Как создать инвентаризационную комиссию

Инвентаризацию всего имущества и обязательств проводят ежегодно перед составлением годовой отчетности, лишь основные средства можно проверять один раз в три года. Ревизия также обязательна при смене материально ответственных лиц, хищениях, пожарах, стихийных бедствиях и в некоторых других случаях. Для ее проведения и создают инвентаризационную комиссию.

В ходе ревизии инвентаризационная комиссия:

• получает от материально ответственных лиц приходные и расходные документы (отчеты о движении ценностей и денежных средств), не переданные в бухгалтерию на момент начала проверки (п. 2.4 методических указаний № 49);
• получает расписки материально ответственных лиц до начала и после проведения инвентаризации (пп. 2.4, 2.10 методических указаний № 49);
• осматривает основные средства, иное имущество и оценивает возможности их дальнейшего использования (пп. 3.2, 3.25 методических указаний № 49);
• определяет фактическое наличие имущества путем его подсчета, обмера, взвешивания и так далее (пп. 2.7, 3.17 методических указаний № 49);
• подтверждает существование активов, не имеющих материально-вещественной формы (денежные средства на счетах в банках, нематериальные активы, финансовые вложения), путем документальной проверки (пп. 3.8, 3.14, 3.43 методических указаний № 49);
• устанавливает правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, выявляет сомнительные долги и долги, нереальные для взыскания (пп. 3.44, 3.48 методических указаний № 49);
• проверяет балансовую стоимость активов и корректность начисления оценочных резервов по сомнительным долгам, под обесценение материальных ценностей;
• проверяет обоснованность признания и величину оценочных обязательств (п. 23 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», раздел V рекомендации Р-23/2011 КпР «Оценочные обязательства по расчетам с работниками»);
• анализирует причины преждевременного списания имущества: физический износ, моральное устаревание, нарушение условий эксплуатации или хранения, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное неиспользование объекта (п. 3.6 методических указаний № 49);
• выявляет виновных лиц (п. 5.1 методических указаний № 49);
• вносит в описи (акты) данные о фактическом наличии имущества и обязательств, оформляет результаты инвентаризации (п. 2.6 методических указаний № 49);
• готовит предложения об урегулировании выявленных расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием активов и обязательств (п. 5.4 методических указаний № 49).
На постоянно действующую инвентаризационную комиссию обычно возлагают дополнительные обязанности, которые она исполняет между ревизиями, например:

• составлять документы на списание непригодного к дальнейшему использованию имущества;
• контролировать последующее уничтожение имущества, которое непригодно к дальнейшему использованию;
• контролировать изъятие пригодных к использованию или продаже деталей, узлов, агрегатов, материалов, отходов, остающихся от выбытия имущества, в том числе драгоценных и цветных металлов;
• определять стоимость материальных ценностей, остающихся от выбытия имущества и пригодных к продаже или дальнейшему использованию;
• осуществлять приемку материальных ценностей, когда их количество, качество или ассортимент не соответствуют условиям договора.

При наличии в организации постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий их задачи разделяют.

Постоянно действующую в этом случае наделяют полномочиями:

• определять количество рабочих инвентаризационных комиссий, необходимых для проведения ревизии, и их численность;
• проводить инструктаж председателей и членов рабочих комиссий;
• распределять объем работ между рабочими комиссиями;
• контролировать правильность проверки, в том числе проводить выборочные инвентаризации;
• контролировать своевременность и правильность оформления результатов проверки (п. 2.6 методических указаний № 49);
• обобщать результаты инвентаризаций, проведенных рабочими комиссиями.

Рабочие инвентаризационные комиссии проводят ревизии. В их компетенцию входит:

• проведение ревизии активов и обязательств, в том числе в обособленных подразделениях организации;
• анализ результатов инвентаризации и разработка предложений, в том числе по зачету недостач и излишков по пересортице, списанию недостач в пределах норм естественной убыли (совместно с бухгалтерией);
• подготовка предложений по улучшению порядка приемки, хранения и отпуска материальных ценностей, учета и контроля их сохранности.

Функции постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий закрепляют во внутреннем документе, например, в положении об инвентаризации.

Существует несколько видов инвентаризационных комиссий:

• постоянная. Она проводит как плановую, так и внеплановую ревизию;
• рабочая. Ее создают, если из-за большого объема работ затруднительно провести проверку силами постоянно действующей комиссии (п. 2.2 методических указаний № 49);
• разовая. Такая комиссия создается под единственное задание, например, списание конкретного вида ценностей.

