Личное дело работника образца 2023 года

Ведение личных дел обязательно только в некоторых случаях. Так, нормативными правовыми актами установлена обязанность по ведению личных дел в отношении государственных и муниципальных служащих, военнослужащих (ч. 3 ст. 42 Закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ст. 30 Закона «О муниципальной службе в Российской Федерации» от 02.03.2007 № 25-ФЗ, п. 5 ст. 2 Закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Если компания создана, например, в форме общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества, то работодатель вправе решать вопрос о необходимости ведения личных дел самостоятельно. Если они ведутся, то это позволяет работодателю при подготовке к каким-либо мероприятиям, например, к проведению аттестации, сокращению штата, численности получить максимально большой объем информации о каждом сотруднике в кратчайшие сроки.

В личное дело работника вносят:

• персональные данные (паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, индивидуальный номер налогоплательщика, адрес регистрации и фактического проживания, семейное положение, трудовой стаж и другие), если это предусмотрено нормативным правовым актом, например указом № 609 для государственных гражданских служащих;

• сведения, связанные с трудовой деятельностью работника (о поступлениях на работу, переводах и увольнениях).

Удобно комплектовать по разделам входящие в личное дело документы:

• которые были представлены гражданином при приеме на работу;

• о прохождении конкурса, если приему на работу предшествовало это мероприятие;

• о деятельности работника в компании: личные заявления, копии приказов о приеме, перемещении, увольнении, документы о дисциплинарных взысканиях и поощрениях.

Документы располагаются в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу организации (п. 4.20 правил, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526).

Листы документов, включенных в личное дело, нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи.

Примерный перечень документов, включаемых в личное дело работника.

1. Внутренняя опись документов дела.

2. Первый раздел – общие документы:

• личный листок по учету кадров;

• анкета с фотографией;

• автобиография;

• характеристики и рекомендательные письма.

3. Второй раздел – документы о прохождении конкурса.

4. Третий раздел – документы о трудовой деятельности работника в компании:

• заявление о приеме на работу;

• трудовой договор (экземпляр работодателя);

• дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор (экземпляр работодателя);

• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

• копия приказа (распоряжения) о приеме на работу;

• копии приказов (распоряжений) о переводе работника на другую работу, о временном замещении им иной должности;

• аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
• копия приказа (распоряжения) об увольнении работника.

5. Лист — заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

В личное дело целесообразно включать копии приказов о предоставлении отпусков по уходу за ребенком и отпусков без сохранения заработной платы в связи с тем, что их продолжительность влияет на стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

В личное дело не включают документы, не связанные с работой, — копии паспорта, документов об образовании, ИНН, СНИЛС, военного билета, о составе семьи и другие. Эти документы гражданин предъявляет при приеме на работу, но не передает копии на хранение (ст. 65 ТК РФ). Данные из них вносят в личную карточку Т-2 и возвращают сотруднику. Хранить эти документы ТК РФ не требует (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Это избыточные данные.

За необоснованное хранение копий документов организацию могут оштрафовать и обязать их уничтожить (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013, от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Размер административного штрафа для юрлиц составляет (ст. 13.11 КоАП РФ):

• от 60 до 100 тыс. рублей – за первое нарушение;

• от 100 до 300 тыс. рублей – за повторное правонарушение.

Первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс трудоустройства. К таким документам относятся: заявление о приеме на работу, трудовой договор, приказ о приеме на работу и так далее.

В дальнейшем в личное дело включают документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника, в частности, дополнительные соглашения к трудовому договору, документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и так далее).

Последними документами, помещаемыми в личное дело, являются заявление об увольнении и приказ об увольнении сотрудника.

Личное дело оформляют при приеме сотрудника на работу. Документу присваивается учетный номер, заполняется обложка, корешок личного дела и вкладывается внутренняя опись.

Ведение личного дела — это:

• ведение внутренней описи личного дела;

• помещение в личное дело документов, подлежащих хранению в личных делах;

• изъятие документов, надобность в которых отпала;

• проверка состояния личного дела на предмет целостности документов.

Кадровая служба обязана:

• постоянно приобщать к личному делу документы, вновь образованные вследствие трудовой деятельности работника (приказы о перемещении, награждении, взысканиях и другое);

• обеспечить сохранность личных дел работников;

• обеспечить конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников;

• знакомить работников с документами своего личного дела.

Обложку дела необходимо оформить в соответствии с приложением № 28 к пунктам 4.19, 4.24 правил № 526. На ней следует указать:

• название компании (полностью, в именительном падеже) и ее подчиненность. Если организация имеет сокращенное название, то оно указывается в скобках после полного;

• номер личного дела в соответствии с регистрацией в журнале личных дел работников. Данный журнал вести необязательно, однако он удобен для учета личных дел;

• наименование структурного подразделения;

• индекс дела;

• номер тома (части);

• заголовок дела (тома, части) – как правило, в этой строке прописывают Ф.И.О. сотрудника;

• крайние даты дела (тома, части). Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной – дата увольнения работника;

• количество листов в деле (томе, части);

• срок хранения дела.

Внутреннюю опись документов составляют для учета всех документов, находящихся в личном деле (п. 4.30 правил № 526). Форма описи приведена в приложении № 27 к правилам № 526. Специфика внутренней описи личного дела заключается в том, что ее включают в личное дело на этапе его формирования и заполняют по мере поступления в дело новых документов. В личное дело документы могут вкладываться, изыматься из него, заменяться (например, оригиналы заменяются на копии). Действия, производимые с документами, фиксируются в графе «Примечание».

