Содержание
- Нужна ли доверенность на получение ТМЦ
- Кому можно выдать доверенность на получение ТМЦ
- Срок доверенности на получение ТМЦ
- По какой форме выдают доверенности на получение ТМЦ
- Заполнение доверенности на получение ТМЦ
- Кто подписывает доверенность на получение ТМЦ
- Учет доверенностей на получение ТМЦ
- Образец доверенности на получение ТМЦ
Нужна ли доверенность на получение ТМЦ
Для получения товаров и иных материальных ценностей на складе поставщика или в месте прибытия груза доверенность нужна обязательно (п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утвержденных Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5). Это связано с тем, что передающая сторона должна иметь возможность убедиться, что исполняет обязательство уполномоченному лицу. А полномочия лица представлять организацию подтверждает доверенность (п. 1 ст. 312, п. 1 ст. 185 ГК РФ).
Без доверенности получить товар на складе поставщика может руководитель организации или другое уполномоченное уставом лицо. Полномочия таких лиц подтверждает выписка из ЕГРЮЛ.
Доверенность не нужна, если передача материальных ценностей происходит на территории покупателя. В этом случае полномочия сотрудника покупателя, который принимает товар, явствуют из обстановки (п. 1 ст. 182 ГК РФ).
При покупке материальных ценностей в розничном магазине выдавать подотчетному лицу доверенность необязательно. Однако при ее наличии продавец обязан оформить счет-фактуру на организацию, что позволит избежать налоговых рисков при принятии НДС к вычету.
Кому можно выдать доверенность на получение ТМЦ
Доверенность на получение товаров и иных материальных ценностей можно выдать как сотруднику, так и лицу, не являющемуся работником компании.
Законодательство не требует наличия между представителем и представляемой организацией трудовых или гражданско-правовых отношений. Это подтверждает Решение Верховного Суда РФ от 06.06.2011 № ГКПИ11-617.
Срок доверенности на получение ТМЦ
Доверенность действует с даты ее выдачи в течение определенного в ней срока.
Если срок действия в документе не указан, то доверенность действует в течение года с даты ее выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Срок, на который выдаются доверенности по формам № М-2 и № М-2а, рекомендован в Постановлении Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а:
• 15 дней;
• календарный месяц — в порядке плановых платежей.
Их можно выдать и на иной срок.
Максимальный срок действия доверенностей на получение материальных ценностей законодательством не ограничен. Поэтому выдать доверенность можно на длительный срок, если того требует характер договорных отношений с контрагентом.
По какой форме выдают доверенности на получение ТМЦ
Доверенность на получение товаров и иных материальных ценностей можно выдать по типовым межотраслевым формам № № М-2 и М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Документ можно также составить в произвольной форме.
В доверенности на сотрудника необходимо прописать:
• дату выдачи. При ее отсутствии доверенность ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
• Ф.И.О. и паспортные данные представителя;
• наименование представляемой компании, ИНН, ОГРН и другие данные, позволяющие ее идентифицировать;
• полномочия представителя (получение материальных ценностей по одному или нескольким расчетным документам; по всем поставкам по заключенному договору; наименования контрагентов, во взаимоотношениях с которыми представитель уполномочен представлять организацию, и так далее).
Подпись представителя в доверенности необязательна (Постановление Президиума ВАС РФ от 16.06.2009 № 750/09).
Печать на доверенности на получение ТМЦ не обязательна, ее проставляют при наличии.
Закон не требует нотариального заверения доверенности на получение материальных ценностей, ее можно составить в простой письменной форме. Однако контрагент, отпускающий товар, вправе обратиться к покупателю за ее подтверждением или потребовать доверенность в нотариальной форме (п. 2 ст. 312 ГК РФ). Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем заранее договориться с контрагентом о форме доверенности и (или) способах ее подтверждения, передать доверенность непосредственно контрагенту или включить ее в текст договора (п. 2 ст. 312, п. п. 3, 4 ст. 185 ГК РФ).
Заполнение доверенности на получение ТМЦ
Разберем заполнение доверенности на получение ТМЦ на примере форм № № М-2 и М-2а. На лицевой стороне документа следует заполнить:
• наименование, адрес, банковские реквизиты компании, ее ОКПО;
• дату выдачи доверенности;
• дату, до которой доверенность действительна;
• должность и паспортные данные работника, которому выдана доверенность;
• наименование контрагента;
• реквизиты документа — основания получения материальных ценностей, например: счет, договор, заказ.
На оборотной стороне указывается, в каком количестве и какие материальные ценности доверено получить сотруднику. Если в доверенности прописаны реквизиты документа на получение ценностей, то оборотную сторону можно не заполнять.
В строках, которые остались незаполненными, рекомендуем проставить прочерки.
При получении доверенности представитель расписывается:
• на оборотной стороне доверенности;
• в корешке доверенности, если она выдана по форме № М-2;
• в журнале учета доверенностей, если документ выдан по форме № М-2а.
Корешок доверенности в форме № М-2 заполняют дополнительно. В нем следует указать:
• номер доверенности;
• дату выдачи;
• срок действия;
• должность и фамилию лица, кому выдана доверенность;
• расписку в получении доверенности;
• наименование поставщика;
• документы — основания оплаты и получения материальных ценностей.
Кто подписывает доверенность на получение ТМЦ
Доверенность на получение материальных ценностей подписывает руководитель компании или другое уполномоченное им лицо (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
Подпись главного бухгалтера на документе необязательна.
Учет доверенностей на получение ТМЦ
Выдача доверенностей по форме № М-2а фиксируется в специальном журнале, страницы которого заранее нумеруют и прошивают. Обязательной к применению формы журнала учета выданных доверенностей нет, поэтому ее нужно разработать самостоятельно и утвердить приказом руководителя. Обычно в журнале предусматривают графы для:
• номера и даты выдачи доверенности;
• срока действия доверенности;
• должности и Ф.И.О. доверенного лица;
• наименования контрагента;
• подписи доверенного лица в получении доверенности;
• отметки о выполнении поручения.
В таком же порядке можно организовать учет доверенностей, которые выдаются в произвольной форме.
Корешки доверенностей по форме № М-2 обычно сброшюровывают в хронологическом порядке за определенный период времени, как правило, за месяц.
Корешки и журналы учета выданных доверенностей хранят в течение пяти лет.