Содержание
- Продолжительность ежегодного отпуска
- Входят ли выходные в расчет отпуска
- Входит ли больничный в расчет дней отпуска
- Какие дни не входят в расчет отпуска
- Расчет дней отпуска при неполном рабочем дне
- Расчет дней отпуска инвалиду
- Расчет дней отпуска за месяц работы
- Расчет остатка дней отпуска
- В каких случаях отпуск предоставляется в рабочих днях
- Как перевести рабочие дни в календарные
- Расчет дней отпуска при увольнении
- Калькулятор компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
- Примеры расчета дней отпуска
- Риски при неправильном расчете дней отпуска
Продолжительность ежегодного отпуска
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск полагается всем работникам. У большинства его продолжительность составляет 28 календарных дней. Ежегодные основные оплачиваемые отпуска, продолжительность которых превышает 28 календарных дней, называются удлиненными основными отпусками (ч. 2 ст. 115 ТК РФ). Например:
• работникам моложе 18 лет положен отпуск 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• инвалидам — не менее 30 календарных дней (ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ);
• государственным гражданским служащим — 30 календарных дней (ч. 3 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ);
• прокурорам, научным и педагогическим работникам системы прокуратуры РФ — от 30 календарных дней (ст. 41.4 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1);
• сотрудникам Следственного комитета — от 30 календарных дней (ст. 25 Федерального закона от 28.12.2010 № 403-ФЗ);
• сотрудникам таможенных органов — 30 календарных дней без учета времени следования к месту проведения отпуска и обратно (ст. 36 Федерального закона от 21.07.1997 № 114-ФЗ).
Также на практике под удлиненным подразумевают отпуск после суммирования основного и дополнительного ежегодных отпусков. Отметим, что работодатель не может установить сотруднику удлиненный основной оплачиваемый отпуск. Например, нельзя закрепить в коллективном договоре увеличенную продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (удлиненный основной отпуск) всем работникам данного предприятия. Такой отпуск предоставляется только в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. Но в коллективном договоре можно предусмотреть, что наряду с основным ежегодным оплачиваемым отпуском сотрудникам полагается и дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск. Причем продолжительность такого дополнительного времени отдыха максимальным пределом не ограничена (ст. 115, ч. 2 ст. 116, ст. 120 ТК РФ).
В редких случаях продолжительность отдыха устанавливается в рабочих днях.
Ежегодный оплачиваемый отпуск полной продолжительности полагается сотруднику за каждый его рабочий год. Считается, что рабочий год — это полные 12 месяцев фактической работы и других периодов, учитываемых в стаже для такого отпуска. Отсчитывается он не с 1 января, а с даты трудоустройства работника. Но окончание рабочего года (и, соответственно, начало следующего рабочего года) может сдвигаться (когда стажа для отпуска недостаточно), и в пересчете на календарные месяцы рабочий год может быть и длиннее 12 месяцев (ч. 1, 2 ст. 121, ч. 1, 4 ст. 122 ТК РФ, Письма Минтруда России от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717, от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519).
Из этого правила есть исключения. Например, сезонные работники, которым отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени. При определении продолжительности отпуска неважно, является работник основным или совместителем, трудится в офисе или на дому, полное рабочее время или неполное (ч. 4 ст. 93, ст. 115, ч. 1, 4 ст. 122, ч. 2 ст. 287, ст. 295, ч. 4 ст. 310 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519).
За работником сохраняются все дни отдыха, не отгулянные им за прошлые рабочие годы, а значит, общая продолжительность предоставляемого работнику отпуска за несколько лет увеличится (Письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6).
В свою очередь, количество календарных дней используемого за один раз отпуска может быть меньше установленной продолжительности при разделении его на части.
Входят ли выходные в расчет отпуска
В стаж для ежегодного основного оплачиваемого отпуска помимо фактической работы входит время, когда работник не трудился, но за ним сохранялось место работы (должность), в том числе: ежегодный оплачиваемый отпуск, выходные, нерабочие праздничные дни, другие дни отдыха (ч. 1 ст. 121 ТК РФ).
