программы, а для передачи данных – интернет. Лист имеет ту же юридическую силу, что и традиционный бумажный больничный.

Электронная форма не позволяет сотрудникам потерять или испортить (например, помять, порвать) документ.

Кроме того, система электронных больничных исключает представление поддельных документов. ФСС должен проверить подлинность электронных больничных.

Работодатель, запрашивая лист у фонда, получает уже проверенный документ.
С 01.01.2022 больничные листы будут выдавать только в электронной форме. Чтобы принимать электронные документы, работодателю нужно:
1. Получить усиленные квалифицированные электронные подписи. По общему правилу они нужны главному бухгалтеру (другому лицу, уполномоченному вести бухучет) и руководителю (п. 16 Правил информационного взаимодействия, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).
2. Установить специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации.
3. Выбрать способ передачи информации.

Таких способов три (пп. «а» п. 10 Правил № 1567):
• работать через личный кабинет страхователя на сайте ФСС. Для этого надо зарегистрироваться на портале госуслуг и использовать эту учетную запись для доступа к личному кабинету;
• установить программу АРМ «Подготовка расчетов для ФСС». Ее можно скачать на сайте фонда;
• использовать бухгалтерские программы, в которых есть возможность работы с электронными больничными.

С региональным отделением ФСС нужно заключить соглашение об информационном взаимодействии по формам, размещенным на сайте ведомства.

Порядок расчета и оплаты электронного листа нетрудоспособности ничем не отличается от оплаты больничного в бумажном виде.

Например, если электронный больничный выдан в связи с болезнью, первые три дня временной нетрудоспособности работника оплачивает работодатель, а остальной период, начиная с четвертого дня, сотруднику напрямую оплачивает ФСС. Для выплаты пособия работодатель должен не позднее пяти календарных дней со дня получения от работника необходимых документов представить их в территориальный орган ФСС.

Расчет пособия нужно сделать так же, как при получении бумажного больничного. Срок оплаты электронного больничного ничем не отличается от срока оплаты бумажного.

Например, работодатель должен назначить свою часть пособия по временной нетрудоспособности (например, по болезни) в течение 10 календарных дней со дня обращения работника с необходимыми документами, а выплатить ее – в ближайший после назначения пособия день выдачи зарплаты.

ФСС выплатит свою часть пособия в течение 10 календарных дней со дня получения от работодателя реестра сведений, которые необходимы для назначения соответствующего вида пособия.

Технология выдачи электронного листка нетрудоспособности не предусматривает ни его распечатывания для передачи работником работодателю, ни пересылки напрямую из медицинской организации работодателю по телекоммуникационным каналам связи. Все взаимодействие между заболевшим сотрудником, медучреждением и работодателем происходит при участии ФСС через специально созданную для этого информационную систему. Она называется «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах».
В ней листы формируются и хранятся на всех этапах работы с ними.

До 01.01.2022 электронный листок нетрудоспособности можно оформить только по письменному заявлению работника. О своем желании сотрудник должен сообщить лечащему врачу и заполнить соответствующую форму заявления. Также он должен предоставить медучреждение свой СНИЛС.

После того как врач закроет» больничный лист, медорганизация сформирует в ЕИИС «Соцстрах» электронный листок нетрудоспособности и заполнит в нем свою часть (п. 3 и подп. «б» п. 10 Правил № 1567). Затем сотрудник получит от врача специальный талон, где будет указан номер листа. Собирать дополнительные подписи и проставлять в больничном листе печать медорганизации не надо.

Выданный работнику талон с номером листа не является документом строгой отчетности. Его не нужно передавать работодателю – достаточно назвать лишь номер больничного листа. Сделать это можно любым способом, в том числе по телефону или посредством электронной переписки. Талон, где указан номер больничного, не является обязательным документом для расчета и оплаты листа нетрудоспособности. Работодатель не должен ни требовать его от работника, ни ждать, когда работник его представит.

Если сотрудник потерял талон, то он может узнать номер листа в личном кабинете на сайте ФСС. Для входа понадобится подтвержденная учетная запись с портала госуслуг.

Как только от сотрудника поступили сведения о номере электронного больничного листа, работодатель должен с помощью выбранного программного обеспечения найти этот больничный лист в базе данных ЕИИС «Соцстрах». Поиск проводится по тому номеру, который сообщил работник, и по его СНИЛС. Для работы с электронными листами работодатель может использовать программы для ведения бухучета, операторов электронного документооборота либо скачать на сайте ФСС бесплатную программу.

После того, как электронный больничный лист найден, его надо запросить из базы данных ФСС. В нем нужно заполнить все графы раздела «Заполняется работодателем» (подп. «в» п. 11 Правил № 1567). Как это сделать подробно разберем ниже.

Заполненный документ необходимо сохранить и заверить электронной подписью. Электронную подпись можно использовать ту же, что и для сдачи отчетности. После этого данные автоматически уйдут в ФСС.

