Появление в семье малыша – счастливое, но, безусловно, затратное событие. Поддержку молодым родителям традиционно оказывает государство. Властями при рождении ребенка гарантирована единовременная выплата. Также финансово содействовать своему сотруднику в такой ситуации может и фирма-работодатель. В нашем материале рассмотрим, как в 2023 году оформить оказание финансовой помощи специалисту при рождении у него ребенка. Приведем образцы составления необходимых в рассматриваемом случае документов: заявления сотрудника и приказа руководителя компании. Поговорим про налогообложение матпомощи, оказываемой предприятием при появлении у его работника сына или дочери.
Трудовое законодательство не включает в себя правовые нормы, которые бы обязывали руководство компании оказывать сотруднику финансовое содействие при появлении у него малыша. В то же время такая денежная выплата может быть регламентирована коллективным договором или внутренним нормативным актом компании-работодателя. Данная помощь признается социальной и не является составным звеном оплаты труда специалиста.
Материальная поддержка может быть оказана одновременно и отцу, и матери малыша. В этом ее отличие от единовременного пособия при рождении ребенка, выделяемого государством только одному из родителей. Поэтому для получения финансовой помощи от работодателя не понадобится справка о том, что другой родитель не получал такую выплату на своей работе. Но рассматриваемая «двойная» помощь возможна только в случае, когда обе компании, в которых работают молодые родители, готовы оказать данное содействие.
Вопросы могут возникнуть и в том случае, если и мать, и отец малыша работают в одной и той же компании. Положена ли в таком случае денежная выплата от работодателя каждому из них? Здесь нужно исходить из локальных норм, установленных внутренними документами конкретного предприятия.
Для получения материального помощи сотрудник должен письменно обратиться к своему работодателю с заявлением. В случае если будет принято решение оказать ему содействие, руководитель компании подпишет приказ о выделении матпомощи сотруднику.
Величина денежной поддержки, оказываемой работодателем при рождении у сотрудника малыша, может быть установлена трудовым или коллективным договором либо другими внутренними документами фирмы (ст. 8, ст. 41, ст. 57 ТК РФ). Сумма выплаты может быть любой, законодательство не ограничивает ее какими-то рамками. Но здесь нужно учитывать один нюанс. Руководству компании не выгодно будет выплачивать материальную помощь своему специалисту в размере больше пятидесяти тысяч рублей. Связано это с тем, что именно в таких пределах матпомощь не облагается НДФЛ и на нее в этой ситуации не начисляются страховые взносы.
Для получения финансовой помощи от работодателя при рождении малыша или усыновлении ребенка сотруднику нужно обратиться к руководителю компании с письменным заявлением. В документе потребуется зафиксировать основание для оказания финансового содействия – рождение или усыновление ребенка. К заявлению нужно приложить обосновывающие изложенную просьбу бумаги: копию свидетельства о рождении или судебного решения об усыновлении ребенка.
Законодательством не установлена специальная форма заявления сотрудника о выплате матпомощи. Поэтому написать его можно в произвольной форме. Далее приведен образец составления такого документа.
Генеральному директору ООО «Источник»
Скородумовой Светлане Александровне
от старшего бухгалтера
Афанасьевой Олеси Николаевны
Заявление
Прошу выплатить мне материальную помощь в связи с рождением дочери – Афанасьевой Дарины Игоревны.
Приложение: копия свидетельства о рождении ребенка I-КЮ № 123654, выданного 10.06.2023.
Афанасьева /Афанасьева О.Н./
16.06.2023
В случае положительного решения вопроса об оказании сотруднику материального содействия, работодатель оформляет приказ. В нем фиксируется сумма предоставляемых работнику денежных средств и прописывается время, за которое должна быть осуществлена выплата.
Законодательством не определена специальная форма, по которой работодателю нужно было бы оформить приказ о выплате материальной помощи специалисту. Юрлицо может разработать такую форму самостоятельно и закрепить ее в своих внутренних документах.