Входит ли больничный в расчет дней отпуска
Если болезнь работника подтверждена листком нетрудоспособности, то это время включается в стаж для основного отпуска. Такой период относится к указанным в абз. 3 ч. 1 ст. 121 ТК РФ — когда работник фактически не работает, но за ним сохраняется место работы (должность), поскольку в период временной нетрудоспособности работнику гарантировано сохранение места работы (ч. 6 ст. 81, абз. 3 ч. 1 ст. 121, ст. 183 ТК РФ, п. 17 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).
В стаж для дополнительного отпуска за вредные (опасные) условия труда включаются только фактически отработанные дни в таких условиях. То есть рабочее время, в течение которого сотрудник на рабочем месте, на котором установлены вредные и (или) опасные условия труда, выполнял обязанности, установленные трудовым договором. В данный стаж не включаются периоды временной нетрудоспособности, нахождения в отпуске, обучения (повышения квалификации) и другие периоды, когда работник фактически не трудился (ч. 3 ст. 121 ТК РФ, Письма Минтруда России от 18.10.2016 № 14-2/В-1045 и от 25.02.2019 № 15-1/В-519).
Какие дни не входят в расчет отпуска
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается (ст. 121 ТК РФ):
• время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, если работник в период такого отпуска не работает на условиях неполного рабочего времени;
• время нахождения в отпуске без сохранения заработной платы свыше 14 календарных дней в течение рабочего года.
Перечисленные периоды не засчитываются в стаж для ежегодного основного оплачиваемого отпуска, поэтому сдвигают окончание рабочего года на соответствующее количество дней (абз. 1, 2, 5, 6 ч. 1, ч. 2 ст. 121, ч. 3 ст. 256 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519).
Расчет дней отпуска при неполном рабочем дне
Продолжительность отдыха у сотрудника с неполным рабочим днем такая же, как и у работника, который трудится полный день. Так, по общему правилу ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (ч. 4 ст. 93, ч. 1, 2 ст. 115 ТК РФ, Письмо Роструда от 01.04.2015 № ПГ/23357-6-1).
Расчет дней отпуска инвалиду
Инвалидам в отличие от большинства работников положен удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Его продолжительность — не менее 30 календарных дней. Причем отдых такой продолжительности нужно предоставить независимо от срока инвалидности. То есть даже если инвалидность действует только часть того года, за который предоставляется этот отпуск. Неважно, являлся ли работник инвалидом на начало года либо инвалидность была присвоена в течение года (ч. 2 ст. 115 ТК РФ, ч. 5 ст. 23 Закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ).
30 календарных дней — это минимальная продолжительность удлиненного отпуска инвалида, установленная законом. Более 30 календарных дней такой отпуск у инвалида может быть, если он относится к категории работников, у которых еще более удлиненный основной отпуск. Например, если он несовершеннолетний – ему положено отдыхать 31 календарный день (ч. 2 ст. 115, ст. 267 ТК РФ, ч. 5 ст. 23 Закона № 181-ФЗ).
Если работнику-инвалиду после прохождения переосвидетельствования группа инвалидности установлена не будет, то ему необходимо установить отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Расчет дней отпуска за месяц работы
По общему правилу за 12 месяцев работы сотрудники имеют право на 28 календарных дней отпуска. Следовательно, за один полностью отработанный месяц положено 2,33 дня отдыха (28 дн. / 12 мес.).
