Что делать, если при оформлении платежного поручения на оплату контрагенту бухгалтер допустил ошибку? В этой статье мы рассмотрим, какие действия нужно предпринять для возврата денежных средств, а также как написать письмо контрагенту, чтобы он вернул деньги.
Содержание:
- Возврат денежных средств: пошаговая инструкция
- Как написать письмо на возврат денежных средств
- Письмо на возврат денежных средств: образец
- Сроки возврата денежных средств
Возврат денежных средств: пошаговая инструкция
Если при оформлении платежки бухгалтер допустил ошибку, в результате которой деньги ушли не тому контрагенту или в большей сумме, деньги можно вернуть. Также переплата может быть выявлена по акту сверки с контрагентом.
Порядок действий будет отличаться в зависимости от того, успел ли банк исполнить платежное поручение.
Если банк еще не перевел деньги контрагенту, нужно как можно скорее сообщить в банк об ошибке. Банк может отменить платеж, если не наступил срок безотзывности перевода (п. 5 ст. 864 ГК, п. 2.13 Положения Банка России от 29.06.2021 № 762-П).
Как правило, безотзывность перевода наступает с момента списания денежных средств с банковского счета плательщика или с момента предоставления плательщиком наличных денежных средств в целях перевода денежных средств без открытия банковского счета (п. 7 ст. 5 закона № 161-ФЗ «О национальной платежной системе»).
Обращение об отзыве перевода нужно направить в свой банк. При необходимости он сам сообщит в банк получателя денег необходимую информацию.
Не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления заявления об отзыве, ваш банк направляет вам уведомление об отзыве в электронном виде или на бумажном носителе с указанием даты, возможности (невозможности в связи с наступлением безотзывности перевода денежных средств) отзыва распоряжения.
Если же ошибка обнаружена после исполнения банком платежного поручения, вести переговоры о возврате денег нужно с лицом, которое их получило. Для этого следует написать письмо получателю денег с просьбой о возврате ошибочно перечисленных денежных средств.
В соответствии со статьей 1102 ГК РФ денежные средства, полученные организацией, предпринимателем или физлицом без установленного законом или договором основания признаются неосновательным обогащением. Указанные суммы должны быть в полном объеме возвращены их законному владельцу. Причем с точки зрения Гражданского кодекса не имеет значения, имела ли место переплата или бухгалтер выбрал не того поставщика при формировании платежа.
В статье 1109 ГК РФ перечислены четыре случая, когда ошибочно перечисленный платеж вернуть не получится:
• деньги перечислены для исполнения обязательства до того, как наступил срок его исполнения. При этом договором может быть предусмотрено исключение из этого правила;
• деньги переведены после окончания срока исковой давности;
• нельзя вернуть ошибочно перечисленную заработную плату при отсутствии неправомерных действий по стороны ее получателя и счетной ошибки. Данное правило касается не только зарплаты, но и приравненных к ней платежей, стипендий, пенсий, различных пособий, алиментов, сумм возмещения вреда жизни или здоровью, то есть денежных средств, перечисляемых гражданину в качестве средств к существованию;
• деньги перечислены в целях исполнения несуществующего обязательства, при этом лицо, их перечислившее, знало об отсутствии обязательства или перевело деньги в благотворительных целях.
Если ваша ситуация не относится ни к одной из перечисленных выше, пишите письмо о возврате денежных средств лицу, получившему деньги по ошибке.
Обратите внимание: если произошла переплата вашему контрагенту, необязательно требовать ее возврата. Вы можете договориться о зачете переплаты в счет других поставок или будущих услуг.
После того как письмо вручено адресату, ждем возврата денег. При необходимости нужно быть готовыми дать получателю денег необходимые пояснения, провести сверку расчетов по требованию от поставщика. Это поможет оперативнее решить вопрос с возвратом денег.
Если по истечении 30 календарных дней со дня вручения письма получатель денег отказывается произвести возврат или попросту игнорирует ваше письмо, следующим шагом станет обращение в суд с требованием обязать вернуть ошибочно переведенные денежные средства, а также проценты за пользование вашими деньгами (п. 5 ст. 4 АПК, постановления Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 02.08.2022 № Ф01-3434/2022, Арбитражного суда Уральского округа от 11.06.2021 № Ф09-3326/21).
Чтобы выиграть дело, вам нужно доказать:
• факт перечисления денег;
• размер перечисленной суммы;
• отсутствие основания для их получения другим лицом;
• соблюдение досудебного порядка урегулирования спора (направление требования о возврате денег).
Как написать письмо на возврат денежных средств
Письмо составляется в свободной форме. Закон не устанавливает ни обязательной формы, ни требований к его содержанию.
Как правило, официальные письма составляются на официальном бланке организации или предпринимателя, если они имеются.
В письме нужно указать:
• адресата письма (организацию, предпринимателя или физлицо, получателя денежных средств, его реквизиты);
• просьбу вернуть денежные средства;
• причину, по которой получатель должен вернуть деньги (ошибка при перечислении платежа);
• банковские реквизиты, на которые деньги нужно вернуть;
• срок для возврата денег.
В письме можно указать ссылки на нормы закона, обязывающие получателя вернуть деньги, а также обратить внимание на последствия в случае, если получатель проигнорирует данную просьбу. Это не является обязательным условием возврата денег, но может убедить получателя не тянуть с возвратом.