Далее приведен образец составления приказа об оказании матпомощи. За основу взята ситуация рождения малыша у работницы частной фирмы.
Общество с ограниченной ответственностью «Источник»
(ООО «Источник»)
Приказ №51-к
о выплате материальной помощи
16.06.2023 город Москва
Выплатить старшему бухгалтеру Афанасьевой О.Н. материальную помощь в связи с рождением ребенка в размере 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей в срок до 20.06.2023 включительно.
Основания:
- заявление Афанасьевой Е.П. от 16.06.2023;
- копия свидетельства о рождении ребенка I-КЮ № 123654, выданного 10.06.2023.
Генеральный директор Скородумова /Скородумова С.А./
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер Свиридова /Свиридова А.Я./
16.06.2023
Старший бухгалтер Афанасьева /Афанасьева О.Н./
16.06.2023
При появлении на свет малыша или усыновлении ребенка оказываемое финансовое содействие не будет облагаться НДФЛ при выполнении сразу нескольких требований (п. 8 ст. 217 НК РФ):
- перечисление произведено сотруднику компании, который недавно стал родителем или усыновителем;
- выплата в денежной или натуральной форме осуществлена единовременно на протяжении первых 12-ти месяцев, идущих за рождением малыша или усыновлением ребенка;
- величина финансовой помощи в отношении каждого из детей равна пятидесяти тысячам рублей или меньше этой суммы.
При этом величина оказанного денежного содействия, не выходящая за рамки пятидесяти тысяч рублей на ребенка, освобождается от подоходного налога в отношении и отца, и матери или каждого из усыновителей. Такое заключение вытекает из Писем Минфина России от 08.07.2019 № 03-04-06/50324, от 21.03.2018 № 03-04-06/17568, от 26.09.2017 № 03-04-07/62184.
С избыточной суммы фирме придется перечислить налоги. Так, если руководство юрлица произведет выплату в большем размере, к примеру, перечислит молодому отцу 75 000 рублей, то из этих средств не будут облагаться НДФЛ только 50 000 рублей. В данном примере с выходящих за установленный лимит 25 000 рублей фирме-работодателю нужно будет удержать налог.
При появлении на свет детей-двойняшек от подоходного налога будет освобождаться сумма финансового содействия в размере сто тысяч рублей, то есть по пятьдесят тысяч рублей в отношении каждого малыша. Рассмотрим это на примере.
Предположим, что в связи с рождением детей-двойняшек их матери, являющейся налоговым резидентом нашей страны, фирма начислила матпомощь в сумме 200 000 рублей. При выплате этого финансового содействия сотруднику компания-работодатель должна удержать НДФЛ в размере 13 000 рублей (200 000 рублей — (50 000 рублей x 2) x 13%).
Чтобы исключить из налоговой базы по НДФЛ оказанное финансовое содействие в размере пятьдесят тысяч рублей в качестве бумаг-оснований потребуются:
- приказ, изданный директором компании или другим уполномоченным лицом;
- заявление, написанное сотрудником, недавно ставшим родителем;
- копия документа о рождении малыша или судебного решения об усыновлении ребенка.
На матпомощь сотруднику, недавно ставшему родителем или усыновителем ребенка, не начисляются взносы на обязательное пенсионное, медицинское страхование, а также на случаи временной нетрудоспособности и в связи с материнством, если выполняются следующие два условия (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ):
- выплата перечислена на протяжении года с момента появления на свет или усыновления ребенка;
- размер финансового содействия не выходит за рамки в пятьдесят тысяч рублей на каждого ребенка.
Если такая денежная поддержка оказана сразу обоим родителям или усыновителям, которые трудятся у одного работодателя, то взносами не облагается выплата каждому из них в рамках пятидесяти тысяч рублей (Письма Минфина России от 08.07.2019 № 03-04-06/50324, от 21.03.2018 № 03-04-06/17568, от 07.08.2017 № 03-04-06/50382).
В части, которая выходит за границы этого лимита, единовременная матпомощь по случаю рождения или усыновления ребенка облагается страховыми взносами в стандартном порядке.