При небольшом объеме работ инвентаризационную комиссию можно не создавать, а проверку провести силами ревизионной комиссии, если она есть в компании.

Состав инвентаризационной комиссии определяет руководитель компании. В него, как правило, включают (п. 2.3 методических указаний № 49):

• бухгалтера;
• внутреннего аудитора;
• сотрудников технических, экономических, юридических подразделений — в зависимости от вида инвентаризируемых активов и обязательств.

В случае необходимости членами комиссии могут быть и сторонние специалисты, например, представители независимых аудиторских организаций, оценщики.

Материально ответственных лиц в состав комиссии не включают, хотя они обязаны присутствовать при проведении ревизии (пп. 2.8, 2.10 методических указаний № 49).

Требования по количеству членов инвентаризационной комиссии законодательно не установлены. Сколько человек будет участвовать в ревизии, решает руководитель компании. Как правило, их должно быть не менее трех человек.

Если нет хотя бы одного члена комиссии, ревизия не проводится. Отсутствие члена инвентаризационной комиссии – основание для признания ее результатов недействительными (п. 2.3 методических указаний № 49).

Председателем инвентаризационной комиссии может быть любой сотрудник, уполномоченный руководителем компании, за исключением материально ответственного лица. Обычно им назначают заместителя руководителя или начальника одного из отделов организации.

Приведем основные обязанности председателя (пп. 2.4, 2.13, 3.18, 3.19 методических указаний № 49):

• руководить работой комиссии;
• визировать все приходные и расходные документы, переданные комиссии материально ответственными лицами перед началом проверки;
• принимать от материально ответственных лиц заявления об ошибках, обнаруженных ими в инвентаризационных описях;
• визировать приходные документы, по которым ценности поступили во время проверки;
• визировать расходные документы, по которым ценности были отпущены во время проверки;
• совместно с членами подписывать документы (описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости), которыми оформляется проведение ревизии.

Обязанность быть председателем или членом инвентаризационной комиссии должна быть закреплена в должностных инструкциях или трудовом договоре. Таким образом, участвуя в ревизии, сотрудники выполняют свои трудовые обязанности. Если председатель или члены комиссии такие обязанности не исполняют или исполняют ненадлежащим образом, то их можно привлечь к дисциплинарной ответственности в общем порядке.

Кроме того, указанных лиц можно привлечь к материальной ответственности, если их действиями или бездействиями компании был причинен ущерб (ч. 1 ст. 238 ТК РФ). Например, если по итогам проведения инвентаризации было неправомерно списано исправное оборудование.

Для привлечения председателя или члена комиссии к материальной ответственности необходимо соблюдение общих условий, предусмотренных ст. 233 ТК РФ:

• наличие прямого действительного ущерба, подтвержденного документально;
• наличие вины в причинении работодателю такого ущерба. Под виной понимаются умысел или неосторожность в действиях сотрудника, которые привели к возникновению ущерба у работодателя. Умысел состоит в том, что член комиссии знал о возникновении у работодателя прямого действительного ущерба от его действий или предполагал его;
• совершение неправомерных действий или бездействия;
• наличие причинной связи между действиями члена комиссии и возникшим у работодателя прямым действительным ущербом.

Намеренное совершение ошибок или сокрытие фактических данных может квалифицироваться как причинение имущественного ущерба работодателю путем обмана или злоупотребления доверием при отсутствии признаков хищения. За такое правонарушение, совершенное в крупном размере или особо крупном, грозит уголовная ответственность по ст. 165 УК РФ. Под крупным размером признается стоимость имущества, превышающая 250 тыс. рублей, под особо крупном – 1 млн рублей.

Срок действия комиссии определяет руководитель компании в приказе о создании комиссии или  проведении инвентаризации. Постоянно действующие комиссии, как правило, образуют для осуществления ревизий в течение одного календарного года, например, с 01.01.2023 по 01.12.2023.

Если в компании нет постоянно действующей комиссии, тогда состав комиссии и период ее действия каждый раз заново утверждает руководитель компании в приказе о проведении инвентаризации.

Приказ о формировании инвентаризационной комиссии, постоянно действующей или рабочей, можно составить в произвольной либо по унифицированной форме № ИНВ-22.

В документе нужно указать:

• дату составления и номер;
• состав комиссии (Ф.И.О. и должность председателя и членов);
• причины проведения инвентаризации;
• срок, на который создается комиссия.

Приказ подписывает руководитель компании или уполномоченное лицо. С ним нужно ознакомить под подпись председателя и членов комиссии.

Документ необходимо зарегистрировать в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (п. 2.3 методических указаний № 49).