Все операции с наличными денежными средствами должны фиксироваться не только кассовыми ордерами, но в сводном документе – кассовой книге. В ней отражаются сведения о приходных и расходных операциях, а также общий оборот наличных денег в течение каждого рабочего дня. Кто должен вести кассовую книгу и как заполняется этот документ, читайте в статье.
Кассовую книгу по форме № КО-4 должны вести все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы. Исключение – обособленные подразделения, которые не хранят наличные деньги и сдают их по окончании ведения кассовых операций в кассу организации. Индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу, так как для них установлен упрощенный порядок ведения кассовых операций.
Независимо от количества операционных касс вести кассовую книгу нужно в главной. Движение денег в операционных кассах в течение дня отражают в контрольно-кассовой технике. Затем наличную выручку из операционных передают в главную кассу. Там сотрудники и делают записи в кассовой книге. Основанием для них будут приходные кассовые ордера по форме № КО-1, которые составлены согласно фискальным документам (отчетам о закрытии смены), сформированным с помощью контрольно-кассовой техники в операционных кассах.
Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то операции с наличными отражаются в отдельной кассовой книге подразделения. Копии листов этой книги передают в организацию. Порядок передачи определяет компания самостоятельно, главное — учесть сроки составления бухгалтерской (финансовой) отчетности. Обособленное подразделение может не вести кассовую книгу, если не хранит наличные деньги и сдает их по окончании смены в кассу головного отделения.
В период выездной торговли приходовать выручку будет сотрудник, который принимает наличные за проданный товар. Для этого работник временно назначается ответственным за ведение кассовых операций с правом подписи кассовых документов. Этому сотруднику выдается отдельная кассовая книга, а также бланки приходных и расходных кассовых ордеров.
В дни выездной торговли он должен оформлять на полученную выручку приходные кассовые ордера и заносить записи в кассовую книгу. Копию отрывного листа кассовой книги сотрудник обязан передать в бухгалтерию организации. Сроки и порядок передачи отрывного листа определяет руководитель. В данном случае лимит остатка кассы по организации будет общий с учетом выручки, полученной по всем точкам выездной торговли. Чтобы контролировать лимит в кассе, можно, например, поручить работнику отправлять копию листа до конца текущего дня и на следующий день.
После того как сотрудник вернется с выездной торговли, он оформляет на всю сумму выручки расходный кассовый ордер, делает запись в кассовой книге с места выездной торговли и сдает выручку в основную кассу. Кассир организации приходует выручку по ордеру и заносит запись в кассовую книгу организации. Отрывной лист кассовой книги с места выездной торговли подшивается и хранится в бухгалтерии.
Банковские платежные агенты должны вести отдельную кассовую книгу, если принимают наличные деньги в рамках своей деятельности. Платежный агент может также оказывать физическим лицам услуги по снятию в кассах своих магазинов наличных с банковских карт. В этом случае они выплачивают деньги из кассы магазина за счет выручки. Поэтому вести отдельную кассовую книгу не нужно.
Кассовую книгу можно вести на бумаге или в электронном виде. В бумажной версии листы обязательно нумеруют, прошнуровывают и опечатывают на последней странице. Записи в такой книге выполняются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир:
● подсчитывает итог операций за день;
● определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;
● передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера.
Кассовую книгу можно вести и с помощью компьютера. Тогда в конце рабочего дня все листы книги нужно распечатать и завизировать. Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. После этого он ставит свою подпись в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.
В кассовую книгу, оформленную на бумаге, можно вносить исправления. Для этого неверные данные зачеркивают и пишут достоверную информацию. Подчистки в кассовой книге не допускаются. Каждое исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером или лицом, его заменяющим. Проверить, правильно ли в кассовой книге отражено поступление наличных, а также их трата, можно по оборотам счета 50 «Касса».
Кассовую книгу можно вести и в электронном виде. При этом необходимо обеспечить сохранность данных на электронном носителе и исключить возможность несанкционированного их изменения. Для этого кассовую книгу в электронном виде заверяют электронными подписями. В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает кассовую книгу в электронном виде в том же порядке, что и при ведении на бумажном носителе. При этом исправления в книгах, оформленных электронно, не допускаются.
Если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию по ст. 15.1 КоАП. Если нарушения выявлены в нескольких обособленных подразделениях, штраф выпишут на каждое подразделение. Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах – когда записи в кассовой книге сделаны не в день поступления наличности в кассу.
