Содержание
- Зачем нужно рассчитывать ФОТ?
- Что входит в фонд оплаты труда?
- Методы расчета фонда оплаты труда
- Расчет годового фонд оплаты труда
- Расчет месячного фонда оплаты труда
- Как рассчитать средний фонд оплаты труда на одного сотрудника?
- Расчет фонда оплаты труда основных рабочих
- Расчет планового фонда оплаты труда
- Расчет стимулирующего фонда оплаты труд
- Расчет экономии фонда оплаты труда
- Пример расчета фонда оплаты труда
Зачем нужно рассчитывать ФОТ?
Расчет фонда оплаты труда необходим для нескольких целей.
Во-первых, он позволяет работодателю контролировать расходы на персонал. Без точного учета ФОТ компания может столкнуться с кассовыми разрывами или превышением бюджета. Например, если организация неверно спрогнозировала выплаты, ей придется сокращать другие статьи расходов или брать кредиты на зарплаты.
Во-вторых, ФОТ напрямую связан с налоговыми обязательствами. На его основе рассчитываются страховые взносы (30% в общем случае), НДФЛ (13% для резидентов), а также резервы на отпуска. Кроме того, величина ФОТ важна при определении максимального размера нормируемых расходов, которые могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль. Например, представительские расходы учитываются в налоговой базе в размере не более чем 4% ФОТ (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Ошибки в расчетах могут привести к штрафам со стороны налоговой инспекции.
В-третьих, фонд оплаты труда используется для анализа эффективности бизнеса. Сравнивая ФОТ с выручкой или прибылью, можно оценить, насколько обоснованны затраты на персонал. Например, если доля ФОТ превышает 40-50 % от выручки в сфере услуг, это может сигнализировать о неэффективном управлении. В то же время в отношении высокоинтеллектуальных услуг он может составлять до 70 %.
Кроме того, ФОТ необходим для составления отчетности (например, формы П-4 в Росстат) и планирования кадровой политики. Например, перед открытием нового отдела компания должна заранее рассчитать, сколько средств потребуется на зарплаты новых сотрудников.
Что входит в фонд оплаты труда?
Все зависит от того, что каких целей определяется значение этого показателя.
Если ФОТ рассчитывается для налогового учета, то следует обратиться к нормам налогового законодательства. Так, например, для расчета ФОТ для определения лимита расходов по налогу на прибыль следует, обращаются к статье 255 НК РФ. В ней приведен список расходов, входящих в категорию расходов на оплату труда.
При заполнении статистической формы П-4 порядок определения размера ФОТ установлен Указаниями по порядку заполнения формы, утвержденными Приказом Росстата от 16.12.2024 № 647. К примеру, в отношении работников списочного состава учитываются начисленные суммы оплаты труда в денежной и неденежной формах как за отработанное, так и неотработанное время, компенсационные выплаты, связанные с условиями труда и режимом работы, доплаты и надбавки, премии, единовременные поощрительные выплаты, а также оплата питания и проживания, имеющая систематический характер.
Если же говорить об управленческом учете, то каждая организация формирует состав ФОТ самостоятельно и фиксирует его во внутренних нормативных документах.
Обычно в него включают все выплаты в пользу работников, связанные с исполнением ими своих трудовых функций.
1. Основная заработная плата
Сюда входят:
• Оклады и тарифные ставки – фиксированная часть зарплаты, прописанная в трудовом договоре. Например, если сотрудник работает за оклад 50 000 руб. в месяц, эта сумма полностью включается в ФОТ.
• Сдельная оплата – выплаты за выполненный объем работ (актуально для производственных рабочих, курьеров, продавцов). Например, работник получает 300 руб. за каждую изготовленную деталь – все начисленные суммы войдут в ФОТ.
2. Доплаты и надбавки
• Стимулирующие выплаты (премии, бонусы за KPI, годовые вознаграждения). Например, ежемесячная премия в размере 20% от оклада.
• Компенсационные выплаты (за работу в ночное время, сверхурочные, вредные условия труда). Допустим, сотрудник получил доплату 5 000 руб. за работу в выходной день – она включается в ФОТ.
• Районные коэффициенты и северные надбавки (устанавливаются законодательно для отдельных регионов).
3. Социальные и гарантированные выплаты
• Отпускные – начисляются за ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ).
• Компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
• Больничные (начиная за первые три дня).
4. Иные выплаты. Например, оплата питания, проезда, обучения, если это предусмотрено трудовым или коллективным договором.
Что не входит в ФОТ, тоже каждая компания определяет сама. Как правило, это:
• Дивиденды учредителям.
