Трудовое законодательство предусматривает для работников возможность проходить диспансеризацию. Работодатель же должен соблюдать порядок ее оформления и оплаты. Когда можно освободить сотрудника от работы на время прохождения обследования, какие документы составить, а также как рассчитать средний заработок, изложено в статье.
Диспансеризация входит в целевую программу охраны здоровья. Она представляет собой комплекс осмотров и обследований в рамках обязательного медицинского страхования в районных поликлиниках по месту жительства или регистрации (ч. 4 ст. 46 Закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ).
Первый этап диспансеризации предназначен для выявления у граждан хронических заболеваний, факторов рисков их развития, а также медицинских показаний для проведения дополнительных медосмотров. На втором этапе проводят дополнительное обследование и уточнение диагноза заболевания или состояния здоровья.
Порядок проведения диспансеризации регламентирует ст. 185.1 ТК РФ.
Важно помнить, что прохождение работником обязательного медосмотра не лишает его права на диспансеризацию, а работодателя не освобождает от обязанности предоставить гарантии персоналу.
Чтобы пройти диспансеризацию, работники могут брать оплачиваемые дни освобождения от работы. Их количество и периодичность представления зависит от возраста сотрудника.
К примеру, работников в возрасте от 18 до 40 лет необходимо освободить один раз в три года, сотрудников старше 40 лет – один день каждый год, предпенсионеров и пенсионеров – дважды в год.
Если работнику не удалось пройти обследование в течение отведенных по закону дней, дополнительно освобождать его от работы не требуется. Такая ситуация характерна для ежегодной диспансеризации. В этом случае работнику можно предоставить дни отпуска без сохранения заработной платы для завершения процедуры (письмо Минтруда РФ от 08.09.2020 № 14-2/ООГ-14584).
Если диспансеризация пройдена за один день, второй день процедуры нельзя использовать по своему усмотрению. В данном случае необходимо выйти на работу, иначе работодатель может уволить сотрудника за прогул.
Чтобы оформить дни обследования, работник пишет заявление в свободной форме и согласует даты с работодателем. Дополнительные документы не требуются (ч. 3 ст. 185.1 ТК РФ).
В локальных нормативных актах рекомендуется установить срок подачи заявления о диспансеризации. Например, можно прописать, что сотрудники должны подать такое заявление не позднее чем за три рабочих дня до начала осмотра. Это не противоречит законодательству и позволит спланировать производственный процесс.
На основании заявления работодатель издает приказ о диспансеризации с указанием оплачиваемого дня, с которым под подпись осведомляется сотрудник.
Также во внутренних документах можно утвердить правило о том, что работник должен представить справку из медицинской организации. Это позволит подтвердить факт прохождения медобследования в день освобождения от работы.
Кроме того, в ЛНА нужно отдельно указать, что право на диспансеризацию имеют льготные категории граждан, а также сотрудники в год наступления определенного возраста. Такое положение поможет предотвратить возможные споры с персоналом.
Иные документы требовать от сотрудника нельзя. Это касается и справки о предпенсионном возрасте сотрудника. Его можно определить самостоятельно при помощи расчета из приложения 6 к Закону от 28.12.2013 № 400-ФЗ.
Законодательно не утверждены коды, которые позволили бы отразить время диспансеризации в табеле. Поэтому рекомендуется ввести свое обозначение, к примеру, «ДД». Правило нужно зафиксировать в учетной политике.
Во время диспансеризации за сотрудником сохраняется рабочее место и средний заработок.
При соответствии сотрудника льготной категории или определенному возрасту, а также наличии всех необходимых документов, работодатель не вправе не предоставить сотруднику день или дни для диспансеризации.
При этом право на гарантию имеется у работника независимо от того, проходил ли он диспансеризацию на предыдущем месте работы или нет. Специалисты Минтруда РФ поясняют, что работодатель не обязан проверять факт такого использования дней для медицинского обследования (письмо Минтруда РФ от 08.09.2020 № 14-2/ООГ-14582).
Кроме того, право на освобождение от работы в связи с прохождением диспансеризации имеют сотрудники — внешние совместители.
Работник вправе пройти процедуру в выходной день или во время отпуска. Однако в таком случае гарантия не будет реализована. Трудовым законодательством не предусмотрено предоставление другого дня отдыха и выплата за него среднего заработка.