В описи содержатся сведения о порядковом номере документа, регистрационном индексе, дате документа, наименовании документа и количестве листов, из которого состоит регистрируемый документ. Все листы описи должны быть пронумерованы карандашом. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела работника.

В случае когда личное дело переплетено или подшито без внутренней описи, она подклеивается к внутренней стороне обложки личного дела (п. 4.30 правил № 526).

Внутренняя опись подписывается работником, ответственным за ее составление.

Личные дела руководителей и сотрудников компании хранятся (п. 445 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. п. 4.8, 4.9 инструкции по применению указанного перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237):

• 75 лет, если закончены делопроизводством до 01.01.2003;

• 50 лет, если закончены делопроизводством после 01.01.2003.

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Компании обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе бумаг по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законодательством (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

На архивное хранение личное дело передается после увольнения работника из данной организации. Правилами № 526 установлены сроки передачи в архив компании документов по личному составу: не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.1 правил № 526).

Для передачи личных дел уволенных работников в архив компании дела должны быть оформлены и описаны. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (п. 4.19 правил № 526).

Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:

• подшивку или переплет документов дела;

• нумерацию листов дела;

• оформление обложки дела;

• составление внутренней описи документов дела;

• составление листа — заверителя дела.

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов.

Передача личных дел в архив компании осуществляется по описям дел, составленным структурными подразделениями (п. 4.31 правил № 526). Опись составляют в двух экземплярах. Сведения, описывающие каждое из дел, включенных в опись, составляют описательную статью, которая содержит (п. 5.5 правил № 526):

• порядковый номер;

• индекс дела;

• заголовок дела (тома, части);

• крайние даты;

• количество листов в деле (томе, части);

• срок хранения дела (тома, части);

• примечание.

Графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

В конце описи дел структурного подразделения вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных или пропущенных номеров.

Графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (п. 4.32 правил № 526).

Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности, а также проставляется дата составления описи (п. 4.1.4 методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, разработанных ВНИИДАД).

Опись дел структурного подразделения подписывает руководитель структурного подразделения и согласовывает с руководителем службы делопроизводства (п. 1.4 методических рекомендаций по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях).

При подшивке (переплете) дела выполняют следующие действия (п. 4.21 правил № 526):

• металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляют;

• в начале дела, при необходимости, подшивают листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела подшивают лист — заверитель дела;

• документы, составляющие дело, подшивают на четыре прокола (на три прокола — для малоформатных дел) в твердую обложку из картона или переплетают с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При наличии в деле отдельных, особо ценных документов, а также невостребованных документов (трудовых книжек, дипломов) их вкладывают в конверт, который затем подшивают в дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься и формироваться в отдельное дело.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале обозначается цифрами конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (п. 4.22 правил № 526).

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Если в деле нумерация листов отличается от фактического количества листов, то в зависимости от ситуации вносят следующие коррективы.

1. Не пронумерованы листы. Этим листам присваивают номер предыдущего листа с присвоением буквы (литерные номера). Например, после 57-го листа следуют еще два листа без номеров и далее лист номер 58. В этом случае непронумерованным листам присваиваем номера 57а и 57б. В листе-заверителе указываем: «Литерные номера: 57а, 57б».

2. Нескольким листам присвоен один и тот же номер. Например, после листа номер 35 идут три листа с номером 36 и далее лист 37. В этом случае первый лист остается без изменений, а последующим присваивается буквенное обозначение 36а, 36б. Нумерация листов с 35-го по 37-й будет выглядеть следующим образом: 35, 36, 36а, 36б, 37. В листе-заверителе указываем: «Литерные номера: 36а, 36б».

3. Листы пропущены. Это ситуация, когда, например, за листом номер 15 идет сразу лист номер 17, то есть вместо номера 16 листу присвоен номер 17. Изменения в нумерацию листов не вносят, а в листе-заверителе делается запись: «Пропущенные номера: 16».

В случае обнаружения большого количества ошибок проводится перенумерация листов.

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно дело, так как нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа (п. 2.1 методических рекомендаций).
Дела передают в архив компании по утвержденному администрацией компании графику, согласованному с руководителями структурных подразделений. Форма графика произвольная (п. 4.33 правил № 526).

При приеме-передаче дел в архив необходимо проверить правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел компании. Выявленные в ходе проверки недостатки, неточности устраняют структурные подразделения.

При непосредственной передаче личных дел уволенных работников присутствуют работник структурного подразделения, от которого они передаются, и работник архива. В описи в графе «Примечание» на уровне каждого заголовка дела проставляют отметки о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают (пп. 4.32, 4.33 правил № 526):

• количество фактически принятых в архив дел;

• номера отсутствующих дел;

• дату приема-передачи дел;

• наименования должностей, подписи и расшифровку подписей передавшего дела и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

На основании такой описи дел в архиве организации осуществляют поиск документов в архиве.

Завершается личное дело листом-заверителем. Его оформляют на отдельном листе по форме согласно приложению № 8 к правилам № 526.

Если лист-заверитель по какой-то причине не подшит в личное дело, то он наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела (п. 4.23 правил № 526).

Запрещено выносить лист-заверитель:

• на обложку дела;

• на чистый оборот листа последнего документа (п. 4.23 правил № 526). Количество листов внутренней описи личного дела указывается в листе-заверителе через «+». Например, всего в деле 27 листов + 2 листа внутренней описи.

Лист-заверитель подписывает лицо, составляющее дело.