Регистр налогового учета по НДФЛ — 2023

Организация ведет регистр по НДФЛ отдельно по каждому физическому лицу, в отношении которого является налоговым агентом по НДФЛ. В документе на основании аналитических регистров учета и первичных документов отражают данные по налогоплательщику за весь календарный год (пп. 3 п. 3 ст. 24, ст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ).

Компании ведут такой учет в отношении доходов, выплаченных физлицам (п. п. 1, 2 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• по трудовым договорам;

• гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг;

• авторским договорам;

• договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если другое правило не установлено п. 2 ст. 226.1 НК РФ.

При ведении регистра данные в нем нужно отражать помесячно и нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• доходы – отдельно по каждому коду и по каждой дате выплаты;

• вычеты – отдельно по каждому коду.

Суммы доходов и вычетов отражают в рублях и копейках, так же как эти показатели отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ.

Показатели в иностранной валюте отражают в рублях по курсу Банка России (п. 5 ст. 210 НК РФ):

• на дату фактического получения — для показателей доходов;

• на дату фактического осуществления расходов — для показателей к вычету.

Сумма НДФЛ отражается в полных рублях, то есть суммы до 50 копеек отбрасываются, а суммы в 50 копеек и более округляются до полного рубля (п. 6 ст. 52 НК РФ).

Если компания не ведет налоговый учет по НДФЛ, инспекция может оштрафовать ее за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (ст. ст. 120, 216 НК РФ):

• на 10 тыс. рублей — если нет регистров за один календарный год;

• на 30 тыс. рублей — если нет регистров более чем за один календарный год.

Если из-за отсутствия налогового регистра была занижена налоговая база по НДФЛ, то штраф за нарушение правил учета составит 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ). За неуплату (неполную уплату) налога установлена отдельная ответственность — штраф 20 процентов от неуплаченной суммы (ст. 123 НК РФ).

Если не представить налоговые регистры по требованию инспекции, может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый не представленный в установленный срок документ (пп. 4 п. 3 ст. 24, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Должностных лиц компании могут привлечь к административной ответственности и оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

С января 2023 года заработали новые правила уплаты НДФЛ, которые нужно учитывать, заполняя регистр. Налог теперь нужно платить раз в месяц по итогам расчетного периода. Причем такой период не равен календарному месяцу. Всего периодов 13, а именно 11 интервалов с 23-го числа одного месяца по 22-е число следующего плюс два особых периода – с 1 по 22 января и с 23 по 31 декабря.

Общий срок уплаты налога — не позднее 28-го числа текущего месяца. Существуют и особые сроки:

• для выплат за период с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня календарного года;

• для выплат за период с 1 по 22 января — не позднее 28 января.

Кроме того, удерживать НДФЛ сейчас нужно при каждой выплате заработной платы, в том числе и с аванса.

Платить налог в общем случае нужно посредством ЕНП. Потому больше не нужно отражать в регистре реквизиты платежек на уплату налога.

Утвержденной формы налогового регистра по НДФЛ нет. Поэтому ее компания разрабатывает самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ). В регистре ведется учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• доходов, начисленных и выплаченных физлицам;

• предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм, которые уменьшают налоговую базу;

• исчисленного, удержанного и перечисленного с таких доходов НДФЛ.
Количество применяемых организацией регистров налоговым законодательством не ограничено, поэтому можно предусмотреть:

• отдельную форму регистра на каждый вид выплачиваемых доходов;

• единую форму регистра, учитывающую все возможные виды доходов.

Для ведения налогового учета по НДФЛ желательно разработать такую форму регистра, которая:

• была удобной в использовании, то есть, простой в заполнении, наглядной, чтобы на ее основе можно было легко заполнить отчетность по НДФЛ, своевременно отследить излишне удержанный НДФЛ и так далее;

• учитывала особенности налогового агента и его работников-налогоплательщиков, в частности, количество и налоговый статус сотрудников, виды выплачиваемых им доходов и прочее;

• отражала все обязательные сведения.

Форму регистра по НДФЛ рекомендуем утвердить в качестве приложения к учетной политике.

В документ нужно включить данные (п. 1 ст. 230 НК РФ):

• о физлице-налогоплательщике (Ф.И.О., ИНН, реквизиты документа, удостоверяющего личность, статус налогового резидентства);

• доходах, выплаченных физлицу: вид и код дохода, сумма дохода, дата фактического получения дохода;

• предоставленных вычетах: вид и код вычета, его сумма, а также сведения о расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ;

• исчисленном и удержанном НДФЛ: сумма налога, дата его удержания.