Штрафные санкции на организацию составят от 40 до 50 тыс. рублей, должностные лица, виновные в нарушениях, заплатят штраф от 4 до 5 тыс. рублей. Привлечь к ответственности могут только предпринимателя, главного бухгалтера или руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха). Кассиры к должностным лицам не относятся. Несмотря на то что они материально ответственные лица, административный штраф для них не предусмотрен.
При этом законодательно предусмотрены две ситуации, когда компания может избежать штрафов:
● за это же нарушение привлекли к ответственности должностное лицо;
● организация приняла все меры к соблюдению норм и правил, за которые оштрафовали должностное лицо.
Малые компании и микропредприятия оштрафуют как ИП. Если штраф для предпринимателей не предусмотрен, величина санкции составит от половины минимального до половины максимального штрафа для организаций. Если статьей КоАП предусмотрен фиксированный размер штрафа, его величина составит половину от этой суммы. При этом сумма не может быть меньше минимального штрафа для должностного лица.
При выявлении на проверке нескольких нарушений, ответственность за которые предусмотрена одной статьей КоАП, оштрафуют как за одно нарушение. Если выявят несколько нарушений, санкции за которые предусмотрены разными статьями КоАП, выберут более строгое наказание.
Заполнение формы КО-4 начинается с указания наименования организации и структурного подразделения, по которому открыта кассовая книга. В обязательном порядке заполняется код ОКПО. Номер формы по ОКУД – 0310004 – единый и менять его не требуется. На титульном листе также должны быть сведения о наименовании унифицированной формы и реквизиты нормативно-правового документа, которым был утвержден шаблон документа. В центральной части титульного листа указывают период, на который компания открывает кассовую книгу. Это может быть год, квартал или иной период.
Далее в кассовой книге ежедневно заполняют сведения о движении наличных денежных средств. Информация указывается на основании каждого приходного и расходного ордера. В кассовую книгу заносят данные, от кого получены и кому выданы наличные из кассы. По каждой операции фиксируется корреспондирующий бухгалтерский счет, сумма прихода или сумма расхода, а также номер документа, на основании которого выполнена операция.
Например, при выдаче денежных средств под отчет сотруднику в кассовой книге необходимо заполнить:
1) номер расходного кассового ордера;
2) фамилию и инициалы сотрудника;
3) номер корреспондирующего счета – 71;
4) сумму, полученную работником.
Дополнительно в кассовой книге фиксируют общий приход и расход наличных денег за день, остаток на начало и конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». В конце дня кассир и ответственный бухгалтер ставят свои подписи, подтверждая корректность сведений.
Если в течение дня выявлена недостача денег, необходимо составить акт инвентаризации. Он будет основанием для заполнения данных в кассовой книге:
● номер акта инвентаризации и его дату – в графе 1;
● «недостача» – в графе 2;
● счет 94 – в графе 3;
● сумму недостачи – в графе 5.
Таким образом, остаток на конец дня в кассовой книге будет соответствовать остатку наличных денег в кассе. Если впоследствии виновное лицо внесет недостачу в кассу, надо оформить это приходным кассовым ордером и сделать запись в кассовой книге о поступлении денег.
После окончания периода, на который была заведена кассовая книга, она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице. Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяют подписями руководитель и главный бухгалтер организации (с указанием даты визирования).
Длительность хранения документов, связанных с кассовыми операциями, также определена в федеральном законе № 402. Статьей 29 закона о бухгалтерском учете установлен минимальный срок сохранности первичных учетных регистров, который составляет 5 лет после завершения отчетного периода, что совпадает с требованиями Налогового кодекса РФ. Каждая организация самостоятельно хранит и предоставляет необходимые условия для сохранности документации. При необходимости создается архив, в который переносятся все регистры предыдущих лет.
Минимальные сроки хранения кассовых книг и других кассовых документов в организации подтверждаются приказом Росархива № 236. В пункте 277 указанного приказа установлены сроки хранения банковских регистров, кассовых документов, обложек денежных чековых книжек, ордеров, табелей и других бланков. В соответствии с пунктом 277 перечня № 236 срок хранения приходного кассового ордера составляет 5 лет. Расходно-кассовый ордер, кассовая книга, журналы кассира и чеки также хранятся в течение данного периода.
В указаниях Центрального банка РФ № 3210-У установлено, что предприниматели обязаны хранить кассовые документы в течение 5 лет, но только в случае, если они решили вести кассовую документацию (п. 4.1 и 4.6 указаний). Индивидуальный предприниматель имеет право не вести бухгалтерский учет, не оформлять кассовую книгу и документацию о приходах и расходах.