К письму о возврате платежа нужно приложить документы, подтверждающие перевод денег. Это может быть платежное поручение с отметкой банка о его исполнении, выписка банка об операциях по расчетному счету. Если можете, приложите также документы, свидетельствующие об отсутствии обязанности по перечислению денег (счет на оплату с указанием верной суммы, акт сверки расчетов и другие имеющиеся документы).
Количество экземпляров данного письма нормативно не установлено. Ориентироваться нужно на внутренние правила документооборота в компании (например, есть ли требование сохранять копии исходящей документации), а также на способ, которым письмо будет направлено получателю.
Подписывает письмо руководитель организации и бухгалтер. Если письмо будет подписано не руководителем, а, допустим, наемным юристом, то к нему нужно приложить доверенность, подтверждающую полномочия указанного лица.
Далее письмо регистрируют, ему присваивают исходящий номер и дата и направляют получателю.
Обратите внимание на способ отправки письма. Он должен обеспечить возможность зафиксировать дату его получения адресатом. Письмо может быть направлено:
• по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
• передано курьером. В этом случае нужно, чтобы получатель поставил отметку о принятии на втором экземпляре;
• посредством электронного документооборота. Это возможно, если получатель денег – ваш контрагент, с которым заключено соглашение об использовании электронного документооборота. И очень важно, чтобы в соглашении подобного рода письма были перечислены в числе документов, на которые распространяется электронный документооборот.
Фиксация даты вручения письма нужна, чтобы рассчитать сроки возврата денежных средств, а в случае возникновения спора с получателем — для доказательства соблюдения досудебного порядка урегулирования спора (п. 5 ст. 4 АПК).
Письмо на возврат денежных средств: образец
Обществу с ограниченной ответственностью «Звезда востока»
ИНН 7727791895 КПП 772701001
Москва, ул. Большая Черемушкинская, д. 30, стр. 1, офис 35
От ИП Гаврилова П.С.
ИНН 773112965857
Москва, ул. Крестьянская застава, д. 10, кв. 53.
«05» марта 2024 исх. № 10-и
ИП Гаврилов П.С. платежным поручением от 05.03.2024 № 10 ошибочно перечислил ООО «Звезда востока» денежные средства в размере 100 000 (сто тысяч) рублей вместо 10 000 (десять тысяч) рублей на счет № 50803910937234560430 в ПАО «Сбербанк».
Прошу вернуть излишне перечисленные денежные средства в размере 90 000 (девяносто тысяч) рублей в течение 7 (семи) календарных дней с момента получения настоящего письма на расчетный счет в Банк ВТБ (ПАО) по следующим реквизитам: р/с 50803920480477823334, к/с 40202720300000000225, БИК 044525187.
В случае отказа в удовлетворении настоящего требования в соответствии со статьей 395, п. 1 ст. 1102, п. 2 ст. 1107 ГК РФ буду вынужден обратиться в Арбитражный суд г. Москвы с требованием о возврате сумм необоснованного обогащения и процентов за пользование чужими денежными средствами.
Приложения:
- Платежное поручение от 05.03.2024 № 10;
- Счет на оплату услуг от 04.03.2024 № 97у;
ИП Гаврилов П.С. ____________
Сроки возврата денежных средств
В ситуациях когда деньги компании ушли не тому клиенту или имела место переплата, отправителя волнует вопрос: когда же деньги будут возвращены? Ведь ошибочно перечисленные деньги наверняка были зарезервированы под другие цели.
Чтобы добавить определенности в такой ситуации, лучше сразу в письме указать срок, в течение которого получатель должен перечислить деньги обратно. Это должен быть разумный и реальный для исполнения срок. Бесполезно требовать возврата денег в выходные, когда банки не осуществляют коммерческие переводы.
Если же при подготовке письма вы забыли указать срок возврата, то согласно ч. 2 ст. 314 ГК РФ возврат должен быть осуществлен в течение 7 дней со дня получения адресатом вашего письма. Указанный срок начинает отчитываться со следующего после вручения письма дня (ст. 191 ГК РФ). Причем не имеет значения, рабочий это день или выходной. Но если последний день срока выпадает на нерабочий день, то окончание срока переносится на следующий рабочий день (ст. 193 ГК РФ).
Весомым аргументом не затягивать с возвратом полученных по ошибке денег является то, что на сумму неосновательного денежного обогащения начисляются проценты за пользование чужими денежными средствами (ч. 2 ст. 1107 ГК РФ). Причем начинают начисляться они с момента, когда получатель узнал или должен был узнать о неосновательности получения денег. Как правило, это будет дата получения письма об их возврате.
Кстати, иногда получатель денежных средств может самостоятельно обнаружить ошибочное поступление. В частности, это может произойти при анализе бухгалтером банковской выписки об операциях по счету. В этом случае он должен в течение 10 дней после получения выписки по счету письменно сообщить банку об ошибочно отраженных в них суммах. Если клиент банка не сообщил об ошибке в выписке в указанный срок, то банковские операции и остаток на счете считаются подтвержденными (п. 2.1 раздела 2 части III приложения к Положению Банка России от 24.11.2022 № 809-П).
Концом периода начисления процентов за пользование чужими деньгами будет день, когда денежные средства возвратят их собственнику (п. 3 ст. 395 ГК РФ). День, когда обязательство фактически исполнено, тоже может быть включен в период начисления процентов (п. 48 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2016 №7).
Если получатель не вернул деньги и отправитель денежных средств обратился к судебной защите своего права, окончательный расчет процентов может быть произведен судом на день вынесения решения либо судебным приставом или банком, если окончательный расчет произойдет позже даты вынесения решения судом (п. 48 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2016 №7).