Расчет остатка дней отпуска
Для расчета остатка дней отпуска нужно:
1) определить стаж работы, дающий право на отпуск. Расчетный период начинается со дня начала работы сотрудника организации. В стаж для ежегодного основного оплачиваемого отпуска входит (ч. 1 ст. 121 ТК РФ):
• время фактической работы;
• время, когда работник не трудился, но за ним сохранялось место работы (должность). К таким периодам относится и простой (Письмо ГИТ в г. Москве от 04.06.2020 № 77/10-20669-ОБ/18-1299);
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медосмотр не по своей вине;
• время отпусков за свой счет, предоставляемых по просьбе работника (но не более 14 календарных дней в рабочем году);
• период приостановления трудового договора, если работник призван по мобилизации или заключил контракт в соответствии с п. 7 ст. 38 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ либо контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на ВС РФ или войска национальной гвардии РФ.
2) определить количество отпускных дней, полагающихся работнику. Механизм расчета законом не определен. Советуем определить его самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте.
Можно использовать такую формулу:
Установленная продолжительность отпуска за год в днях / 12 месяцев х Стаж работы в месяцах, дающий право на отпуск – Количество дней основного отпуска, предоставленного ранее.
Округление количества дней для предоставления ежегодных основных отпусков в случае, если при расчете пропорционально отработанному времени получилось дробное число, на практике не требуется. Это связано с тем, что расчет показывает реальное число дней отдыха, на которые работник имеет право, что позволяет контролировать предоставление отпусков. Но предоставлять основной отпуск пропорционально отработанному сотрудником времени в его текущем рабочем году закон не требует (Письма Минтруда России от 27.03.2020 № 14-2/В-321, от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519). Отпуск может быть предоставлен авансом, к отпуску текущего года можно присоединить накопившиеся дни отдыха за прошлые годы, его можно перенести на следующий рабочий год, разделить на части вне зависимости от фактически отработанного времени и так далее.
В каких случаях отпуск предоставляется в рабочих днях
В ТК РФ есть два случая, когда отпуск предоставляется в рабочих днях — это отпуск из расчета два рабочих дня за месяц работы тем, кто принят на сезонные работы и с кем заключен срочный трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. ст. 291, 295 ТК РФ). Но кроме ТК РФ отпуск в рабочих днях может быть предусмотрен и другими документами, в частности:
• дополнительный отпуск работникам с вредными условиями труда — согласно Списку, утвержденному Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/П-22. По мнению Минтруда России, если при установлении такого отпуска работодатель применяет данный Список, то его положения нужно включить в коллективный и (или) трудовой договор (Письмо от 30.11.2018 № 15-1/ООГ-2919);
• ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 18 рабочих дней осужденному в период отбывания исправительных работ — в соответствии с ч. 6 ст. 40 УИК РФ;
• ежегодный оплачиваемый отпуск судьям — в соответствии с п. 2 ст. 19 Закона РФ «О статусе судей в Российской Федерации» от 26.06.1992 № 3132-1;
• дополнительные отпуска за работу с вредными условиями труда работникам, занятым в производстве алмазов, сверхтвердых материалов и инструмента из них, — согласно Списку к Постановлению Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 04.04.1988 № 180/П-4;
• ежегодный оплачиваемый отпуск в 36 рабочих дней (с учетом ежегодного дополнительного отпуска за работу в опасных для здоровья условиях труда) работникам организаций, осуществляющих диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, а также работникам, чья работа связана с материалами, содержащими ВИЧ, — согласно Порядку, утвержденному Постановлением Минтруда России от 08.08.1996 № 50.
Можно предусмотреть и свои случаи предоставления работнику дополнительных оплачиваемых отпусков в рабочих днях, например, в положении об отпусках с учетом ч. 2 ст. 116 ТК РФ.
Как перевести рабочие дни в календарные
Механизм перевода рабочих дней в календарные нормативно не определен. Рекомендуем закрепить его в локальном нормативном акте. Подход может отличаться в зависимости от случая предоставления отпуска в рабочих днях:
• пересчитывать рабочие дни по шестидневной рабочей неделе (независимо от графика работника);
• учитывать только рабочие дни по графику работника.