Также гражданин вправе отказаться от диспансеризации (ст. 46 Закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ).
В случае нарушения прав сотрудников работодателю грозит административная ответственность в виде штрафа:
• 1–5 тыс. рублей – для должностного лица;
• 10–50 тыс. рублей – для ИП;
• 30–50 тыс. рублей – для организации.
За повторное нарушение наказание строже. Так, руководителя могут оштрафовать на сумму от 20 до 30 тыс. рублей или дисквалифицировать от одного года до трех лет. Предпринимателю назначат штраф от 10 до 20 тыс. рублей, а организации – от 50 до 70 тыс. рублей (п. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП).
К ответственности также привлекут за невыплату или несвоевременную выплату среднего заработка за время диспансеризации. По сути, это задержка зарплаты, санкции за которую предусмотрены ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП.
Кроме того, за задержку выплат в пользу работника предусмотрена материальная и уголовная ответственность.
Предоставляя сотруднику дни освобождения от работы для прохождения диспансеризации, работодатель должен издать приказ.
В его шапке указывают название организации или предпринимателя. Далее следует наименование документа, его дата и место составления.
В тексте приказа с указанием норм ТК РФ прописывают Ф.И.О. сотрудника, освобождаемого от работы, даты освобождения и условие о сохранении среднего заработка. В качестве основания распоряжения приводится заявление сотрудника.
В конце проставляются подписи директора, а также лиц, ознакомленных с приказом. К ним относятся, например, руководитель отдела кадров и бухгалтер.
За дни диспансеризации работодатель за свой счет выплачивает сотруднику средний заработок. В его состав включают зарплату, комиссионное вознаграждение, гонорар, надбавки и доплаты, компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, премии и вознаграждения и другие аналогичные начисления (п. 2 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
При этом премии и иные разовые вознаграждения учитывают по правилам, установленным п. 15 Постановления от 24.12.2007 № 922 .
Длительность расчетного периода составляет 12 календарных месяцев, которые предшествуют периоду сохранения за сотрудником среднего заработка. При расчете заработка учитывается только фактически отработанное время.
В расчет не принимают выплаты социального характера, которые к оплате труда не относятся. Это, например, материальная помощь, оплата проезда, коммунальных услуг.
Из расчета исключаются выплаты, начисленные за периоды:
• сохранения за работником среднего заработка согласно законодательству (например, оплачиваемый отпуск и командировка);
• временной нетрудоспособности сотрудника;
• нахождения работника в дополнительном оплачиваемом отпуске по уходу за ребенком-инвалидом;
• простоя по вине организации или по причинам, независящим от работодателя и сотрудника, и другие.
Это время также не входит в расчет среднего заработка.
Если расчетный период состоит целиком из исключаемого времени, то для расчета берут предыдущий период, равный расчетному (п. 6 Постановления от 24.12.2007 № 922).
Если фактически отработанных дней не было и до расчетного периода или сотрудник трудоустроился в текущем месяце, учитывают отработанные дни в месяце сохранения среднего заработка.
После определения совокупного заработка сотрудника и расчетного периода необходимо рассчитать средний дневной или средний часовой заработок.
При поденном учете он рассчитывается по формуле: средний дневной заработок = заработок сотрудника за дни расчетного периода / количество дней, отработанных в расчетном периоде.
Если же в организации ведется почасовой или суммированный учет, то определяется средний часовой заработок. Для этого используют формулу: средний часовой заработок = заработок сотрудника за отработанные в расчетном периоде часы / количество фактически отработанных часов за расчетный период.
После этого средний дневной или часовой заработок умножается на количество дней освобождения от работы.
Рассмотрим пример. Сотруднику пенсионного возраста в августе 2023 года предоставлены два дня освобождения от работы в связи с прохождением диспансеризации.
В расчетном периоде он отработал 220 дней и заработал 450 тыс. рублей.
Средний заработок за два дня обследования составит:
450 000 рублей / 220 дней х 2 дня = 4 090,90 рубля.
Оплату за диспансеризацию нужно производить в дни выплаты зарплаты, как за первую половину месяца, так за вторую. Особого срока выплаты закон не устанавливает.
Данная выплата подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.