Сотрудник может отправиться в поездку по заданию работодателя на личном транспорте. В этом случае в компании должны оформить все документы по-особому. О том, какие в 2023 году нужно учесть нюансы, расскажем в нашей статье.
Сотруднику, который направляется к месту командировке на своей машине, нужно:
– выплатить компенсации, связанные со служебной поездкой по заданию работодателя;
– возместить расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях.
Компенсации, связанные с направлением лица в командировку, выплачивают ему на основании приказа работодателя, служебной записки и путевого листа.
Основанием для возмещения затрат, связанных с поездкой лица на личном транспорте в командировку, может быть:
– соглашение об использовании личного автотранспорта в командировке;
– договор аренды личного транспорта с экипажем.
У сотрудника нужно получить копию свидетельства о регистрации автомобиля.
Работодатель возмещает сотруднику затраты, если они произведены с его разрешения или ведома. Поэтому поездку в командировку на персональном авто нужно заранее согласовать с руководством.
Работодатель при этом должен оформить:
– приказ о командировке. Его можно составить на типовом бланке Т-9 из Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 либо по форме, составленной компанией самостоятельно. Важно, чтобы в этом документе было указано, что сотрудник едет к месту выполнения задания на своей машине. При этом нужно указать ее марку, модель, регистрационный номер;
– служебную записку. Если работник направляется по делам фирмы на личном авто, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. При этом служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного ТС для проезда к месту командирования и обратно (п. 7 положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, письмо Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Поэтому этот документ нужно представить в бухгалтерию по возвращении из поездки одновременно с отчетом и оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.);
– путевой лист. Во-первых, это один из документов, который подтвердит использование сотрудником личной машины в служебной поездке. Во-вторых, с помощью путевого листа подтверждают расходы на ГСМ.
По закону использовать в командировке личный автомобиль сотруднику не запрещено.
В этом случае важно составлять путевой лист, где должен быть указан маршрут движения и зафиксировано количество израсходованного бензина, так как именно этот документ является основным для подтверждения расходов при налоговой проверке.
Обязанность по выплате работнику компенсации за использование, износ (амортизацию) личного имущества работника возникает при одновременном соблюдении следующих условий:
– сотрудник использует принадлежащее ему имущество в интересах работодателя при осуществлении трудовой функции;
– работодатель дал согласие на такое использование или оно имеет место с его ведома и при отсутствии возражений с его стороны.
В случае если работодатель направляет сотрудника для выполнения служебного задания на личном авто, у него есть два варианта, как учесть затраты на такую поездку:
- В качестве командировочных расходов по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК.
В соответствии со статьей 168 ТК в случае направления в служебную поездку работодатель обязан возмещать физлицу расходы на проезд, наем жилого помещения, дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, определяются коллективным договором или ЛНА компании.
При этом нормы НК и ТК не устанавливают ограничений по объему признаваемых затрат. Но такой способ учета затрат, в частности, на ГСМ, может привести к спорам с налоговиками, поскольку они настаивают на другом варианте признания расходов;
- Как компенсацию за использование личного имущества, исходя из пп. 11 п. 1 ст. 264 НК. На этом способе учета затрат настаивают в Минфине и ФНС. Однако в этом случае речь пойдет об их нормировании.
Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК).
По мнению чиновников, затраты на выплату компенсации за использование личного ТС для служебных поездок принимаются в пределах норм. Эти нормы установило Правительство РФ в Постановлении от 08.02.2002 № 92 (письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).
При этом в пределах установленных нормативов уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт, износ) (письмо Минфина РФ от 09.11.2022 № 03-03-06/1/109006).
Кроме того, нормы расхода на выплату компенсации установлены за месяц. Поэтому если срок командировки меньше месяца, то сумму придется уменьшить (письмо Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).
Помимо выплаты компенсации, работодатели должны возмещать сотрудникам траты, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях, в частности, затраты на топливо (ст. 188 ТК РФ). Компенсация и возмещение стоимости ГСМ — это две различные выплаты, одна из которых не исключает другую.
При учете их в качестве командировочных компания вправе принять затраты на бензин в обычном порядке – на основании путевых листов и чеков АЗС. Данные суммы учитывают в расходах в полном размере, поскольку для них в НК лимиты не установлены (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК).
Если выплата компенсации за личное имущество не согласована с работодателем, то траты на ГСМ в данном случае могут быть возмещены работнику как командировочные расходы.
Отметим, что никаких ограничений в выборе вида ТС для проезда к месту командировки НК не установлено. Трудовой кодекс гарантирует возмещение фактически понесенных сотрудником расходов на проезд независимо от того, на каком виде транспорта он едет до места командировки и обратно.
Поэтому если по решению руководства сотрудника отправили в поездку на его машине, компания должна возместить ему всю сумму затрат на проезд (оплатить всю стоимость израсходованного бензина на основании документов (кассовых чеков), представленных работником). И вся эта сумма в полном объеме может учитываться при налогообложении.
Но в случае если сотруднику выплачивают компенсацию за использование его имущества, затраты на ГСМ учесть не получится. Поскольку в сумме компенсации уже учтено возмещение затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного автомобиля (износ, ГСМ, техобслуживание, ремонт). Поэтому нет оснований для отдельного списания на расходы стоимости ГСМ, помимо сумм компенсаций (письмо Минфина РФ от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339).
Вместо соглашения о компенсации можно заключить с физлицом договор аренды автомобиля. В этом случае он станет основанием для возмещения затрат арендодателя. По общему правилу арендатор несет расходы на содержание арендованного транспорта и затраты на его эксплуатацию (ст. 646 ГК). Арендодатель должен документально подтвердить фактические затраты, в том числе на ГСМ.