Если отпуск в рабочих днях предусмотрен документом, принятым до ТК РФ (до 01.02.2002), то на практике пересчитывают рабочие дни отпуска в календарные с учетом Письма Минтруда России от 01.02.2002 № 625-ВВ. А именно: от даты начала отдыха отсчитывают количество рабочих дней данного отпуска по графику шестидневной рабочей недели (воскресенье — выходной, его не засчитывают). Например, так пересчитывают рабочие дни отпуска «за вредность», установленного Списком, утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/П-22. Правильность такого пересчета подтвердил Верховный Суд РФ, например, в отношении отпусков в рабочих днях, предоставляемых судьям. Он указал, что в связи с отсутствием сейчас нормативно определенного механизма пересчета нужно руководствоваться положениями, действующими при принятии документа, которым установлен соответствующий отпуск. А ранее действовало правило пересчета рабочих дней по шестидневке (Определение Верховного Суда РФ от 25.11.2005 № 75-В05-8).
Если предоставляется основной отпуск сезонным работникам и работникам, с которыми заключен трудовой договор сроком до двух месяцев, на наш взгляд, более безопасно в счет двух рабочих дней отпуска, которые полагаются работнику за каждый месяц работы, засчитать только рабочие дни по графику сотрудника. Но законом не определено, как быть, если отработан неполный месяц. Полагаем, что лучше округлять в пользу работника — за отработанную половину месяца или меньше предоставлять 1 день отпуска, более половины — два дня.
Расчет дней отпуска при увольнении
Для расчета количества дней не использованного работником отпуска нужно следующее.
1. Определить стаж работы, дающий право на отпуск. Отсчет ведется со дня начала работы сотрудника в компании (Письмо Минтруда России от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).
2. Округлить рассчитанный стаж для дальнейшего расчета компенсации, а также определить, полной или пропорциональной будет компенсация. Не полностью отработанные месяцы для расчета компенсации за неиспользованный отпуск нужно округлить. Излишки, составляющие менее половины месяца, при подсчете не учитывают, а излишки, составляющие не менее половины месяца, принимают за полный месяц (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169).
Компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени, если стаж, дающий право на отпуск, за рабочий год в организации равен:
• 5,5 месяца (5 месяцев и 14 дней) и менее — при любой причине увольнения (п. 28 Правил № 169);
• от 5,5 месяца до 10,5 месяца (10 месяцев и 14 дней и менее) — когда увольнение не связано с особыми обстоятельствами, такими как ликвидация организации, сокращение штата или призыв на военную службу (п. 28 Правил № 169).
Компенсация выплачивается в полном размере за весь год (за 12 месяцев), если стаж, дающий право на отпуск, за рабочий год в организации равен:
• 10,5 месяца (10 месяцев и 15 дней) и более (п. 28 Правил № 169, Письмо Минтруда России от 28.10.2016 № 14-1/В-1074);
• 5,5 месяца (5 месяцев и 15 дней) и более, а увольнение связано с особыми обстоятельствами (п. 28 Правил № 169).
По мнению Роструда, правило о полной компенсации распространяется на сотрудников, которые проработали в организации менее года. За второй рабочий год компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени (Письмо от 04.03.2013 № 164-6-1).
Полная компенсация отпуска при увольнении полагается работникам, проработавшим у данного работодателя не менее 11 месяцев, как в первом рабочем году, так и в последующие годы. На это указал Минтруд России в Письме от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717.
3. Определить количество дней отпуска, накопленных работником с начала работы в организации. За один полностью отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска (Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ). Отметим, что непосредственно для расчетов обычно используется частное 28 дн. / 12 мес. Например, если работник принят в организацию 14 февраля 2024 г., а увольняется 4 июля 2024 г., то количество дней отдыха за этот период с учетом округления до целого числа месяцев (4 месяца — с 14 февраля по 13 июня 2024 г. и 21 день — с 14 июня по 4 июля 2024 г.) составит 11,67 дня (28 дн. / 12 мес. x 5 мес.).