• Выплаты, которые производятся за счет СФР (например, больничный начиная с четвертого дня) в ФОТ не включают.
• Разовые выплаты, не связанные с трудовой деятельностью (например, подарки, материальная помощь, предоставленные сотрудникам займы на льготных условиях).
Понятие фонд оплаты труда часто сравнивают с фондом заработной платы, которое является его частью. Помимо непосредственно заработной платы ФОТ включает в себя различные выплаты сотрудникам.
Методы расчета фонда оплаты труда
Существуют различные методы расчета ФОТ:
1. Нормативный или плановый;
2. Балансовый для расчета фактических затрат;
3. Экономико-математическое моделирование.
Также ФОТ можно рассчитывать:
• за различные периоды времени: за год, за квартал, за месяц;
• в отношении различных категорий сотрудников (штатных, работников по ГПД, сотрудников определенного подразделения).
Расчет годового фонд оплаты труда
Напомним, что единых формул расчета не существует. Каждая компания самостоятельно определяет методику расчета исходя из тех задач, которые перед ней стоят.
Если необходимо рассчитать фактический ФОТ за год, то для этого складывают значения ФОТ за каждый месяц:
Годовой ФОТ = Σ (ФОТ за каждый месяц).
Расчет месячного фонда оплаты труда
Месячный фонд оплаты труда – это сумма всех выплат сотрудникам за один календарный месяц. Он рассчитывается в порядке, аналогичном годовому, но в качестве расчетного периода берутся данные за календарный месяц.
Фактический ФОТ за месяц = Оклады + Премии + Доплаты + Больничные (за счет средств работодателя) + Отпускные + Иные выплаты.
Как рассчитать средний фонд оплаты труда на одного сотрудника?
Иногда компании необходимо определить, в какую сумму ей обходится один сотрудник. Этот показатель используется для:
• Сравнения эффективности затрат на персонал между подразделениями;
• Анализа рыночной конкурентоспособности зарплат;
• Планирования кадрового бюджета;
• Оценки экономической эффективности бизнеса.
Среднее значение фонда оплаты труда на одного сотрудника можно рассчитать по формулам:
Средний месячный ФОТ на 1 сотрудника = Общий месячный ФОТ / Среднесписочная численность
Среднегодовой ФОТ на 1 сотрудника = Годовой ФОТ / (Среднесписочная численность × 12) или как Годовой ФОТ / Годовую среднесписочную численность.
Для более точного анализа рекомендуется делать расчет по категориям: основной производственный персонал; вспомогательный персонал; административно-управленческий персонал (АУП).
Также при необходимости можно рассчитать ФОТ на 1 конкретного сотрудника. В этом случае за нужный для анализа период суммируются все выплаты, входящие в ФОТ, в отношении этого работника.
Расчет фонда оплаты труда основных рабочих
Фонд оплаты труда основных рабочих – это сумма всех выплат сотрудникам, непосредственно занятым в производственном процессе. Его точный расчет особенно важен для промышленных предприятий, строительных компаний и других производственных организаций.
В отличие от офисных сотрудников, у рабочих на предприятии чаще применяется сдельная или почасовая система оплаты труда.
При почасовой оплате труда ФОТ определяется исходя из отработанного времени. В этом случае он рассчитывается как произведение часовой тарифной ставки и количество рабочих часов, а также установленных работнику доплат.
Пример: Работнику установлена часовая ставка 300 руб. в час. Количество отработанных часов в периоде 168. Из них 40 часов ночью (полагается доплата 20%).
В этом случае:
1. Основная оплата: 300 × 168 = 50 400 руб.
2. Доплата за ночные: 300 × 40 × 20% = 2 400 руб.
3. Итого ФОТ: 50 400 + 2 400 = 52 800 руб.
При сдельной оплате суммируют:
• Произведение количества изготовленной продукции и сдельной расценки;
• Премии, надбавки и компенсации;
• Социальные выплаты.
Пример: рабочий завода изготовил 500 деталей. Согласно установленным расценкам, за каждую деталь он получает 150 руб. Также ему положена доплата за вредные условия – 15 % заработка и премия за выполнение плана 10 %.
В этом случае ФОТ рассчитывается следующим образом:
1. Основной заработок: 500 × 150 = 75 000 руб.
2. Доплата за вредность: 75 000 × 15% = 11 250 руб.
3. Премия: 75 000 × 10% = 7 500 руб.
Итого ФОТ: 75 000 + 11 250 + 7 500 = 93 750 руб.
Для оплаты труда рабочих характерна высокая доля премий и доплат. Например, доплата за вредные условия труда, за работу в ночное время, за сверхурочную работу и так далее. В результате доплаты могут достигать 30-50% ФОТ.
