Содержание
6-НДФЛ: кто должен сдать
Сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ). Как правило, это работодатели, которые платят физлицам доход по трудовым или гражданско-правовым договорам. Расчет сдают за каждое обособленное подразделение (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ).
Если организация или ИП не выплачивали доходы физлицам, то статуса налоговый агент у них нет. Так как обязанности налогового агента нет, расчет 6-НДФЛ, в том числе нулевой, представлять в инспекцию не нужно.
По своей инициативе организация или ИП могут сдать нулевой расчет, инспекторы его примут (письма ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@, от 01.08.2016 № БС-4-11/13984, от 23.03.2016 № БС-4-11/4901, от 04.05.2016 № БС-4-11/7928).
Учтите, налоговики могут заблокировать расчетный счет, если не получат расчет по форме 6-НДФЛ (п. 3.2 ст. 76 НК РФ). Ведь у них не будет сведений, является организация или ИП налоговым агентом или просто забыли подать расчет, поэтому безопаснее предупредить налоговиков заранее. Для этого направьте в инспекцию письмо в произвольной форме о том, что вы не являетесь налоговым агентом по НДФЛ. Это обезопасит от претензий проверяющих и от блокировки счета. Унифицированной формы нет, поэтому составьте пояснение в произвольной форме.
С 1 января 2025 года изменились ставки НДФЛ, расчет налога и КБК. При этом раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняют по каждому КБК отдельно, а раздел 2 — по каждому КБК и по каждой ставке (п. 25 и 28 Порядка, утв. приказом ФНС № ЕД-7-11/649). Некоторым компаниям и ИП придется заполнять по несколько разделов 1 и 2. А все потому, что ввели пятиуровневую шкалу ставок по НДФЛ и изменили структуру трех налоговых баз.
Также налоговые органы сейчас проводят дополнительный контроль за корректностью указания данных в расчете 6-НДФЛ – такие как КБК и ставки налога. При несоответствии данных расчет могут не принять или направить уведомление о необходимости корректировки.
Кроме того, при повторных ошибках в заполнении отчета инспекторы могут провести камеральную проверку особенно тщательно. Поэтому особенно важно внимательно сверять применяемые коды бюджетной классификации и налоговые ставки перед сдачей.
Срок сдачи 6-НДФЛ в 2025 году
Форма отчетности 6-НДФЛ накопительная. Отчетными периодами являются первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Расчет 6-НДФЛ за I квартал, полугодие и девять месяцев сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 25 февраля года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 230 НК).
Если крайний срок сдачи отчетности выпал на выходной, праздничный или нерабочий день по указу Президента, он переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
За отчетные периоды 2025 года 6-НДФЛ нужно отправить в налоговую в следующие сроки:
| Ежеквартально | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом — 1-го квартала, полугодия, 9 месяцев (п. 2 ст. 230 НК): — 25 апреля; — 25 июля; — 27 октября |
| Ежегодно | Не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим годом (п. 2 ст. 230 НК) |
При прекращении деятельности в результате реорганизации или ликвидации представить расчет 6-НДФЛ надо досрочно. Финальный расчет представляют в ИФНС до окончания срока ликвидации, но после проведения всех расчетов с персоналом и другими физлицами, в том числе учредителями.
Расчеты 6-НДФЛ представляют в налоговую инспекцию по месту учета налогового агента (п. 2 ст. 230 НК РФ). Организации, в том числе крупнейшие налогоплательщики, представляют расчет в территориальные инспекции по своему местонахождению (п. 1 ст. 83, ст. 11 НК РФ). Если у компании есть обособленное подразделение в другом муниципальном образовании или регионе, нужно сдать два расчета по каждому ОКТМО.
Если в течение года у компании сменились адрес и ИФНС, 6-НДФЛ придется заполнять и подавать в новую инспекцию. Сдать нужно два комплекта отчетов: один со старым ОКТМО, другой — с новым.
При этом КПП в обоих комплектах отчетов нужно указывать новый (письмо ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114). Отчитываться так придется начиная с того отчетного периода, в котором компания переехала, и до окончания года, поскольку 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом.
Если у компании сменился юридический адрес, изменились ИФНС и КПП, при этом код по ОКТМО остался прежним. Нужно ли подавать два 6-НДФЛ в новую инспекцию, если поменялся только КПП? Если код по ОКТМО не изменился, сдавать два отчета не нужно. Сдавайте один 6-НДФЛ с новым КПП в новую ИФНС.
По общим правилам 6-НДФЛ в электронном виде должны подавать компании, которые за отчетный период выплачивали доход более чем 10 физлицам (п. 2 ст. 230 НК РФ). В то же время, если вы привезете такой отчет на бумаге в налоговую инспекцию, его примут, хотя и оштрафуют компанию на 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ). Какие штрафы грозят, если сдать 6-НДФЛ с опозданием и что будет если вовсе не сдать отчет, читайте далее.
Также важно учитывать, что в случае обнаружения ошибок в уже сданной форме 6-НДФЛ необходимо подать корректирующий расчет. Срок для подачи корректировки законом не ограничен, однако сделать это рекомендуется как можно раньше, чтобы избежать штрафов и пени.
Кроме того, с 2025 года налоговые органы усилили автоматическую проверку отчетности, поэтому даже небольшие неточности могут стать основанием для камеральной проверки.
Штраф за нарушение сроков сдачи 6-НДФЛ
Штраф за несдачу 6-НДФЛ или сдачу с опозданием — 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для сдачи расчета в инспекцию (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Период просрочки инспекторы считают именно с этого дня до даты, когда сдали 6-НДФЛ.
Налоговая инспекция может оперативно привлечь налогового агента к ответственности вне рамок камеральной проверки расчета. Такой порядок привлечения к ответственности закреплен статьей 101.4 НК РФ. Согласно этой норме, налоговая инспекция уже в течение 10 дней со дня выявления нарушения составит акт. Далее примет решение о привлечении к ответственности налогового агента и направит ему требование на уплату штрафа (ст. 101.4 НК РФ, письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
Если не сдать 6-НДФЛ вовсе, то инспекторы могут заблокировать счет налогового агента. На это у них есть 10 дней с даты, когда истек срок для сдачи расчета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ, письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
Организацию также оштрафуют, если 6-НДФЛ по обособленному подразделению она сдала в ИФНС головной организации. Налоговая посчитает, что отчет по месту обособленного подразделения организация не представила (постановление Арбитражного суда СКО от 16.08.2018 № Ф08-6157/2018).
Штраф за нарушение сроков сдачи 6-НДФЛ может дополнительно сопровождаться начислением пени за несвоевременную уплату налога, если к моменту подачи расчета налог уже должен был быть перечислен в бюджет.
Важно учитывать, что налоговики вправе проверять не только своевременность, но и корректность поданной формы. Если в расчете будут ошибки или расхождения с суммами уплаченного налога, инспекция вправе потребовать подать уточненный расчет и, в отдельных случаях, наложить штраф за недостоверные сведения.