4. Определить количество дней отдыха, использованных сотрудником за все время работы в организации.
5. Определить количество дней не использованного отпуска по формуле (Письмо Минтруда России от 28.10.2016 № 14-1/В-1074):
Количество дней отпуска с начала работы – Количество дней отдыха, использованных за время работы.
Округление количества дней неиспользованного отпуска законодательством не предусмотрено. Но если в компании принято решение об округлении до целых дней, то делать это нужно не по правилам арифметики, а в пользу работника (Письма Минтруда России от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717, Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17). Например, неиспользованный отпуск продолжительностью 9,32 календарных дня надо округлить до 10 дней, а не до 9.
Калькулятор компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Калькулятор компенсации за неиспользованный отпуск
Примеры расчета дней отпуска
Пример 1
Менеджер Иванов написал заявление о предоставлении ему очередного оплачиваемого отпуска с 03.07.2024 на 21 календарный день. Стаж Иванова, дающий право на отпуск, с момента начала работы в организации на дату начала отпуска составляет 22 месяца и 15 дней. Ранее работник был в отпуске 40 дней. Бухгалтер рассчитал количество дней отпуска пропорционально отработанному времени так:
28 дн. / 12 мес. x 23 мес. — 40 дн. = 13,67 дн.
При предоставлении Иванову отпуска на 21 день авансовая часть отпуска составит 7,33 дн. (21 дн. — 13,67 дн.).
Пример 2
Дворник Петров принят на работу 9 сентября 2021 г., а увольняется 13 сентября 2024 г. по собственному желанию. Периодов, не включаемых в стаж, дающий право на отпуск, у него не было. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней. Права на дополнительный отпуск у работника нет. Петров был в основном отпуске: в 2022 г. — 25 календарных дней, в 2023 г. — 30 календарных дней, в 2024 г. — 14 календарных дней.
Бухгалтер компании рассчитал количество дней не использованного работником отпуска в следующем порядке.
1) Определил стаж работы в организации. Он составляет 3 года и 5 дней:
• с 9 сентября 2021 г. по 8 сентября 2024 г. — 3 года;
• с 9 по 13 сентября 2024 г. — 5 дней.
2) Округлил стаж работы, дающий право на отпуск, до 3 лет.
3) Рассчитал количество дней отпуска, накопленных работником с даты начала работы в организации. Оно равно 84 дням (3 г. x 28 дн.).
4) Определил количество дней отпуска, использованных работником за все время работы, — 69 дней (25 дн. + 30 дн. + 14 дн.).
5) Уменьшил количество дней отпуска за все время работы в организации на количество использованных работником дней и получил количество дней неиспользованного отпуска — 15 дней (84 дн. — 69 дн.).
Риски при неправильном расчете дней отпуска
При неправильном расчете продолжительности ежегодного отпуска возможна, в частности, административная ответственность. Например, если работнику был предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск меньшей продолжительности, чем ему полагается. Кроме того, работник может потребовать в таком случае возместить ему моральный вред (ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).
Административная ответственность за непредоставление полагающегося по закону отпуска, если это нарушение совершено впервые, предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения, штрафа. Его размер может составить:
• для должностного лица от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для организации — от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.
За повторное нарушение ответственность предусмотрена ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа, дисквалификации должностного лица на срок от года до трех лет. Размер штрафа уже может составить от 10 тыс. до 20 тыс. рублей для должностного лица, а для компании от 50 тыс. до 70 тыс. рублей.
Если отпуск установлен коллективным договором, соглашением, то административная ответственность за его непредоставление предусмотрена ст. 5.31 КоАП РФ в виде предупреждения, штрафа в размере от 3 тыс. до 5 тыс. рублей.
Размер денежной компенсации морального вреда (если работник о ней заявит) определяется по соглашению с работником, а в случае спора – как решит суд (ст. 237 ТК РФ).