Для учета доходов физлиц, у которых часто меняется налоговый статус (иностранцы либо граждане РФ, которые часто выезжают за границу), целесообразно выделить в регистре отдельную таблицу или поле с данными об их статусе по каждому месяцу налогового периода.

Дополнительно в регистре можно указать сведения:

• о налоговом агенте;

• о сумме дохода с прошлого места работы — для работников, принятых на работу не с начала года — чтобы правильно рассчитать стандартные вычеты;

• любую другую информацию, необходимую налоговому агенту.

Не отражаются в налоговом регистре доходы (ст. 217, п. п. 1, 2 ст. 227, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ):
• не облагаемые НДФЛ (за исключением доходов, освобождаемых от налогообложения в пределах норм);

• выплаченные физлицу за приобретенное у него имущество (имущественные права), так как в этом случае физлицо само исчисляет и уплачивает налог. Исключение составляют доходы по договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если иное не предусмотрено п. 2 ст. 226.1 НК РФ;

• выплаченные индивидуальному предпринимателю или лицу, которое занимается частной практикой, так как в этом случае физлицо также само исчисляет и уплачивает налог;

• выплаченные плательщику НПД (п. 8 ст. 2 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

При этом доходы, которые облагаются НДФЛ частично, отражаются в регистре в полной сумме. Это нужно для того, чтобы отслеживать необлагаемый лимит и, в случае его превышения, включать часть дохода, которая вышла за пределы, в налоговую базу.

Сгруппировать сведения в регистре налогового учета по НДФЛ нужно так, чтобы на их основании можно было заполнить расчет 6-НДФЛ. Например, их можно отразить в следующем порядке:

Сведения, отражаемые в регистре	Данные, отражаемые в разделе налогового регистра	Где в отчетности по НДФЛ отражаются данные из регистра
О налоговом агенте	— наименование; — ИНН/КПП; — ОКТМО организации	Титульный лист расчета 6-НДФЛ
О налогоплательщике	— Ф.И.О. физического лица; — ИНН (при наличии); — дата рождения; — гражданство (с кодом страны); — вид, код, серия и номер документа, удостоверяющего личность; — статус (резидент/нерезидент) налогоплательщика	Раздел 1 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
Доходы	— вид и код дохода; — сумма дохода	Поля 110 — 113, 115 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ Приложение к справке
	— сумма дохода, с которого не удержан налог	Раздел 4 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
О предоставленных вычетах	— вид и код вычета; — сумма вычета; — реквизиты уведомления, подтверждающего право на вычет, код налогового органа, который его выдал	Раздел 3 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ Поле 130 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Приложение к справке
НДФЛ	— исчисленный налог	Поля 140 — 142 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
	— удержанный налог, в том числе с разбивкой по сроку перечисления	Поля 020 — 024 разд. 1 расчета 6-НДФЛ Поле 160 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
	— излишне удержанный	Поле 180 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
	— НДФЛ, возвращенный налоговым агентом: сумма налога и дата возврата	Поля 030 — 032 разд. 1 расчета 6-НДФЛ Поле 190 разд. 2 расчета 6-НДФЛ
	— сумма налога, не удержанная налоговым агентом	Поле 170 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 4 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
Суммы фиксированных авансовых платежей работников-иностранцев	— суммы платежа, на которые уменьшается исчисленный налог; — реквизиты уведомления, подтверждающего право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи, код налогового органа, который его выдал	Поле 150 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ Раздел 3 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ
Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету в соответствии с п. 3.1 ст. 214 НК РФ	— сумма налога	Поле 155 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ

 

Как правило, используют регистр, который предлагают разработчики бухгалтерских программ.

Налоговым законодательством не установлена обязанность оформления регистров исключительно на бумаге. Поэтому вести их можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Регистры можно не распечатывать и хранить в электронном виде, если они подписаны электронной подписью. Если возможности подписать регистр электронной подписью нет, то его нужно распечатать, подписать и хранить в бумажном варианте. Налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год, поэтому распечатывать документ достаточно раз в год по истечении налогового периода. При необходимости можно это делать ежемесячно или ежеквартально. В любом случае срок распечатки нужно закрепить в учетной политике компании.

Регистры, заверенные электронной подписью необходимо распечатывать по требованию налоговой инспекции, поскольку передать их в электронной форме не получится.

Срок хранения налоговых регистров по НДФЛ составляет пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Где и как хранить документы – в структурных подразделениях, работающих с ними, или в специально отведенном для этого помещении, решает руководитель компании. Главное — обеспечить условия, при которых регистры не подвергаются риску случайной утраты и внесения в них изменений и несанкционированных исправлений.