В заполнении электронного больничного нет никаких особенностей – в нем должны быть все те же сведения, что и в бумажном варианте (п. 11 Правил № 1567):
1. Поле «место работы — наименование организации» и другие строки заполняются в соответствии с п. 73 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н. Работодатель – юрлицо вносит свое полное или сокращенное наименование. Название обособленного подразделения указывают, если сотрудник принят в это подразделение и оно зарегистрировано в качестве страхователя в территориальном органе ФСС РФ.
2. В строке «Основное» или «По совместительству» необходимо проставить отметку «V» в зависимости от того, на каких условиях сотрудник выполняет трудовые функции – по основному месту работы или по внешнему совместительству.
3. В полях «Регистрационный N» и «Код подчиненности» проставляют соответствующие коды, которые можно взять из уведомления о регистрации в ФСС.
4. В поле «ИНН нетрудоспособного» может указываться идентификационный номер налогоплательщика. Эту строку не заполняют:
• если у сотрудника нет ИНН;
• если подлежит выплате пособие по беременности и родам.
5. В поле «СНИЛС» вносят страховой номер индивидуального лицевого счета. Его можно найти в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования, выданном до 01.04.2019 или в уведомлении, в том числе электронном, подтверждающем регистрацию работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
6. В поле «Условия исчисления» проставляется соответствующий двухзначный код, а при необходимости – несколько кодов. Коды и их расшифровка приведены в п. 73 Порядка № 925н и на оборотной стороне листка нетрудоспособности. Например, код 01 при заболевании, 02 – при травме, 03 – при карантине и так далее.
7. Поле «Акт формы Н-1 от» заполняется, если временная нетрудоспособность вызвана несчастным случаем на производстве или наступила в результате профессионального заболевания. Здесь необходимо указать число, месяц и год составления соответствующего акта.
8. Поле «Дата начала работы» остается пустой, если работник все еще трудится в организации. Она заполняется, если трудовой договор был аннулирован и при этом работник заболел (получил травму) в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования. В этом поле нужно указать дату, с которой работник должен был приступить к работе.
9. В Поле «Страховой стаж» указывают количество полных лет и месяцев деятельности работника, учитываемых при исчислении размера пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
10. В Поле «в т.ч. нестраховые периоды» прописывают количество полных лет и месяцев, в течение которых работник проходил военную или другую службу, предусмотренную законом РФ «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу…» от 12.02.1993 № 4468-1. Нестраховой период исчисляется с 01.01.2007.
11. В Поле «Причитается пособие за период» в соответствующие ячейки вносятся даты начала и окончания периода, за который сотруднику должно быть назначено и выплачено пособие по временной нетрудоспособности либо по беременности и родам.
12. В Поле «Средний заработок для исчисления пособия» указывают сумму среднего заработка, из которого исчисляется пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. По общему правилу средний заработок исчисляется за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности либо отпуска по беременности и родам (ч. 1 ст. 14 закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Сумма среднего заработка, исчисляемого за каждый календарный год, не должна превышать предельной величины базы для начисления страховых взносов в ФСС (ч. 3.2 ст. 14 закона № 255-ФЗ).
13. В Поле «Средний дневной заработок» указывают средний дневной заработок работника.
14. В Поле «Сумма пособия: за счет средств страхователя» прописывают размер пособия, начисленного за счет средств работодателя. Первые три дня нетрудоспособности, которая возникла из-за заболевания или травмы, оплачивает работодатель, остальные дни – ФСС. В отдельных случаях ФСС РФ оплачивает весь период нетрудоспособности (ч. 2, 3 ст. 3 закона № 255-ФЗ). Размер пособия должен быть отражен в полном объеме без вычета сумм НДФЛ (абз. 2 п. 11 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, абз. 7 Письма ФСС РФ от 08.09.2011 № 14-03-14/15-10022). Несмотря на то, что разъяснения основаны на нормах Порядка, действовавшего до 13.12.2020 включительно, думаем, они остаются актуальными и при применении Порядка № 925н. Если ФСС оплачивает весь период временной нетрудоспособности (п. 2 ч. 2, ч. 3 ст. 3, п. п. 2 — 5 ч. 1 ст. 5 закона № 255-ФЗ), то Поле «за счет средств работодателя» не заполняют. Например, в листках нетрудоспособности по беременности и родам.
15. Поля «за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено» не заполняют.

Электронный больничный лист подписывают главный бухгалтер (другое лицо, уполномоченное вести бухгалтерский учет) и руководитель страхователя усиленными квалифицированными электронными подписями (п. 74 Порядка № 925н).

Если руководитель возлагает на себя обязанности главного бухгалтера, электронный больничный следует подписать только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.

В случае выявления нарушений в заполнении листа нетрудоспособности территориальный орган ФСС РФ в течение 5 рабочих дней направит извещение с указанием перечня необходимых исправлений и больничный для внесения в него соответствующих исправлений.

Работодатель может посмотреть и заполнить лист нетрудоспособности несколькими способами. Например, в личном кабинете ФСС. Для этого нужно:
• зайти в личный кабинет;
• с левой стороны открыть вкладку «Электронный лист нетрудоспособности»;
• выбрать «Запросить листок»;
• ввести номер листа и СНИЛС сотрудника;
• открыть документ;
• выбрать пункт «Заполняется работодателем» и внести туда данные.

Найти и заполнить больничный можно на портале ЕИИС «Соцстрах». Для этого нужно зайти в личный кабинет, найти лист нетрудоспособности по номеру и СНИЛС и внести в него нужные сведения.

Для закрытия листа нетрудоспособности сотрудник должен обратиться к лечащему врачу. Он сделает соответствующую отметку, подпишет лист электронной подписью и отправит его в ФСС. Сотрудник получит талон с номером больничного.

Ели сотрудник потерял талон с номером больничного, он может узнать его в личном кабинете ФСС. Для входа необходим пароль и логин от сайта госуслуг.