ЕФС-1 – новая форма отчетности работодателей в СФР, заменившая несколько форм, применявшихся до 2023 года. Заполняя ее, сотрудники компании нередко допускают ошибки. Как внести корректировки в форму, какие нужно соблюсти условия, чтобы избежать при этом штрафов, рассказывается в статье.
При обнаружении ошибки в сведениях, представленных в составе формы ЕФС-1, ее нужно исправить и подать скорректированные (уточненные) данные в территориальный орган СФР.
Как и при подаче первичных сведений, можно представить отдельные разделы (подразделы) с исправленными данными. При этом в состав формы обязательно нужно включить титульный лист.
Порядок заполнения и представления формы ЕФС-1 с корректирующими сведениями зависит от того, какие сведения, подаваемые в составе формы, исправляют:
• о трудовой (иной) деятельности (как исправить подраздел 1.1 формы ЕФС-1, изложено в отдельном разделе нашей статьи);
• страховом стаже;
• начисленных страховых взносах на травматизм.
Для корректировки ранее представленных сведений о страховом стаже нужно подать в СФР подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1. Помимо него, также нужно заполнить титульный лист, подраздел 1, а в ряде случаев и подраздел 2 раздела 1 формы.
В зависимости от вносимых исправлений поле «Тип сведений» подраздела 1.2 раздела 1 формы заполняется следующим образом:
• для корректировки сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица на основании ранее представленной формы ЕФС-1, нужно выбрать форму с типом «Корректирующая»;
• для их отмены — с типом «Отменяющая».
Требуемый тип сведений обозначается знаком «X» (п. 5.2 порядка заполнения формы, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п).
Данные на одно и то же застрахованное лицо с разным типом сведений, например, «Исходная» и «Корректирующая» в составе одной формы за один и тот же отчетный период подавать нельзя.
В поле «Корректируемый (отменяемый) период» подраздела 1.2 раздела 1 указывается год, за который исправляют или отменяют сведения (п. 5.3 порядка № 245п).
Если вносимые в подраздел 1.2 раздела 1 исправления затрагивают сведения о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ, которые предусмотрены ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ, также нужно скорректировать данные подраздела 2 раздела 1 формы.
При заполнении подраздела 2 раздела 1 формы нужно (п. 7.3 порядка № 245п):
• в поле «Тип сведений» отметить знаком «X» соответствующий тип формы — корректирующая или отменяющая;
• в поле «Корректируемый (отменяемый) период» указать год, за который исправляют или отменяют сведения.
Если в представленных в СФР сведениях о начисленных страхвзносах на травматизм были обнаружили ошибки, которые привели к занижению суммы взносов, подлежащей уплате, необходимо внести соответствующие изменения и представить уточненные сведения. Это касается и случаев, когда сведения о начисленных страховых взносах отражены в представленной форме ЕФС-1 не полностью либо не отражены (п. 1.1 ст. 24 Закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ, п. 9.1 порядка № 245п).
Для уточнения сведений о начисленных страховых взносах необходимо подать в СФР раздел 2 (с соответствующими подразделами) формы ЕФС-1. Также следует заполнить и титульный лист формы.
В поле «Номер корректировки» раздела 2 проставляется номер, указывающий, какие по счету уточненные сведения (за соответствующий период) с учетом внесенных изменений и дополнений представляются, например: 001, 002, 003 (п. 9.2 порядка № 245п).
Компанию не привлекут к ответственности за ошибки в сведениях о трудовой (иной) деятельности и о страховом стаже, если (ст. 17 закона № 27-ФЗ, пп. 41, 43 инструкции, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 03.04.2023 № 256н):
• она раньше проверяющих обнаружит неточности и ошибки в сведениях по застрахованным лицам и сдаст уточненку;
• она, получив уведомление из фонда о необходимости устранить ошибки, успеет исправить сведения и подать их заново в течение 5 рабочих дней.
Например, компания сдала сведения о страховом стаже в отношении 10 сотрудников. При проверке оказалось, что в сведениях о двоих из них допущены ошибки. По уведомлению из СФР ошибочные данные в срок не были исправлены. За это СФР начислит штраф 1 тыс. рублей (500 руб. x 2 чел.). Если исправить ошибки в пятидневный срок, штрафа не будет.
Компанию освободят от ответственности за ошибки в сведениях о начисленных страховых взносах на травматизм, если (п. 1.4 ст. 24 закона № 125-ФЗ):
• уточненные сведения поданы после срока уплаты страховых вносов, но до того, как компания узнала об обнаружении фондом соответствующих ошибок (о назначении выездной проверки за данный период). При этом недостающую сумму страховых взносов и соответствующие ей пени нужно уплатить до представления уточненных сведений;
• уточненные сведения поданы после выездной проверки, если по результатам ее проведения такие ошибки фонд не обнаружил.