Расчет планового фонда оплаты труда
Плановый фонд оплаты труда представляет собой прогнозируемую сумму средств, которую организация предполагает направить на выплаты сотрудникам в предстоящем периоде. Планирование затрат на персонал позволяет предприятию:
1. Определить допустимый уровень затрат на персонал;
2. Сбалансировать расходы с ожидаемыми доходами;
3. Заложить резервы для возможных дополнительных выплат;
4. Спрогнозировать налоговую нагрузку.
Методика определения планового ФОТ определяется организацией самостоятельно в зависимости от специфики деятельности и необходимой точности получения данных.
Для расчета планового значения часто применяют формулу:
Годовой ФОТ = Среднемесячная з/п * Среднесписочную численность * 12 месяцев.
Если необходимо данные за месяц или квартал, то вместо 12 месяцев умножают на 1 или 3 месяца.
И хотя это будет не точная сумма расходов компании за год, но полученный результат позволяет примерно оценить затраты на оплату труда сотрудникам.
Другой вариант расчета планового значения – просуммировать предполагаемые расходы.
Для того, чтобы учесть в расчете дополнительные обстоятельства, влияющие на величину показателя, могут использоваться дополнительные коэффициенты.
Как правило, для получения более точных данных при расчете необходимо учитывать:
• Изменения в законодательстве (МРОТ, страховые тарифы);
• Плановые кадровые изменения (найм, сокращение);
• Индексацию заработных плат;
• Изменение системы премирования;
• Сезонные колебания нагрузки;
• Внедрение новых технологий, влияющих на производительность.
Расчет стимулирующего фонда оплаты труд
Стимулирующий фонд оплаты труда представляет собой специально выделяемую часть общего ФОТ, предназначенную для мотивации персонала к достижению высоких результатов. В отличие от гарантированных выплат, таких как оклады и тарифные ставки, эти средства распределяются между работниками в зависимости от их индивидуального вклада в успех компании.
При формировании стимулирующего фонда учитываются различные виды поощрительных выплат. К ним относятся ежемесячные и квартальные премии за выполнение ключевых показателей эффективности, бонусы за перевыполнение плановых заданий, вознаграждения по итогам года, а также специальные надбавки за профессиональные достижения и многолетний стаж работы в организации.
Существует несколько подходов к расчету стимулирующей части ФОТ. На многих предприятиях применяется метод, при котором премиальный фонд определяется как установленный процент от общего фонда оплаты труда. Например, при годовом ФОТ в 24 млн. руб. и 20-процентной доле премий размер стимулирующих выплат составит 4,8 млн. руб.
Альтернативный вариант предполагает привязку размера премиального фонда к финансовым результатам деятельности компании. В этом случае организация может установить норматив в виде процента от выручки или прибыли. Если предприятие заработало 10 млн. руб. прибыли за квартал и применяет 5-процентный норматив, то на премиальные будет направлено 500 тыс. руб.
Распределение стимулирующих выплат между сотрудниками может осуществляться различными способами. Наиболее распространенными являются:
• индивидуальный подход, основанный на личных достижениях каждого работника;
• пропорциональный метод, учитывающий размер оклада;
• грейдовая система, которая предусматривает дифференциацию выплат в зависимости от должностного уровня;
• равное распределение в командах, где сложно выделить индивидуальный вклад.
Расчет экономии фонда оплаты труда
В целях эффективного управления финансами компании регулярно нужно сравнивать значения планового и фактического ФОТ. Экономией признается неизрасходованные средства, заложенные в плановом ФОТ. Она может возникнуть в результате наличия вакантных должностей, внедрения новых технологий, улучшения бизнес-процессов и так далее.
Это дополнительные ресурсы компании, которые могут быть направлены различные цели. Например, премирование сотрудников. Такая практика, в частности, распространена в бюджетной сфере. При этом расчет экономии важно производить не только бюджетникам, но и частным компаниям. Ведь это позволяет более эффективно распоряжаться финансами.
Пример расчета фонда оплаты труда
За месяц компания понесла следующие расходы на оплату труда:
• Заработная плата – 700 тыс. руб.
• Ежемесячная премия — 150 тыс. руб.
• Отпускные — 70 тыс. руб.
• Страховые взносы – 276 тыс. руб.
• Выплаты за счет средств СФР – 50 тыс. руб.
В этом случае месячный ФОТ рассчитывается как 700 тыс. + 150 тыс. + 70 тыс. + 276 тыс. и составляет 1 196 тыс. руб. Выплаты работникам за счет средств СФР в ФОТ не включаем.