За ошибки в отчетности по форме ЕФС-1, неточности в сведениях о работниках штраф установлен ст. 17 закона № 27-ФЗ. Его размер составляет 500 рублей в отношении каждого сотрудника.
За ошибки в сведениях также могут привлечь к административной ответственности должностных лиц компании, например, директора. Размер штрафа составит от 300 до 500 рублей по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ.
То есть оштрафовать за один и тот же отчет с ошибками могут и компанию, и ее должностное лицо. Это правомерно, так как законом № 27-ФЗ и ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ для разного круга лиц предусмотрена ответственность: для организации-страхователя и для ее ответственного работника.
ИП могут оштрафовать только по статье 17 закона № 27-ФЗ. Назначить еще и административный штраф нельзя (примечание к ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Для корректировки ранее представленных сведений о трудовой (иной) деятельности по застрахованному лицу нужно подать в СФР подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Помимо него также нужно заполнить титульный лист и подраздел 1 раздела 1.
Исходя из того, какие правки нужно внести, поля подраздела 1.1 раздела 1 заполняют следующим образом.
1. При отмене ранее представленных сведений о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности (п. 4.1 порядка № 245п):
• в соответствующей строке нужно проставить ранее указанную дату;
• в поле «Признак отмены» — «X».
2. Если нужно скорректировать дату подачи заявления, то, по нашему мнению, в соответствующей строке нужно проставить новую дату его подачи (п. 4.1 порядка № 245п).
3. При отмене записи в ранее представленных по зарегистрированному лицу сведениях о его трудовой (иной) деятельности (п. 4.12 порядка № 245п):
• нужно заполнить строку (запись) подраздела 1.1 раздела 1 в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить;
• в графе 11 «Признак отмены записи» проставить «X».
4. Если запись со сведениями о зарегистрированном лице нужно скорректировать (исправить), то необходимо (пп. 4.12, 4.13 порядка № 245п):
• отменить запись, заполнив строку подраздела 1.1 разд. 1 в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется скорректировать. В графе 11 «Признак отмены записи» проставить «X»;
• в строке, следующей за строкой с отменяемыми сведениями, привести правильные данные.
Если в ЕФС-1 неверно указаны фамилия, имя или отчество сотрудника, то СФР пришлет уведомление об ошибке в отчете. Код ошибки будет 30 (код проверки — ВС.Б-ЗЛ.1.1), данные о работнике в отчете не совпадают с данными, которые хранятся в базе СФР. Код ошибки 30 означает, что фонд принял отчет частично, но ошибку нужно исправить. Для этого необходимо (пп. 4.12, 4.13 порядка № 245п):
• отменить запись, заполнив строку подраздела 1.1 раздела 1 в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется скорректировать. В графе 11 «Признак отмены записи» проставить «X»;
• в строке, следующей за строкой с отменяемыми сведениями, привести правильные данные сотрудника.
Если после приема СФР сведений о трудовой деятельности требуется исправить должность сотрудника, то надо представить форму ЕФС-1, заполнив строку подраздела 1.1 раздела 1 в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, и в графе 11 «Признак отмены записи» проставить знак «X».
Затем в строке, следующей за строкой с отменяемыми сведениями, отобразить правильное название должности сотрудника.
При обнаружении в ЕФС-1 ошибок СФР направляет в адрес компании уведомление и протокол, в котором содержится информация об ошибках и их существенности. Расшифровка ошибок приведена в форматах сведений для этой формы, утвержденных Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п. Все ошибки по своей существенности делятся на три группы с кодовыми обозначениями:
1. Код ошибки 20 означает, что погрешности в отчетности несущественны и она принята СФР. Корректировать форму не нужно, однако компания должна принять к сведению информацию и впредь такие ошибки не допускать.
2. Код ошибки 30 означает, что форма сдана с мелкими недочетами. Компания должна их исправить и подать в СФР корректную информацию. Сделать это нужно в течение 5 рабочих дней со дня получения компанией уведомления (ст. 17 закона № 27-ФЗ, п. 41 инструкции № 256н). Датой получения уведомления признается:
• при отправке уведомления по почте заказным письмом — шестой день с даты отправления заказного письма (если компания не получила его раньше);
• при направлении уведомления в электронном виде по ТКС — дата, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом;
• при направлении уведомления в электронном виде через личный кабинет на сайте СФР — дата размещения его в личном кабинете;
3. Код ошибки 50 указывает, что форма сдана с грубыми нарушениями. Например, он может указывать на невыполнение условий о том, что значения элементов ИНН и СНИЛС не должны состоять из одних нулей (соответственно, коды ВС.ЕФС-СЗВ-ТД.1.14 и ВС.ЕФС-СЗВ-ТД.1.15). В этом случае отчет считается не принятым.
Ошибка с кодом 50 считается грубой. В этом случае нужно переделать документ с учетом замечаний и сдать его повторно.